De master planning (MP) is een planning op hoog niveau, waarbij alleen de belangrijkste niet-onderhandelbare fasen, activiteiten en mijlpalen op een procesgerichte manier worden weergegeven. In sommige gevallen kan het relevant zijn om fysieke locaties en/of partijen te onderscheiden die betrokken zijn bij de opgenomen processen.
In de eerste plaats kan een MP worden gebruikt om snel een mogelijke opleverdatum van een project te bepalen; het toont het kritieke pad met de verschillende fasen van het project, inclusief de bijbehorende tijdschema’s. Bovendien kan het een projectteam of organisatie helpen bij het efficiënt analyseren van de vereisten om het (potentiële) project tot een succes te maken: zo wordt het mogelijk om op een efficiënte manier de tijd, middelen en kosten te bekijken, zonder onnodig in detail te treden. In dit artikel legt Diederik Liek, Planning Engineer bij Ditio, uit hoe een MP moet worden opgezet en hoe een eindresultaat er uit zou kunnen zien.
De opzet; Master planning versus Operationele planning
Het is heel gebruikelijk om planning gerelateerde contractuele verplichtingen op te nemen in de MP, waardoor het voor veel organisaties een contractueel document is. Voorbeelden zijn milestones bij aanvang, levering van kritische apparatuur of beslismomenten van de opdrachtgever. De exacte inhoud is sterk afhankelijk van het product / de dienst van het bedrijf. Het moet ‘high-level’ zijn en op een eenvoudige en duidelijke manier gepresenteerd worden, zodat eenieder het correct en uniform interpreteert. De MP zal namelijk op veel bureaus terechtkomen. Van opdrachtgevers tot onderaannemers en van leveranciers tot interne medewerkers die niet nauw betrokken zijn bij het specifieke project – ze moeten dit document allemaal op de juiste manier kunnen lezen en interpreteren.
Een MP zou dus als basis moeten dienen voor alle planning gerelateerde processen binnen een project. Het kan worden gezien als een ‘separate’ planning, waarbij de contractuele verplichtingen (bijv. Milestones) in tijd worden gepresenteerd. De term ‘separaat’ wordt met opzet gebruikt: het moet voor elk lid binnen een projectteam altijd duidelijk zijn dat de Operationele Planning (OP) wordt gebruikt om de real-live status te bewaken (‘as is’). De werkelijke planning (en kosten) prestaties van het project worden vergeleken met de MP (‘should be’), die continu wordt gebruikt als referentie (baseline). Idealiter volgt de OP de MP op de voet, maar in de praktijk kan het voorkomen dat de high-level processen binnen het MP worden beïnvloed door de operationele activiteiten.
Het eindresultaat
In dergelijke situaties kan de MP van extreme waarde zijn. Door het spiegelen van de OP aan de MP, helpt de MP bij het identificeren van eventuele risico’s die samenhangen met het kritieke pad of knelpunten binnen bepaalde processen. Bij een juiste opzet en goed onderhoud kan de MP worden ingezet als managementtool om de juiste beslissingen op het juiste moment te nemen en alle betrokken partijen op een eenvoudige maar duidelijke manier te informeren.
Het opstellen en onderhouden van een master planning vraagt om specifieke kennis vanuit verschillende disciplines. Bij Ditio zijn onze planning engineers dankzij jarenlange ervaring in staat informatie uit uw organisatie/project uit te vragen en te vertalen naar een gedegen planning. Meer informatie?