Ditio DMS

Bob de Ligt

Manager Solutions 

Het Ditio DMS

"Het Ditio DMS is ontwikkeld om automatisering te ondersteunen en toe te voegen aan documentbeheerprocessen in de SharePoint- en Office365 omgeving. Met het Ditio DMS willen we dat processen beter gecontroleerd, zichtbaarder, veiliger en effectiever worden. "

Bob de Ligt, Manager Solutions

Grip op output

Geavanceerde workflows

Uitgebreid zoeken

Gecontroleerd

Veilig

Zichtbaar

Effectief

Alternatieve, simpele interface

Het Ditio DMS heeft SharePoint online als basis. Hiermee kunnen we direct aansluiten op de bestaande (O365) IT infrastructuur en organisatorische inrichting. Daarnaast blijft de data en informatie binnen het eigen netwerk en blijf je als klant ten alle tijdens in control over je gegevens.

Het zoeken en vinden met online zoekmachines is niet meer uit onze wereld weg te denken. Wij geloven dan ook in het kunnen vinden van informatie op inhoud en data. Hiermee kunnen we de traditionele (map)structuren gedag zeggen en de slimme structuren het werk laten doen.

Een overzichtelijke interface die informatie, workflows en werkvoorraad inzichtelijk maakt. Dit kan over een of meerdere werkstromen tegelijk. 

Ons DMS is zo opgebouwd dat wij snel en efficiënt project documentatie kunnen verwerken en circuleren. De basis van het Ditio DMS is gelegd door de ervaring die we (ruimschoots) hebben met Document Control op de grote EPC projecten uit de Olie en Gas industrie waar proces, regelgeving en kostenoptimalisaties een hoog volwassenheidniveau hebben bereikt. Deze ervaring hebben wij in ons product gestopt en nemen wij mee tijdens leveringen en implementatie.

Ons systeem en de workflow engine die wij gebruiken stelt ons in staat om snel en compleet automatisering toe te voegen aan de processen. Denk hierbij aan goedkeuren, documenten creëren, mailings en notificaties versturen. Geheel volgens uw eigen proces.

Het systeem stelt uw organisatie in staat om volgens workflow methodes uw informatie creatie, – vergaring en – opslag te regelen. Door gebruik te maken van deze workflows kunnen wij ook aanhaken op diverse andere systemen en gebruik maken van oplossingen zoals digitaal aftekenen. Het ophalen van gegevens en data synchroniseren tussen diverse systemen is vanzelfsprekend mogelijk.

Wij zien vaak dat informatie van partij naar partij wordt overgeheveld voor goedkeuringen en gebruik. Dit resulteert regelmatig in dubbele bestanden op meerdere locaties waardoor er inhoudelijke afwijkingen gaan ontstaan. Wij hanteren de supply chain gedachte in combinatie met Single source of truth. Oftewel alle informatie maar ook zoveel mogelijk de partijen op een plek. De rest regelen we af met Rollen en Rechten. Hiermee kunnen we bijvoorbeeld overdrachten van informatie doen zonder de bestanden en data van hun plek te halen.

Workflow automation en management

Inzicht in rapportage

Ons DMS stelt de organisatie in staat om door middel van workflow management en sturingsdashboards de processen, informatie en data en documentatie in de gaten te houden. Hiermee ontstaat er grip en kan er continue worden bijgestuurd. 

Door middel van het werkbakkensysteem kunnen werkzaamheden worden gemanaged. Een van de vele voorbeelden is de wachtrij voor offerte verwerking, document goedkeuringen of informatieaanvragen. Dit kan van persoonlijk niveau tot aan een volledig overzicht.

Wij kunnen met ons eigen onboard dashboard maatwerk overzichten configureren op wens van de klant. Dit stelt u in staat om op tijd bij te sturen aan de hand van de laatste, actuele informatie.

Door onze ruime ervaring met informatie management hebben wij al diverse workflows en inrichtingen als blauwdruk beschikbaar. Met name door standaardisatie voor technische (EPC) projecten hebben wij een snel opleverbare configuratie beschikbaar. Dit biedt ons voldoende bouwstenen om voor elk soort organisatie een oplossing te kunnen inrichten.

Ons DMS is schaalbaar en betaalbaar. Dit betekend simpelweg dat wij rekening houden met de grote van het bedrijf en de mogelijkheden binnen elke budget. Van snelle standaard implementatie met een al een zeer uitgebreide functionaliteit tot uitgebreide koppelingen en data wegschrijven op datastores voor BI en dashboards.

Snel een Kant en klaar document management systeem voor een (EPC) Design en bouw project opstarten met daarbij de geschikte tooling, daar kunnen wij in faciliteren. Wij hebben zelfs al nagedacht over de metadata en velden die hier voor nodig zijn.

Haalbaar, schaalbaar en betaalbaar

Bob de Ligt

Manager Solutions 

Overige functionaliteiten