Starten bij een nieuwe opdracht of bedrijf blijft spannend. Een nieuwe werkomgeving, nieuwe collega’s en wellicht een nieuw takenpakket. Hoe zorg je ervoor dat je als planner een goede start maakt binnen je nieuwe functie en je inwerkperiode optimaal inricht? Sjoerd Peek, planner bij Ditio, geeft vanuit zijn ervaring enkele tips die ervoor zorgen dat je sneller thuis bent in je nieuwe opdracht.
Introductiegesprekken
Een start bij een nieuwe opdrachtgever betekent veel nieuwe gezichten en bijbehorende namen. Plan met alle personen waar je (mogelijk) direct contact mee zal gaan hebben een introductiegesprek in. Deze gesprekken zijn essentieel om een goede arbeidsrelatie op te bouwen.Betrokken medewerkers kun je zo goed op de hoogte brengen wie je bent, wat je komt doen en vooral wat ze aan jou hebben. Een duidelijk beeld van jouw toegevoegde waarde binnen de organisatie is key.
Introductiegesprekken zijn ook een uitstekende mogelijkheid om te inventariseren of men issues ondervindt in het vakgebied waar je komt te werken. Als jouw ervaring mogelijkheden biedt om het leven van anderen makkelijker te maken; laat dat dan vooral blijken.
Scope of work
Bij de start van een opdracht is het noodzaak de opdracht en scope goed te analyseren. Vergelijk je takenpakket met bijvoorbeeld het (project)organogram. Mochten er taken niet zijn vastgelegd in de opdracht (welke je wel verwacht uit te voeren of vice versa), dan kun je deze bespreken met je leidinggevende. Een duidelijker beeld van jouw takenpakket geeft een soepelere start van de samenwerking.
Daarbij is een stuk verwachtingsmanagement ook belangrijk. Zaken als het voorzitten van voortgangsvergaderingen, LEAN- en/of scrum sessies of interdisciplinaire overleggen kunnen zo prima van je verwacht worden zonder dat het duidelijk is vastgelegd in je opdracht. Mocht je takenpakket te groot worden dan is het zaak dit zo spoedig mogelijk te identificeren en te communiceren zodat er maatregelen genomen kunnen worden. Het voorkomen van onvoltooid werk is voor beide partijen geruststellend.
Aanpassen aan bestaande organisatie
Als planner ben je de spin in het web binnen een project en/of organisatie. De informatie van verschillende disciplines, afdelingen en locaties; het komt allemaal samen in de planningsystemen. Je aanpassingsvermogen wordt dus flink aangesproken en de planning die je maakt moet natuurlijk wel aansluiten op de inrichting en werkwijze van de organisatie. Gelukkig is dit geen bezwaar gezien ervaringen met allerhande werkwijzen een grote bron van kennis is.
Communiceer je plannen
Binnen de organisatie waar je komt te werken is natuurlijk gecommuniceerd wat je komt doen. Echter is het communiceren van jouw plan en aanpak naar alle betrokkenen erg belangrijk. Verwoord hoe je het opstellen van een planning gaat aanpakken, welke medewerking je hierin verwacht en welke uitgangspunten gebruikt gaan worden. Mochten er vanuit de organisatie aanpassingen hierin gevraagd worden – om je plan passender te maken aan de werkmethodieken van de organisatie – dan kun je je plan hierop wijzigen om misverstanden voorkomen.
Focus zonder tunnelvisie
Het tot een goed einde brengen van je opdracht is natuurlijk je hoofddoel. Het tijdig opleveren van een installatie is waarvoor je bij de opdrachtgever bent. Daar is je focus dan ook op. Houd je oren en ogen wel open voor andere zaken die wellicht niet tot je directe takenpakket behoren. Als er signalen zijn vanuit de organisatie over zaken waar jouw expertise, of die van Ditio, van toegevoegde waarde kunnen zijn leg dit voor. Zo kan de klant nog beter geholpen worden.