Werkbeleving en werkdruk beheersen in projectorganisaties

Door regelmatig de werkbeleving en werkdruk te meten, kun je werkstress sneller opsporen en op tijd actie ondernemen. Veel werk? Dat hoeft niet. Wij ontwikkelden een handige oplossing waarmee dit gemakkelijk, snel en doeltreffend te monitoren is. Solutions Consultant Jelte vertelt in dit blog alles over de ‘Health App’ die mede door hem ontwikkeld is.

Van Excel naar Power App

Jelte: ‘Vanuit een opdrachtgever in groene energie kregen wij de vraag een oplossing te bedenken voor het meten van de werkbeleving van hun medewerkers. De organisatie werkt project gedreven en weet dat dit op bepaalde momenten best veel van haar mensen vraagt. Belangrijk dus om het welzijn goed in de gaten te houden en waar nodig actie te ondernemen.’

Maandelijkse vragenlijst
‘Naast de periodieke gesprekken, stuurden zij daarom maandelijks een korte vragenlijst uit naar haar medewerkers. Doel: peilen hoe op dat moment de capaciteit en werkdruk wordt ervaren. Gewoon via email waarna de antwoorden in een Excel lijst werden gezet.’

Ditio Health App
‘Op zich simpel en doeltreffend maar wel een repeterende handmatige klus die tijd kost. Ze vroegen aan ons of dit niet anders kon. We besloten een oplossing met Microsoft Power Apps te ontwikkelen: een ‘Health App’ die eenvoudig ingeladen kan worden in de bestaande Microsoft Teams omgeving én die beschikbaar is op mobiel.’

Laagdrempelig werkdruk en werkstress meten

‘De app werkt eigenlijk vrij simpel en is te openen via de browser, Teams desktop of Teams mobiel. Iedere eerste dag van de maand wordt er automatisch een mail gestuurd naar alle medewerkers met de vraag of je de app wil invullen voor die maand.’

Slechts 2 vragen
‘Om de drempel zo laag mogelijk te houden, is er gekozen voor slechts 2 vragen. Eentje over capaciteit/werklast en eentje over werkdruk/stress. Met een slider kun je het antwoord selecteren dat het beste past. De antwoorden worden visueel ondersteund met een passende kleur: van groen (het gaat goed) naar rood (het gaat niet goed).’

Automatische herinnering
‘Na de 2 vragen kan de medewerker nog een eigen toelichting toevoegen waarna het formulier verzonden wordt. Zolang een medewerker nog geen antwoord heeft ingevuld voor de huidige maand, zal er wekelijks een automatische herinnering worden gestuurd.’

Automatische managementrapportage

‘Vervolgens wordt alle data automatisch verzameld in een SharePoint lijst en inzichtelijk gemaakt voor de Team Leads. Ook kan de data in de App zelf bekeken worden: als Team Lead heb je extra rechten en dus een extra knop in de App. Hiermee kun je de gegevens per afdeling inzien en heb je een simpel dashboard tot je beschikking met gemiddelde scores per team. Uiteraard zijn er verschillende privacy-niveaus die ingesteld kunnen worden. Voor meer details is het ook mogelijk het Power Bi dashboard te openen vanuit de App, waarin de data uitgebreider is gevisualiseerd.’

Waarborgen van welzijn op korte en lange termijn

‘Door de toepassing van deze App is het proces van onze opdrachtgever nu volledig geautomatiseerd. Team Leads kunnen nu nog beter beoordelen of en welke acties ondernomen moeten worden om het welzijn van hun team zowel op korte als de lange termijn te waarborgen.’

Trends in welzijn ontdekken
‘De data uit de App geeft ook inzicht in de ontwikkeling, duur en verloop van het welzijn op lange termijn. Hiermee kunnen makkelijker bepaalde trends ontdekt worden. Waardevolle informatie voor de aansturing van (project)organisaties op lange termijn.’

Ditio Office Applicatie

‘Inmiddels maakt de ‘Health App’ onderdeel uit van de Ditio Office Applicatie en stellen wij deze ook beschikbaar aan andere bedrijven. Uiteraard is deze helemaal naar wens in te richten. Ook zijn er binnen onze Office Applicatie nog meer mogelijkheden om medewerkers en teams te verbinden. Denk aan Apps voor het registreren van aanwezigheid op events, het boeken van werkplekken en vergaderruimtes en meer. We vertellen je er graag alles over!’