Ditio DMS blog 2: een alternatieve, simpele interface

In dit blog gaan wij verder in op de alternatieve, simpele interface van het Ditio DMS. We kijken naar de verschillen en overeenkomsten met SharePoint. Ook bespreken we op welke wijze informatie gezocht en gevonden kan worden.

Simpele interface

Het Ditio DMS biedt een overzichtelijke interface die documenten, workflows en werkvoorraad inzichtelijk maakt. Hiermee ontstaat er snel overzicht en inzicht in de informatie en lopende taken. De gebruikers kunnen afhankelijk van hun rechten verschillende workflows starten. Deze workflows kunnen weer worden toegewezen aan andere gebruikers. Een voorbeeld van een workflow het goedkeuren van documenten. Indien je een workflow krijgt toegewezen, ontvang je een notificatie via de mail met daarin een link naar de betreffende werkbak. Alle openstaande taken van de gebruiker kunnen uiteindelijk worden teruggevonden in ‘’Mijn Werkbak’’. Door gebruik te maken van persoonlijke werkbakken heeft niet alleen de gebruiker een goed inzicht in zijn of haar werk, ook de managers kunnen hierop rapportages draaien om de werkprocessen beter te beheren.

Een schil over SharePoint

In ons vorige blog heb je kunnen lezen dat het Ditio DMS is ontwikkeld met SharePoint Online als basis. Omdat veel organisaties al een Office365 licentie hebben kunnen wij direct aansluiten op de bestaande IT infrastructuur. Het grote voordeel is dat er geen data en informatie overgezet hoeft te worden naar een andere omgeving. Zo een migratie zorgt vaak voor lange en complexe implementaties.

Je kan het Ditio DMS het beste omschrijven als een functionele schil bovenop SharePoint. Alle bestaande functionaliteiten blijven gewoon beschikbaar. Denk hierbij aan het aanmaken van nieuwe teamsites, integratie van Office en Outlook, uitgebreide metadata mogelijkheden en het beheren van gebruikers en rechten. De functionaliteiten worden alleen op een overzichtelijke, simpelere manier weergegeven. Daarnaast biedt de alternatieve interface een aantal nieuwe oplossingen die niet beschikbaar zijn in SharePoint Online. Zo zijn er verschillende uitbreidingen op het gebied van workflows en rapportages. Ook het zoeken en vinden van informatie gaat net even wat eenvoudiger.

Het vinden van informatie op inhoud en data

Om werkprocessen te beheren is het essentieel dat actuele informatie snel kan worden gevonden. Organisaties die geen gebruik maken van een DMS, werken meestal nog met een hiërarchische mappenstructuur om documenten op te slaan. Binnen een mappenstructuur kan het lastig zijn om snel de juiste informatie te vinden. Wij geloven juist in het vinden van informatie op inhoud en data.

Met het Ditio DMS heb je de mogelijkheid om te zoeken op teksten in de documenten zelf. Deze zogenaamde ‘full text’ search optie werkt hetzelfde als de online zoekmachines. Door verschillende zoektermen in te vullen kan je documenten zoeken op basis van de volledige inhoud. Ook kunnen er relaties tussen de zoektermen worden aangegeven, zoals AND, OR en NOT (booleaanse operatoren).

De tegenhanger van full text-zoeken is het zoeken via metadata. Het voordeel van deze manier is dat je veel gerichter zoekt. Het DMS is zo ingericht dat elke gebruiker tijdens het toevoegen van nieuwe documenten wordt aangemoedigd om (verplicht) een aantal metadata velden in te vullen. Door gebruik te maken van drop-down menu’s, verplichte- en datum velden wordt er op een eenduidige en snelle manier data toegekend aan een document. Via de uitgebreide zoekfunctie kan deze data worden gebruikt om de juiste documenten te vinden. Zo kan je bijvoorbeeld zoeken op auteur, afdelingen, project of document type. Ook is het mogelijk om verschillende datum ranges toe te passen.

Alle gevonden documenten worden op een overzichtelijke manier getoond. Als gebruiker heb je de mogelijkheid om metadata kolommen toe te voegen, te verwijderen of te verschuiven. Zo kan elke gebruiker zijn persoonlijke view aanmaken om documenten te vinden.