Organisatie
Wintershall-Noordzee opereert al meer dan 50 jaar in het zuidelijke gedeelte van de Noordzee. Als één van de grotere producenten van natuurlijk gas in Nederland, opereert Wintershall hier vanuit 21 offshore installaties. Hierbij specialiseren zij zich in de offshore exploratie, development en productie van natuurlijk gas en olie.
Uitdaging
Na aanschaf van een nieuw Document Management Systeem benaderde Wintershall Ditio met de vraag om alle werkprocessen en procedures met betrekking tot document control uit te werken en te implementeren.
Aanpak
Ditio heeft, zoals gebruikelijk, eerst een Quick Scan uitgevoerd. De eerste stap in dit proces is het opsturen van een vragenlijst. Na beantwoording door een aantal key-stakeholders (van Wintershall)ontstond het beeld dat er veel kennis en ideeën bij de Wintershall medewerkers “in het hoofd” zat. De uitdaging waar Ditio voor gesteld werd was de kennis van deze ervaringsdeskundigen inzichtelijk te krijgen.
Ditio heeft bij Wintershall voornamelijk de strategie van diepgaande 1-op-1 gesprekken voeren toegepast om de ervaring, maar ook de verwachtingen en wensen cq. eisen uit te filteren. De uitkomsten van deze interviews zijn vervolgens gecombineerd en hebben – door toevoeging van de Ditio kennis en ervaring – geresulteerd in het opleveren van het Quick-Scan rapport.
De oplevering van het Quick-Scan rapport is – zoals gebruikelijk – gevolgd door een alignement sessie tussen Ditio en Wintershall. In deze sessie is het door Ditio gepresenteerde Plan van Aanpak goedgekeurd door Wintershall met het verzoek aan Ditio direct te starten met de uitvoering van dit plan. Concreet betekende dit:
- Implementatie DMS (SDX Projects, Hexagon applicatie) incl. training en begeleiding
- Implementatie van gestandaardiseerd Document Control (Processen en Procedures inclusief meedenken over het al dan niet implementeren van CHIFOS)
- Registratie van bestaande documentatie in SDX Operations (van al operationele platforms)
- Opzetten- en uitvoeren van Document Control op projecten
Resultaat
Om ervoor te zorgen dat de documentstroom op de projecten van Wintershall gestandaardiseerd gemanaged gaat worden heeft Ditio verschillende (standaard) processen en procedures opgesteld waarbij meegewogen is dat – indien nodig – project specifieke wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Te denken valt aan o.a.:
- Beleidsdocument Document Control
- Instructions for Supplier
- Meta Data and Standard Project Set Up
- Workflow Interne Documenten
- Workflow Externe Documenten
- Document Numbering Procedure
- Distributie Matrix
- Etc.
Door de Wintershall medewerkers intensief te betrekken in het implementatie proces en hen zo deelgenoot van de nieuwe werkwijze te maken heeft Ditio ervoor gezorgd dat de “Cultuurshock” niet te groot is geworden. Naast het betrekken van zoveel mogelijk Wintershall medewerkers heeft Ditio ook gezorgd voor trainingen (inclusief materiaal) en dagelijkse – en waar nodig 1 op 1 – begeleiding op de werkvloer.
Het opzetten van dit gestandaardiseerde proces voor projecten, inclusief de implementatie in het DMS, in totaal nog geen drie maanden in beslag genomen en tegelijk geresulteerd in een tevreden klant die het nieuwe werkproces omarmt.
Weten wat wij op het gebied van Document Control nog meer voor uw organisatie kunnen betekenen?