Vorig jaar is Gerben Jacobs begonnen als Document Controller Constructions op het A-Pier project in Schiphol. Vanuit de klant was de behoefte ontstaan om meer structuur te krijgen in de als maar groeiende documentatiestroom binnen het project. Daarnaast moest er ook een standaard werkproces worden opgezet voor het opleveren van alle project gerelateerde informatie aan de opdrachtgever.
Organisatie
Het Schiphol A-Pier project wordt integraal aangestuurd vanuit een nieuwe organisatie binnende Schiphol Group: het Capital Programme. Het ontwerp en de bouw van de nieuwe pier wordt gerealiseerd door een consortium van Ballast Nedam en TAV Construction, die voor deze opdracht een joint venture zijn aangegaan, BNTAV JV genaamd. De nieuwe pier heeft een oppervlakte van 55.000 vierkante meter en vertoont veel kenmerken van een terminal. Zo wordt de pier voorzien van securityfilters, grenscontrole en zullen er winkels en horecavoorzieningen komen.
Uitdaging
Het uitvoeren van complexe bouwprojecten is een hele uitdaging. Enerzijds zijn er vele projectmedewerkers betrokken en anderzijds wordt er een grote hoeveelheid aan documenten geproduceerd. Binnen een consortium moeten dan ook nog allerhande werkprocessen op elkaar worden afgestemd. Tijdens het project zijn allerlei partijen betrokken, zoals engineering, constructie, opdrachtgever en de sub-contractors. Elke partij creëert zijn eigen specifieke documenten. Als deze documentatie niet goed wordt beheerd, bestaat de kans dat het overzicht wordt verloren. Zo kan het voorkomen dat een onderaannemer nog werkt met een oude versie van een tekening, of aan de slag gaat met een document dat nog niet is goedgekeurd door de engineer. Uiteindelijk zal in het taking-over dossier (definitieve hand-over naar de opdrachtgever) duidelijk moeten worden aangetoond dat alle project gerelateerde informatie volledig, correct en tijdig aan de opdrachtgever is overgedragen.
Aanpak
DITIO heeft ruime ervaring op het gebied van document control in project gerelateerde omgevingen. Als document controller ben je verantwoordelijk voor het opzetten, inrichten, beheersen en actueel houden van het gehele document management proces. Voor het beheersbaar houden van de gehele documentenstroom wordt op dit project gebruik gemaakt van hetconstruction management systeem Aconex van Oracle. Aconex is een cloudgebasserde oplossing die de verschillende partijen op een project digitaal met elkaar verbindt. Hierdoor biedt het systeem volledige zichtbaarheid/beheer van gegevens, documenten en kosten in alle fasen van de levenscyclus van een project. Doordat alle partijen toegang hebben tot het systeem, is het belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt betreft het aanleveren, registreren en distribueren van documenten. Hierbij is een belangrijke rol weggelegd voor document control.
De definitieve oplevering van documentatie en metadata naar de opdrachtgever middels een taking-over dossier is een tijdrovend proces. Duidelijk is dat het hier om grote hoeveelheden documenten gaat. Om niet tot het einde van het project te wachten en de oplevering een stuk overzichtelijker te houden, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde interim dossiers. Interim dossiers worden tussentijds opgeleverd wanneer een activiteit binnen een bepaald gebied is afgerond. Voor deze interim dossiers wordt de package module in Aconex gebruikt. Deze module maakt het mogelijk om documenten met een specifiek doel te groeperen en als een pakket op te sturen naar de opdrachtgever.
(Interim) Resultaat
Het project is nog in volle gang, maar het is al duidelijk te zien dat de nieuwe Schiphol A-Pier steeds meer vorm begint te krijgen. Het hele taking-over proces is nu grotendeels opgezet en ingericht. Inmiddels is het eerste interim dossier opgeleverd aan de opdrachtgever.
Alle betrokkenen hebben kunnen participeren in de opzet en het hele proces is duidelijk in kaart gebracht – en gespecificeerd (vastgelegd). Vandaar dat alle stakeholders vol verwachting kijken naar de uitkomst van deze toch ietwat disruptieve manier van werken! Wordt vervolgd …