5 tips voor document controllers om zonder stress op vakantie te gaan

Tip 1 – Informeer belangrijke contacten op tijd

Minder pré-vakantiestress begint bij een goede voorbereiding. Stuur daarom ongeveer een week voor je vakantie een mail naar de contacten bij je lopende projecten. Geef aan in welke periode je afwezig bent en wie tijdens je afwezigheid het aanspreekpunt is. Zo informeer je iedereen op tijd en geef je de mogelijkheid zaken nog met je af te stemmen.

Tip 2 – Rond interne reviews af vóór je vertrekt

Plan een bevriesmoment voor je vakantie: het moment waarop je stopt met nieuwe interne reviews. Zo voorkom je dat documenten blijven hangen in het reviewproces en weten collega’s waar ze aan toe zijn.

Zo plan je een bevriesmoment:

• Kies een bevriesmoment 2 tot 5 werkdagen vóór je vakantie
• Communiceer de datum duidelijk met alle betrokkenen
• Zet het in je planning én in een reminder mail
• Geef aan wat er gebeurt met documenten die ná het bevriesmoment binnenkomen
• Gebruik het als vriendelijke deadline: “Lever je feedback vóór [datum] in als je wilt dat het nog wordt meegenomen”

Tip 3 – Maak een back-up van je Master Document Register (MDR)

Werk je met een MDR? Zorg dan dat er een actuele back-up beschikbaar is voordat je vertrekt. Mocht er toch iets misgaan tijdens jouw afwezigheid, dan is cruciale informatie niet verloren.

Zo maak je een back-up van je MDR:

• Exporteer je MDR naar een Excel- of CSV-bestand
• Bewaar het bestand op een centrale, toegankelijke plek (zoals SharePoint of Teams)
• Geef je vervanger of team toegang tot de back-uplocatie
• Noteer de opslaglocatie eventueel in je overdrachtsdocument
• Gebruik duidelijke versienummers of datums om verwarring te voorkomen

Tip 4 – Regel vervanging voor eenvoudige taken & zorg voor een goede overdracht

Niet alles hoeft stil te liggen als jij weg bent. Zorg dat een collega kleine, routinematige taken van je overneemt. Denk aan het bijwerken van document versies, het archiveren van documenten of het monitoren van simpele workflows. Zorg hierbij voor een goede overdracht. (Dit voorkomt paniektelefoontjes vanaf het strand) Zet op één A4’tje wat er speelt, welke deadlines eraan komen en wie je hebt ingelicht. Houd het kort, maar duidelijk. Zo weet je zeker dat je collega’s het kunnen oppakken als het nodig is.

Tip 5 – Stel een duidelijke out-of-office in

Tenslotte noteer je jouw vakantie natuurlijk ook netjes in je Outlook agenda en stel je een duidelijke out-of-office melding in. Door dit in zowel Outlook als Teams goed in te regelen, zien collega’s en externe contacten tijdens je vakantie automatisch dat je afwezig bent. Geef in de out-of-office tekst ook aan wie tijdens jouw vakantie voor welk project het aanspreekpunt is. Zo voorkom je dat vragen blijven liggen of documenten onnodig blijven wachten. Hoe je zo’n melding goed instelt? Lees ons eerdere blog met 4 tips voor het instellen van je afwezigheid in Teams.

Kortom, of je nu op het strand ligt of door de bergen trekt: met deze vijf tips van Jeffrey kun je met een gerust hart genieten van je welverdiende vakantie!