Digitaal samenwerken met Teams en document management
In deze tijden van het voor velen deels verplichte thuiswerken heeft het digitaal samenwerken een grote vlucht genomen. Waar iedereen eind 2019 nog tegen de acceptatie van het werken met Teams aan zat te hikken is “ff teamen” nu opeens de gewoonste zaak van de wereld. Men belt, chat creëert en deelt er vrolijk op los. Hoewel dit een fantastische stap voor het nieuwe werken en communiceren is, brengt het ook uitdagingen met zich mee. Met name de grote mate aan gecreëerde informatie kan al snel uitgroeien tot een ongeorganiseerde informatiehuishouding. Als informatie specialisten zien wij dat in rap tempo gebeuren en willen we hier in deze blog wat tips, trics en oplossingen voor te geven.
Voordat we in de oplossingen duiken even een korte introductie van Teams en een uitleg over hoe Teams informatie opslaat:
- Teams is een product van Microsoft en is onderdeel van het MS365 platform. Teams is via de browser de benaderen of kan gebruikt worden als app op PC en mobiele devices.
- Een team is een (rechten)groep met leden die een Teams omgeving tot hun beschikking krijgen om in samen te werken. Teams zijn meestal vrij aan te maken en in te richten door de gebruikers. De Teams omgeving bestaat uit verschillende kanalen. Elk kanaal heft zijn eigen chat – om binnen het betreffende kanaal met alle leden te kunnen communiceren – en een bestanden omgeving. Ook is er een Wiki tab – vrij te gebruiken naar inzicht van het team. Daarnaast kunnen er aan elk kanaal additionele apps toegevoegd worden; zo heb je binnen een paar klikken bijvoorbeeld een Planner of een notitieboek toegevoegd.
- Voor elk team wordt er een teamsite met een bibliotheek aangemaakt op SharePoint. Waarin voor elke kanaal een map wordt aangemaakt waar de bestanden in komen te staan.
Begint het al te duizelen? Want wat zo ogenschijnlijk simpel lijkt aan de voorkant is achter de coulissen als snel een complexe materie rondom sites, bibliotheken, groepen en rechten.. Daarbij komt het woord “Map” voor in bovenstaande uitleg. Hier worden wij als informatie specialisten nogal zenuwachtig van maar dit is wel een eerste aanleiding voor de eerste TIP.
Tip 1 Maak een logische structuur
Denk, voordat de organisatie begint met het gebruiken van Teams, na over een basis structuur. Waar vaak een team voor wordt aangemaakt kan ook prima in een kanaal. Dit scheelt weer een extra kopje in de Teams app. Vergelijkt dit met het opzetten van een mappenstructuur zoals nog vaak gedaan wordt binnen bedrijven en organisatie. Teams heeft een 3 niveaus voordat je weer met mappen kunt gaan werken. Een voorbeeld :
- Niveau 0 – Een team per afdeling
- Niveau 1 – Meerdere kanalen per proces binnen het team
- Niveau 3 – Een files omgeving per kanaal
- Niveau 4 – Mappen in de bestanden tab
Leg dit vast en besteed hier binnen uw organisatie aandacht aan door middel van een leuke poster met de gebruik en gedragsregels voor Teams. Hiermee voorkom je de eerste wildgroei aan teams, kanalen en mappenstructuren.
Een overzicht van de architectuur achter Teams
Voor details over specifieke aantallen en hoeveel teams en kanalen je kan aanmaken zie het overzicht van Microsoft.
Tip 2 Denk na over de levensduur van teams en informatie
Teams is uitermate geschikt voor projecten en het huisvesten van gelegenheidsteams. Deze hebben veelal een einddoel waarna het project klaar is of het team weer ontbonden kan worden. Door bij het opstarten van een dergelijk team of project na te denken over de levenscyclus kan er ook een moment van opruimen en archiveren worden meegenomen.
Door na afronding de informatie goed te archiveren houdt je de Teams omgeving overzichtelijk en beheersbaar. Dit is in Teams in te stellen.
Tip 3 Maak gebruik van Automatisering
Als informatie op een gestructureerde manier wordt opgeslagen ontstaat er de mogelijkheid om automatisering toe te passen. Denk hierbij aan het goedkeuren van documenten door middel van een approval workflow. Deze kan worden geïnitieerd door een document in een bepaalde map te plaatsen. Daarnaast zijn er veel mogelijkheden door Teams samen met PowerAutomate in te zetten. PowerAutomate is ook onderdeel van het Microsoft365 platform.
Zie hier de documentatie van MS om hier eventueel zelf mee aan de slag te gaan.
Tip 4 Kijk ook eens naar een Document management systeem
Wij zien in teams een goede basis voor een grote hoeveelheid bedrijven. Van “off the shelf” tot maatwerk is mogelijk in het MS365 platform. Één ding is zeker en dat is dat het snel in te zetten is binnen organisaties en dat het flexibel werken en creativiteit stimuleert. We zien echter ook bedrijven de stap naar Teams maken waarbij op voorhand niet is nagedacht over de structuur wat resulteert in chaos. Ook de hoeveelheid documenten is van invloed op de keuze wel of niet volledig voor Teams te gaan. Bij de (wat) grotere bedrijven is de omvang van documentatie der mate groot is dat een DMS oplossing hiervoor beter is.
Wij hebben voor bedrijven die een flink aantal documenten willen beheren onze eigen DMS oplossing voor MS365 ontwikkeld. Het Ditio DMS is er om automatisering te ondersteunen en toe te voegen aan documentbeheerprocessen in de SharePoint- en Office365 omgeving. Met het Ditio DMS willen we dat processen beter gecontroleerd, zichtbaarder, veiliger en effectiever worden. Voor meer informatie over ons DMS: klik hier.
Ditio Solutions
Ditio Solutions levert ondersteuning en advies bij het optimaliseren van werkprocessen en het inzetten van information management voor bedrijven. Wij helpen u graag bij uw vraagstukken rondom document en information management en het effectief inzetten van uw Teams en SharePoint omgeving.
Bent u op zoek naar een implementatie ondersteuner voor Microsoft Teams? Neem dan contact op met ons via:
Bob de Ligt
Manager Solutions