In ons vorige blog hebben we besproken wat de voordelen zijn van workflow en automation management in een document management systeem. Dit keer zullen wij kijken naar de uitgebreide rapportagemogelijkheden van het Ditio DMS.
Data, informatie en kennis
Om als organisatie grip te houden op de werkprocessen is het belangrijk om snel toegang te krijgen tot de juiste data en informatie. Zo ontstaat er de kennis die nodig is om de processen te controleren en verbeteren. Omdat de termen ‘’data’’, ‘’informatie’’ en ‘’kennis’’ vaak door elkaar heen worden gebruikt, is het eerst belangrijk om het onderscheid te weten tussen deze begrippen.
Een DMS systeem biedt vaak de mogelijkheid om platte data te exporteren naar Excel of PDF formaat. De verzamelde data kan vervolgens worden omgezet naar informatie. Data wordt pas informatie op het moment dat de ongestructureerde gegevens betekenis hebben gekregen. Dit gebeurd door de data te ordenen, te analyseren en in een bepaalde context te presenteren. Deze ‘’betekenis’’ kan nuttig zijn, maar dat hoeft niet. Door het ontdekken van patronen uit de informatie ontstaat uiteindelijk kennis. De informatie wordt in een context geplaatst, begrepen en krijgt betekenis voor de gebruiker. Het Ditio DMS biedt verschillende oplossingen om alle data en informatie die in het systeem zit snel te begrijpen.
Een voorbeeld van een documenten totaaloverzicht
Resultaat telt
Ons DMS stelt de organisatie in staat om door middel van workflow management en sturingsdashboards de processen, informatie, documentatie en doorlooptijden in de gaten te houden en te begrijpen. Zo kan er bijvoorbeeld elke week een rapportage worden gedraaid van alle acties die nog openstaan bij de gebruikers. Het management kan dan snel zien waar documenten blijven hangen. Hierop kan dan gestuurd worden. De gebruikers kunnen deze overzichten ook gebruiken om inzicht te krijgen in persoonlijk werk en zodoende de juiste prioriteiten stellen.
Een ander voorbeeld van een rapportage maakt de te ontvangen documenten van externe partijen inzichtelijk. Door documenten van tevoren in te plannen kan je precies zien welke documenten er per week / periode binnen moeten komen. Deze rapportages kunnen vervolgens worden gebruikt om de externe partij (bv supplier of klant) te expediten. Als gebruiker ben je weinig tijd kwijt met het maken en uitsturen van deze rapportages. De processen kunnen volledig worden geautomatiseerd door het gebruik van vast templates, automatische import/export en wekelijke notificaties.
Live inzicht in de status van alle documenten
Dashboards
In de wereld van big data speelt datavisualisatie tegenwoordig een belangrijke rol. Een ideale manier om data te visualiseren is door gebruik te maken van een dashboard. Met dashboards kunt u informatie/data visualiseren zodat in 1 oogopslag de juiste analyses gemaakt kunnen worden. Bekende vormen van datavisualisatie zijn grafieken, diagrammen en kaarten. Zo kan er op basis van bepaalde patronen worden voorspeld wat er in de toekomst gaat gebeuren. Dit stelt u in staat om op tijd bij te sturen aan de hand van de laatste, actuele informatie.
Een groot voordeel van dashboards is het gebruik van historische data. Dit is data uit het verleden dat gebruikt wordt om een bepaalde trend aan te geven. Zo kan het systeem bijvoorbeeld elke week de data opslaan van het aantal documenten dat is binnengekomen en dit afzetten tegen het aantal geplande documenten. De grafische weergave stelt de gebruiker in staat om de trend van de laatste weken te zien en hieruit de juiste conclusies te trekken.
Elke organisatie heeft zijn eigen ideeën over hoe de rapportages eruit moeten zien. Het Ditio DMS biedt de mogelijkheid om het dashboard volledig in te richten naar de wensen en eisen van de organisatie, zo ziet u alleen wat u echt nodig heeft!
Volgende blog
In ons laatste blog over de functionaliteiten van Ditio DMS zullen we kijken naar het volledige implementatietraject. Hieronder kunt u onze vorige blogs terugvinden.
Blog 1 Ditio DMS – Een Introductie
Blog 2 Alternatieve, simpele interface
Blog 3 Workflow automation en management
Blog 4 Inzicht in rapportage
Blog 5 Haalbaar, schaalbaar en betaalbaar
Bob de Ligt
Manager Solutions