Welke rol speelt een DMS bij communicatie en scope change management in de bouw en infra?
Bedrijven in de bouw en infrastructuur werken meestal projectmatig. Bij een bouwproject zijn verschillende partijen betrokken zoals projectontwikkelaars, aannemers en leveranciers. Effectief omgaan met technische wijzigingen is cruciaal voor het succes van een bouwproject. Een document management systeem (DMS) kan naast het beheren van projectdocumentatie, een belangrijke rol spelen in het opvragen van informatie en alle aspecten die komen kijken bij scope change processen in de bouwsector.
Request for information
Een Request for Information (RFI) in de bouwsector is een document waarmee de ene partij informatie opvraagt bij de andere partij omtrent hun dienst of product. Een RFI wordt veelal gebruikt wanneer in de bouwdocumentatie van een project informatie ontbreekt dat nodig is om door te gaan met de werkzaamheden. Ook kan een onderaannemer zijn/haar bezorgdheid uiten over mogelijke fouten of verkeerde toepassingen in het ontwerp. Zo kan een hoofdaannemer bijvoorbeeld technische informatie opvragen bij de architect en dit vervolgens weer communiceren met de betreffende onderaannemers. Het uiteindelijke doel van de RFI is om op basis van alle verzamelde informatie een beslissing te nemen over technische wijzigingen. De RFI met daarop het uiteindelijke antwoord wordt na gezamenlijke goedkeuring de bron voor verdere uitwerking in de scope.
Meer-en minderwerk
Nieuwe inzichten door een RFI kunnen leiden tot meer of minder werk dan vooraf is vastgelegd. Met meerwerk worden werkzaamheden bedoeld die niet tot de originele scope of work behoren maar wel gewenst zijn door de opdrachtgever of opdrachtnemer. Met minderwerk komen werkzaamheden die vooraf zijn vastgelegd door de opdrachtgever te vervallen of wordt de scope aangepast. Technische wijzigingen in een project zullen impact hebben op tijd, kosten en kwaliteit. Het is daarom belangrijk om mogelijke veranderingen al in een vroeg stadium te identificeren en de planning strategie hierop aan te passen. Er zal een duidelijk proces moeten worden ingericht waarin alle goedkeuringsmomenten en bijbehorende documenten zijn vastgelegd en voor alle partijen zichtbaar zijn.
Hoe kan een DMS bijdragen aan verbeteringen in communicatie en veranderprocessen?
Het volgen van RFI’s is voor veel bedrijven een vervelend en handmatig proces. Een projectmanager maakt de RFI in een Word document. De registratie en voortgang worden vervolgens weer bijgehouden met een spreadsheet en goedkeuringen en communicatie verlopen meestal via e-mail of zelfs nog op papier. Hierdoor is er een gebrek aan standaardisatie en zichtbaarheid.
Een document management systeem stelt de organisatie in staat het hele RFI proces te volgen vanaf het moment dat deze is gemaakt tot het moment dat het antwoord is ontvangen. Alle relevante informatie wordt op een gecentraliseerde plek opgeslagen. Deze informatie is voor elke gebruiker die bij het RFI-proces betrokken is direct toegankelijk. Een DMS zal ook een gestandaardiseerd RFI-formulier bevatten, zodat alle RFI’s die worden ingediend identiek zijn en voldoen aan de overeengekomen specificaties. Hierdoor wordt het voor de ontvangende partij eenvoudiger om te lezen en snel te reageren. De kans dat er disciplines worden vergeten of bepaalde informatie (bv kosten) mist wordt hiermee verkleint.
Met een DMS heeft iedereen direct toegang tot alle RFI gerelateerde projectinformatie. Eerdere wijzigingen zijn op elk moment toegankelijk, evenals de nieuwste plannen en tekeningen. Het systeem zal alle betrokken partijen een notificatie sturen als er een reactie is binnengekomen op een wijzigingsverzoek of als er nog niet op is gereageerd. Een consistent proces zorgt ervoor dat de RFI’s gedurende het hele werkproces goed te volgen zijn, alle input eenduidig wordt vastgelegd en er controle plaatsvindt op de voortgang zodat aannemers niet te veel worden opgehouden met hun werkzaamheden.
DITIO DMS
Met de uitgebreide workflow functionaliteiten in het Ditio DMS kunt u de communicatie en Scope change en RFI-processen helemaal inrichten naar de wensen van de organisatie. Zo hebben alle betrokkenen snel inzicht in de laatste wijzigingen op een project.
Benieuwd naar de andere mogelijkheden van het Ditio DMS? Hieronder vindt u een overzicht van onze vorige blogs waarin de verschillende functionaliteiten worden beschreven.
Blog 1: een introductie van het Ditio DMS
Blog 2: een alternatieve, simpele interface
Bob de Ligt
Manager Solutions