In deze blogpost bespreken business consultants Gerben Jacobs en Bob de Ligt de meerwaarde van een document management systeem (DMS) en nemen ze u mee in de ontwikkeling van ons eigen, recent gelanceerde Ditio DMS.
Wat is de meerwaarde van een Document Management Systeem?
Veel medewerkers hebben problemen met het vinden van de informatie die ze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werk. Dit kost een organisatie over het algemeen veel tijd en geld. Met een Document management systeem (DMS) worden de document– en informatie management processen volledig geautomatiseerd. Dit zorgt voor een duidelijke, gestructureerde opslag van informatie. Als een DMS op de juiste wijze is ingericht, kunnen medewerkers op een geautomatiseerde manier documenten creëren, snel informatie/documenten vinden, samenwerken op 1 plek en inzicht krijgen in werkprocessen door middel van rapportages. Dit alles in een veilige omgeving waar elke gebruiker zijn/haar eigen rol en rechten heeft.
De voordelen van een DMS:
- Automatiseren en daarmee kosten besparen
- Veilige en correcte opslag van informatie
- Snel informatie vinden
- Tijdsefficiënt, minder fouten en een beter overzicht in werk
- Rechten en rollen beheren?
- Versiebeheer, volledige geschiedenis inzichtelijk
Ons eigen DMS
In de afgelopen jaren hebben we verschillende klanten geholpen met de implementatie van DIM (Document en Informatie Management) oplossingen, waaronder het configureren van document management systemen. Veel organisaties hebben een Office365 licentie en kunnen daarom al gebruik maken van Microsoft SharePoint als DMS. Hoewel SharePoint veel te bieden heeft, kwamen we er tijdens de configuratie achter dat er belangrijke functionaliteiten ontbreken. Vooral de automatisering van documentbeheerprocessen schoot op bepaalde gebieden nog tekort. Denk hierbij aan documenten creëren, documenten beoordelen en goedkeuren door middel van workflows en notificaties versturen. Deze problemen waren op te lossen door gebruik te maken van zogenaamde add-ons als uitbreiding op de bestaande SharePoint omgeving. We kwamen al snel in contact met een partij die onze wensen en eisen kon implementeren. Met de nieuwe interface konden wij onze eigen workflows en rapportages creëren. Zodoende is een aantal maanden later ons eigen Ditio DMS ontstaan!
Gecontroleerd, Veilig, Zichtbaar en Effectief
Het Ditio DMS is een uitgebreide oplossing met SharePoint Online als basis. De alternatieve, gebruiksvriendelijke interface in combinatie met bestaande SharePoint functionaliteiten zorgt voor een krachtig platform waarmee processen beter gecontroleerd, zichtbaarder, veiliger en effectiever worden. Het grote voordeel is dat wij deze processen helemaal kunnen inrichten naar de wensen en eisen van de organisatie. Dit bespaart een hoop onnodige functionaliteiten en dus ook kosten. Daarnaast hebben we vanwege onze uitgebreide ervaring in het vakgebied al na kunnen denken over de juiste workflows, (metadata) velden, waarden en rapportages. Hierdoor hoeven wij niet vanaf 0 te beginnen en kunnen wij nog sneller de implementatie verrichten bij onze klanten.
Onze ideologie is om de hele document supply chain in één omgeving te passen door leveranciers en mogelijk klanten in hetzelfde systeem te laten werken!
- Volledige vrijheid in workflows en data
- Beschikking over alle SharePoint functionaliteiten (Office365)
- Persoonlijke worklist zodat elk medewerker altijd aan het juiste document kan werken
- Samenwerken op 1 plek
- Uitgebreide rapportages
- WorkFlows, velden en waarden zijn al geconfigureerd (80%)
- Lage kosten, volledig schaalbaar naar de grootte van de organisatie
Volgende blogs
In onze volgende blogs zullen wij verder ingaan op de belangrijkste functionaliteiten, de interface en het implementatietraject van het Ditio DMS. Blijf op de hoogte van de publicatie van deze nieuwe blogs door onze bedrijfspagina op LinkedIn te volgen!
- Blog 2 Alternatieve, simpele interface
- Blog 3 Workflow automation en management
- Blog 4 Inzicht in rapportage
- Blog 5 Haalbaar, schaalbaar en betaalbaar
Bob de Ligt
Manager Solutions
