In ons laatste blog over de functionaliteiten van het Ditio DMS zullen wij kijken naar het gehele implementatietraject.We zullen verder ingaan op de kosten, de schaalbaarheid en de haalbaarheid.
Maatwerk en standaardisatie
Maatwerk of standaardisatie? Dit is een vraag die vaak speelt bij de implementatie van een nieuw document management systeem. De beste oplossing is van verschillende factoren afhankelijk.
Onder maatwerk verstaan we software die nog niet op de markt is en speciaal voor de klant wordt ontwikkeld. Het voordeel van maatwerk is dat het systeem helemaal kan worden ingericht naar de wensen van de klant. Er worden alleen functionaliteiten geïmplementeerd die echt nodig zijn en volledig aansluiten bij de huidige werkprocessen. Verder heb je de mogelijkheid om verschillende bestaande systemen aan elkaar te koppelen. Het nadeel van maatwerk is dat de implementatie langer duurt en daarom ook duurder is. Ook bestaat het gevaar dat je langer vast blijft zitten aan de oude manier van werken.
Met standaardisatie wordt software bedoeld diel is ontwikkeld en ingezet kan worden bij meerdere organisaties. Elk bedrijf is uniek, maar de werkprocessen binnen een bepaalde sector zijn wel degelijk met elkaar te vergelijken. De functionaliteiten en workflows zijn gericht op automatisering en optimaliseren van bestaande werkprocessen. Het voordeel van standaardisatie is een snelle implementatie tegenover lage kosten. Standaard software is een betrouwbare en veilige keuze, omdat deze al veelvoudig is getest. Het grote nadeel van standaardisatie is dat de software niet flexibel is en daarom niet altijd even goed aansluit bij de werkprocessen van de organisatie.
Bij Ditio geloven wij in een combinatie van maatwerk en standaardisatie. Wij denken dat het goed is om als organisatie een kritische blik te blijven houden op de bestaande manier van werken en open te staan voor standaardoplossingen die helpen bij het optimaliseren en verbeteren van de werkprocessen. Door onze ruime ervaring met informatiemanagement hebben wij al diverse workflows en inrichtingen als blauwdruk beschikbaar. Dit bevat al 80% van de implementatie. De laatste 20% is maatwerk. We zullen met de klant om de tafel zitten om te kijken naar de specifieke wensen van de organisatie. Op deze manier kunnen wij snel een implementatie verrichten dat toch volledig aansluit bij de werkprocessen.
Zelf gebruikersrechten instellen
Schaalbaar en betaalbaar
Een ander belangrijk aspect dat bij de implementatie komt kijken zijn de kosten. Is een DMS niet te duur voor een kleine organisatie met een beperkt budget? Veel systemen bevatten functionaliteiten waar je als organisatie misschien niet zo veel aan hebt. Deze functionaliteiten zorgen er wel voor dat de kosten flink omhooggaan.
Ons DMS is schaalbaar en betaalbaar. Dit betekent simpelweg dat wij rekening houden met de grote van het bedrijf en de mogelijkheden binnen elke budget. Bij kleinere organisaties zal vooral worden gekeken naar een standaard implementatie. Deze oplossing biedt overigens al zeer uitgebreide functionaliteiten, zoals dashboards , integratie met Office en verschillende workflows. Bij de wat grotere organisaties zullen we workflows op maat maken en bijvoorbeeld kijken naar koppelingen met andere systemen.
Het systeem op maat inrichten
Rapid deployment voor projecten
Zoals is ons vorige blog al is beschreven, hebben wij veel ervaring op gebied van grote EPC-design en bouwprojecten. Omdat wij al hebben nagedacht over de juiste metadata, workflows en rapportages kunnen wij snel een klant en klaar DMS opzetten. Na de implementatie zorgen wij voor de juiste trainingen en begeleiding, zodat alle gebruikers snel overweg kunnen met het nieuwe DMS. Daarnaast zullen wij altijd op de achtergrond beschikbaar blijven voor vragen en nieuwe updates om het DMS te blijven verbeteren. Bij Ditio koop je niet alleen een systeem, maar een totale documentmanagementoplossing!
Volgende blog
Met deze laatste blog is de serie rondom het Ditio DMS tot een einde gekomen. Hieronder kunt u onze vorige blogs terugvinden.
Blog 1 Ditio DMS – Een Introductie
Blog 2 Alternatieve, simpele interface
Blog 3 Workflow automation en management
Blog 4 Inzicht in rapportage
Blog 5 Haalbaar, schaalbaar en betaalbaar
Bob de Ligt
Manager Solutions