Optimalisatie project- en assetmanagement processen Green Trust

Doel van het project 

Ditio en Green Trust werken al sinds november 2021 samen met als doel het beter beheersbaar maken van de projectmanagement– en asset managementprocessen binnen de Green Trust vestigingen in Nederland, Kroatië en Servië. Dit realiseren we door het bedrijf te helpen informatie- en data gedreven (samen) te gaan werken in Microsoft 365.   

Ditio’s Expertise 

Ons advies en plan van aanpak voor Green Trust bestond uit een aantal stappen. Hierbij hebben we eerst gezorgd voor een goed fundament waar vandaan we verder zijn gaan bouwen.  

1.Van netwerkschijf naar Microsoft Teams 

Als eerste hebben we alle (project)documentatie op de netwerkschijf en andere applicaties overgezet naar Microsoft Teams. Op deze manier kunnen projectleden sneller bij de juiste documentatie komen en kan toegangsbeheer eenvoudig op projectniveau worden uitgevoerd.   

2.Implementatie intranet 

Het tweede deel van het vraagstuk betrof het centraliseren van de interne communicatie. Hiervoor hebben we een dynamisch intranet geïmplementeerd. Het intranet biedt direct toegang tot alle belangrijke bedrijfsinformatie zoals sjablonen en procedures. Ook krijgen medewerkers nu via Teams nieuwsupdates binnen, zodat ze direct op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen binnen het bedrijf.  

3.Office Apps 

Naast de implementatie van het intranet hebben we ook een aantal Office-apps ontwikkeld en geïntegreerd.  

Met de ‘Presence App’ kunnen medewerkers via Teams op hun desktop of smartphone eenvoudig een werkplek op kantoor reserveren, waardoor iedereen in één oogopslag kan zien wie er op welke dag aanwezig is.   

De ‘Employee Health App’ vergemakkelijkt het uitvragen en aanleveren van de maandelijkse input over het welzijn van de projectmedewerkers. Hiermee kan de organisatie direct inspelen op signalen van te veel stress of werkdruk.  

4.Stakeholder Relationship Management in Teams 

Na het voltooien van de basisimplementatie van Teams in het eerste jaar, hebben we het jaar erop een stap verder gezet om te kijken hoe we projectmanagement konden verbeteren. Eén van de eerste projecten was het implementeren van een SRM-App binnen Teams. Hierin worden alle belanghebbenden van de projecten geregistreerd, zoals bijvoorbeeld de omwonenden van nieuw te realiseren windparken. 

Met de implementatie van het SRM is er nu één centrale locatie waar alle stakeholders worden bijgehouden en waar projectmedewerkers gemakkelijk toegang toe hebben. Met verschillende handige functies kunnen medewerkers eenvoudig belangrijke projectafspraken registreren op het niveau van de belanghebbenden. Bovendien is er een integratie met Outlook, zodat belangrijke e-mails van stakeholders direct kunnen worden opgeslagen in het SRM. 

Uitdagingen en oplossingen 

Vooral de eerste stap was even spannend. Het bedrijf had met een andere partij al een eerdere poging gedaan om de verschillende opslaglocaties te migreren naar Teams en SharePoint. Een grote migratie die destijds niet is gelukt en waar vooral het team uit Belgrado directe problemen van heeft ondervonden.  

Omdat Ditio de migratie uiteraard wel wilde laten slagen, is ervoor gekozen het team in Belgrado ter plaatse te bezoeken. Het doel van het bezoek: voorlichting en met elkaar mogelijke risico’s op tijd identificeren en uitschakelen. Door face to face met het team te kijken naar de werkprocessen hebben we inderdaad belangrijke risico’s kunnen identificeren. Daarnaast is er door Ditio uitleg gegeven over hoe men met bepaalde bestanden kan werken, denk bijvoorbeeld aan bestanden van windsimulatiesoftware. Het bezoek heeft ertoe geleid dat het vertrouwen van het team in het project is toegenomen. De samenwerking heeft hierdoor een positieve impuls gehad. 

Resultaten 

In 2 jaar tijd heeft het bedrijf de overgang gemaakt van een eenvoudige netwerkschijf met mappen en diverse op zichzelf staande applicaties, naar Teams als centrale werkplek waar alle belangrijke tools samenkomen. 

Momenteel zijn we bezig om de SRM-App uit te breiden met project en asset management functionaliteiten. Dit stelt het onderhouds-en-bouwteam in staat om taken eenvoudig te organiseren, toe te wijzen en bij te houden. Dankzij de mobiele versie kunnen medewerkers taken ter plaatse beheren, wat de efficiëntie en flexibiliteit vergroot. Op deze manier worden alle aspecten van het project naadloos geïntegreerd, waardoor teams effectiever kunnen samenwerken en de voortgang van het project beter kan worden beheerd.  

Wat hebben wij geleerd bij dit project?

Uit dit project hebben we allereerst geleerd hoe we grote hoeveelheden data succesvol konden migreren naar het Microsoft-platform. Daarnaast hebben we waardevolle ervaring opgedaan in het begeleiden van gebruikers bij de overgang naar een nieuw systeem, waarbij Teams fungeerde als centrale werkplek. Tenslotte hebben we geleerd hoe we verschillende Microsoft-applicaties optimaal kunnen laten samenwerken om een op maat gemaakte projectmanagement-app te ontwikkelen.  

Als Ditio zijn wij trots op de samenwerking met Green Trust en we bedanken hen voor het doorlopende vertrouwen in ons bedrijf. Het is bijzonder om te zien hoe we in grote lijnen dezelfde innovatieve mindset en omgang met mensen hebben. Green Trust heeft mooie stappen gemaakt door de samenwerking met Ditio, maar het heeft ons als leverancier ook beter gemaakt. Een echt wederkerige partnership dus. We kijken er naar uit ook de komende tijd weer te mogen groeien met elkaar.