Ditio DMS blog 3: Workflow automation en management

In ons vorige blog hebben we gekeken naar de alternatieve, simpele interface van het Ditio DMS. Vandaag willen wij de uitgebreide mogelijkheden bespreken op gebied van workflow automation en management.

Het overzicht uit het DMS van onze workflowbuilder

Laat het systeem voor je werken

Workflow management houdt zich bezig met het beheren en verbeteren van processen binnen een organisatie. Hierin neemt informatie, vaak ondersteund door systemen, een centrale positie in. Onze workflow engine stelt ons in staat om snel en compleet automatisering toe te voegen aan de processen van de organisatie. We willen dat de gebruikers zo min mogelijk handmatige acties hoeven te doen. Laat het systeem voor je werken!

Een voorbeeld van een workflow is het goedkeuringsproces van documenten. De ontvangst van documenten vormt het begin van een nieuw werkproces. Afhankelijk van het type document of project komt de workflow terecht bij de juiste personen die verantwoordelijk zijn voor de goedkeuring. Deze personen kunnen dan op verschillende manieren commentaar geven op het document of de workflow delegeren aan andere reviewers. De volgende stap is dat het document ook digitaal wordt afgetekend. Vervolgens wordt het ondertekende document weer teruggestuurd naar de klant of leverancier. Zo zijn er voor elke workflow een aantal vaste stappen gedefinieerd die doorlopen moeten worden.

De workflows kunnen ook worden gebruikt om verschillende rapportages te draaien. Hierdoor krijgt management snel een inzicht waar de knelpunten liggen (bij welke gebruikers/afdelingen blijven de documenten hangen?) en wat de doorlooptijden zijn.

Een voorbeeld van een workflowoverzicht

Information supply chain

Als meerdere partijen (klant, leverancier, onderaannemer) betrokken zijn bij een werkproces, zie je vaak dat informatie van het ene systeem wordt overgeheveld naar het andere systeem. Hierdoor ontstaan dubbele bestanden op verschillende locaties. Het Ditio DMS maakt het mogelijk om alle partijen te laten samenwerken op 1 plek. Leveranciers kunnen zelf documenten toevoegen en klanten krijgen door middel van notificaties toegang tot het DMS. Zo zorg je ervoor dat het document op dezelfde plek blijft staan, oftwel de ‘single source of truth’. Een groot voordeel van onze workflows is de mogelijkheid om aan te haken op andere systemen. De workflow engine maakt het mogelijk om automatisch gegevens op te halen en data te synchroniseren tussen diverse systemen.

De toegang van externe partijen wordt geregeld met rollen en rechten. Een leverancier krijgt bijvoorbeeld alleen toegang tot een bepaalde locatie om hun documenten te plaatsen, terwijl de klant alleen leesrechten krijgt op goedgekeurde documenten. Op deze manier kan je voor iedere groep specifieke toegang regelen en blijf je in control over je eigen documentatie.

Bepaal zelf wat je laat zien met de workflow rechtenmatrix

Document management voor projecten

Ons DMS is zo opgebouwd dat wij snel en efficiënt projectdocumentatie kunnen verwerken en circuleren. Binnen Ditio hebben wij jarenlang ervaringen opgedaan met EPC-projecten in de olie en gasindustrie. Processen waar wij vaak mee te maken hebben zijn het maken van de projectplanning, purchase orders, beheren van master document registers, transmittals versturen, verschillende rapportages en document control op site inclusief as built verwerking. Door deze ervaringen weten wij precies hoe een DMS op een EPC-project moet worden opgezet. Wij hebben al nagedacht over de inrichting, metadata velden, workflows en rapportages. Hierdoor kunnen wij ons systeem snel implementeren bij nieuwe klanten!

De voordelen van workflow automation en management: