Document Control ondersteuning voor Musea

Doel van het project

Het doel van deze opdracht was om een museum te ondersteunen bij het overzetten van de bestaande documentatie van ene documentmanagement systeemnaar BIMCollab, zodat een soepele overgang naar het nieuwe systeem gewaarborgd was.

Ditio’s Expertise

Dit proces begon met het handmatig doornemen van ruim 60 jaar aan  bouwdocumentatie van het museum en het vastleggen van de beschikbare metadata in een MDR. Dit vormde de basis voor een bulkimport in BIMCollab via Excel. Daarnaast richtte Ditio de omgeving in voor het lopende documentbeheer, inclusief workflows, gebruikersrechten en de configuratie die nodig is voor het komend renovatieproject.

Bij dit project reikt onze rol verder dan alleen de initiële migratie. Ditio ondersteunt het museum tijdens de gehele transitie en blijft betrokken bij de voortgang van het project. Wij monitoren binnenkomende documentatie, beheren de BIMCollab-omgeving en passen workflows aan als het nodig is.

Ook fungeert Ditio als aanspreekpunt voor alle betrokken partijen bij vragen over het documentbeheerproces. Door technische systeemkennis te combineren met praktische ervaring in documentbeheer, zorgen we ervoor dat informatie gedurende de verschillende projectfasen consistent wordt beheerd.

Uitdagingen en oplossingen

Een van de eerste uitdagingen was het omgaan met de ouderdom en de omvang van de museumdocumentatie. Een aanzienlijk deel van de oudere documenten was opgesteld lang voordat de huidige metadatanormen werden vastgesteld. Hierdoor was informatie zoals data en versie- of revisienummers niet altijd beschikbaar of volledig. Daarnaast was een deel van de documentatie in verschillende talen opgesteld.

Om inconsistenties als gevolg van deze onvolledige informatie te voorkomen, wilde Ditio een duidelijke basislijn vaststellen voor de omgang met de betreffende documentatie. Deze richtlijnen werden in nauw overleg met het museum ontwikkeld. Dit zorgde voor een consistente werkwijze en gedeelde verwachtingen.

Een andere uitdaging was het in kaart brengen van de mogelijkheden en beperkingen van BIMCollab. Hoewel het platform beschikt over eigen AI-functionaliteiten en gebruikershandleidingen, vereisten sommige specifieke problemen tijdens de implementatie een meer genuanceerde aanpak. Door verschillende probleemoplossende methoden toe te passen en diverse oplossingen te testen, kon Ditio waar nodig praktische alternatieve werkwijzen ontwikkelen.

Resultaten

Ditio heeft de BIMCollab-omgeving van het museum succesvol ingericht en de bestaande documentatie gemigreerd ter voorbereiding op de renovatie. De historische documenten zijn gestructureerd en voorbereid op een bulkimport, terwijl de nieuwe omgeving is geconfigureerd met passende workflows en rechten voor de verwerking van huidige en toekomstige documentatie.

We blijven toezien op de binnenkomende documentatie, ondersteunen de betrokken partijen en beheren de BIMCollab-omgeving gedurende de verschillende projectfasen. Daarnaast volgen we de softwareontwikkelingen op de voet. Door op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen kunnen we de omgeving verder optimaliseren en problemen oplossen zodra er nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen.

Wat hebben wij geleerd bij dit project?

Dit project heeft het belang benadrukt van het vaststellen van duidelijke standaarden bij het werken met grote hoeveelheden documentatie. Een gestructureerde aanpak van metadata, in combinatie met nauwe communicatie met de opdrachtgever, vormt een solide basis voor succesvol documentbeheer.