Document Management in SharePoint

Gerben Jacobs

Business Consultant

Uw documenten toegankelijk, actueel, veilig en beheersbaar

Microsoft SharePoint staat bekend als een krachtig en veelzijdig platform voor documentbeheer. Het biedt een hoop voordelen, mits op de juiste manier geconfigureerd en geïmplementeerd. Met Ditio Solutions bent u verzekerd van een partner met de nodige ervaring op het gebied van document beheerprocessen, projecten, samenwerking én IT. Wij richten uw document management in van proces tot systeem en verzorgen de training en begeleiding van gebruikers. Waar nodig kunnen we zelfs de koppelingen verzorgen met andere Microsoft-toepassingen. Meer weten over de mogelijkheden? Maak vrijblijvend kennis met ons!

Waarom hulp bij het inrichten van SharePoint?

In de praktijk zien we dat veel organisaties worstelen met de inrichting van hun document management in SharePoint. Het blijkt toch vaak complexer dan gedacht waardoor de oplossing niet biedt wat men ervan verwacht had. Workflows ontbreken en terugkerende taken worden nog steeds onnodig handmatig uitgevoerd. Ook ontbreekt vaak een duidelijk overzicht in de status van documenten waardoor fouten en vertragingen ontstaan. Dat kan anders!

Uw Microsoft 365 en SharePoint partner

Vanuit onze jarenlange ervaring in de wereld van projecten weten wij veel van projectmanagement, document- en informatiemanagement en project controls. Dus ook van de diverse systemen waarmee bedrijven en projectteams werken. Inmiddels is Ditio Solutions expert in o.a. het Microsoft 365 Platform en bieden wij diverse project oplossingen voor bedrijven waaronder het realiseren van document managementoplossingen in SharePoint.

In 5 stappen uw document management op orde

SharePoint Document Management by Ditio

Houd controle over uw (project) documenten

Alles valt en staat met duidelijke processen en een systeem inrichting die dit ondersteunt. Daarom beginnen wij altijd met het structureren en vastleggen van uw document management processen. Denk aan goedkeuringsprocessen en documentoverdracht aan belanghebbenden. Deze workflows implementeren we in uw SharePoint omgeving. Voor de basisstructuur gebruiken we een aantal bewezen templates die we finetunen op basis van de specifieke behoeften van uw organisatie. Best practises in combinatie met maatwerk dus!

Document management in SharePoint

Dit kunt u verder verwachten

Snelle toegang tot informatie

Met metadata
We leggen belangrijke informatie over documenten vast en categoriseren ze. Met documentsets passen we metadata toe op groepen documenten. Gebruikers hoeven zo niet door meerdere locaties en mappen te navigeren.

Heldere document presentatie

Met views
Met views en metadata presenteren we documenten op een begrijpelijke wijze aan gebruikers. Hierbij is het mogelijk om bijvoorbeeld de status en de voortgang van documenten inzichtelijk te maken. 

Automatiseren van processen

Met Power Automate
Met Power Automate van Microsoft, automatiseren we terugkerende document management processen. Hierdoor kan uw organisaties efficiënter opereren en is er meer controle en inzicht in documenten.

Inzicht in voortgang projecten

Met Power Bi
Voor projecten is het essentieel om de voortgang nauwkeurig te monitoren. We koppelen SharePoint-data aan Power BI om in één oogopslag de status van de documentatie te overzien en waar nodig bij te sturen.

Support en begeleiding

Onze dienstverlening gaat verder dan alleen een implementatie. Na de inrichting bieden we trainingen aan voor alle gebruikers en blijven we voortdurend on-the-floor support en begeleiding bieden. Waar gewenst kunnen we de inrichting uiteraard ook voor u onderhouden. 

Daarom Ditio Solutions

Boek nu een vrijblijvende demo

Weten wat Ditio Solutions met SharePoint voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende demo of kennismaking. 

Gerben Jacobs

Business Consultant

gerben.jacobs@ditio.nl