Efficiënter documentbeheer met workflow automatisering in SharePoint

Zijn je projectmedewerkers veel tijd kwijt aan het opslaan, verwerken en zoeken van project documentatie? Worden veel repeterende acties binnen je organisatie nog steeds handmatig gedaan? Dan verspil je niet alleen tijd, maar loop je ook risico op fouten en kost het je onnodig veel geld op de lange termijn. Dat kan anders!

Optimaliseer en automatiseer processen 

Door processen te optimaliseren en automatiseren houd je meer tijd over voor belangrijkere taken en werk je dus efficiënter. Al bij veel klanten hebben wij processen geautomatiseerd en hiermee het aantal repetitieve taken drastisch verminderd. Hoe we dat doen vertellen we je graag. In dit blog nemen we je mee in een specifieke klantcase waarbij we processen in SharePoint automatiseren met behulp van Microsoft Power Automate en het product Trigr van het bedrijf Encodian.  

Document management in SharePoint verbeteren 

Onze klantcase gaat over een organisatie in de grond-, weg-, en waterbouw met projecten zoals het ontwerpen en (ver)bouwen van drinkwaterproductielocaties. Hier gaan veel documenten mee gemoeid zoals verslagen, tekeningen, projectplannen en budgetten. Een goede document managementoplossing is daarom dus een must. Hoewel er al met Microsoft SharePoint wordt gewerkt en er processen zijn beschreven, loopt de organisatie in de praktijk tegen uitdagingen aan. Zo is er bijvoorbeeld nog te veel vrijheid in het gebruik van het systeem en de verschillende opslaglocaties. Niet alle medewerkers werken dus op een eenduidige manier. Het gevolg? Inefficiëntie en een moeizame toegang tot documentatie.

Eenduidig werken kun je afdwingen 

Door het proces verder te optimaliseren, het systeem slimmer in te richten en bepaalde stappen te automatiseren kun je ‘afdwingen’ dat er nog eenduidiger gewerkt wordt. Uiteraard is het belangrijk hierbij stapsgewijs te werk te gaan en een partner te hebben die zowel de processen als techniek snapt. Bij Ditio Solutions hebben we uitgebreide kennis van de projectenwereld én kennis van systemen en IT. We adviseren, bieden digitale oplossingen, maatwerk en support. Dit doen we volgens een vaste werkwijze: onderzoeken, ontwikkelen, uitrollen en ondersteunen. Hierbij betrekken we de organisatie en creëren we draagvlak voor de nieuwe situatie.  

SharePoint en Power Automate 

Veel van onze klanten werken voor hun documentbeheer met Microsoft SharePoint. Voor het automatiseren van processen zetten we daarom de Microsoft tool Power Automate in. Daarnaast kunnen we hiermee alle Microsoft-oplossingen binnen de organisatie aan elkaar koppelen. Dit creëert een naadloze gebruikerservaring waarbij gebruikers sneller kunnen vinden wat ze zoeken. De tool maakt het ook mogelijk koppelingen te maken naar andere leveranciers. Denk aan systemen op het gebied van in/verkoop, boekhouding en marketing zoals Metacom, Exact/Afas en Mailchimp.

Goedkeuringsprocessen automatiseren 

Een veelvoorkomend proces is het goedkeuren van documenten. Hierbij krijgt een document op basis van de goedkeuring een status mee en wordt het vrijgegeven. Organisaties die regelmatig documenten goedkeuren en/of reviewen, besparen veel tijd door dit te automatiseren. Hiervoor richten we een zogenaamde Power Automate flow in die we koppelen aan een specifieke document bibliotheek. De flow start automatisch in de tijd of wanneer de medewerker een bepaalde actie ofwel ‘trigger’ uitvoert zoals het klikken op de knop ‘goedkeuren’. Met dus maar één druk op de knop wordt een heel proces in gang gezet dat normaliter met de hand wordt gedaan. Bijvoorbeeld het opslaan van een nieuwe versie en het mailen van het document naar een bepaalde afdeling of persoon. Denk je eens in hoeveel tijd je hiermee bespaart.

Het managen van Power Automate flows

Een mooie oplossing met maar 1 nadeel: voor iedere documentbibliotheek dient er een nieuwe Power Automate flow ingericht te worden. Aangezien grote projectorganisaties vaak werken met meerdere document bibliotheken, is dit een hoop dubbel ontwikkelwerk. Ook leidt dit tot een wildgroei aan flows en wordt het erg lastig al deze flows in de toekomst goed te blijven managen. Het teruggaan naar 1 grote documentbibliotheek in combinatie met metadata kan, maar is niet altijd mogelijk of gewenst. Een oplossing voor dit probleem vonden we in de tool Trigr van het bedrijf Encodian.  

Eén flow voor meerdere SharePoint sites of bibliotheken 

De Trigr tool is ontwikkeld door erkende Microsoft experts en sluit naadloos aan op Microsofts Power Automate. Het zorgt ervoor dat flows over heel SharePoint hergebruikt kunnen worden zonder deze te hoeven kopiëren. Ook bij de klant uit onze case wordt er met veel verschillende bibliotheken gewerkt en willen we deze structuren en processen niet helemaal omgooien. Met de inzet van Trigr hoeven we de flow maar 1 keer te bouwen en kunnen we deze vervolgens toepassen op alle sites en bibliotheken. De investering in deze tool betaalt zich ruimschoots terug door de tijdsbesparing aan ontwikkeluren die het oplevert. Voor de klant dus een voordeligere oplossing! 

Slim en kostenefficiënt ontwikkelen 

Dat is waar het ons om gaat: klanten verder helpen met oplossingen die slim zijn en zo kostenefficiënt mogelijk. Hiervoor kijken we graag verder dan de voor de hand liggende oplossingen. Er is namelijk enorm veel beschikbaar in de markt aan tools; als je maar weet waar te kijken en waar op te letten. Wij doen dit graag voor onze klanten want een brede blik stimuleert innovatie. En dat is waar we met Ditio Solutions voor staan.  

Vraag een gratis demo aan 

Wil je jouw documentbeheer ook verbeteren? Dat kan! We vertellen je graag wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen. Een vrijblijvende demo is uiteraard ook mogelijk. Neem contact met ons op via solutions@ditio.nl of bel 085 210 10 30. Graag tot snel!