8 vormen van verspilling in projecten en hoe je ze voorkomt

De impact van verspilling op je projecten

Verspilling vertraagt processen, verhoogt kosten, verlaagt werkplezier en benut talent onvoldoende. Wilco ziet in de praktijk dat verspilling zelden een los probleem is. Vaak werkt het als een dominosteeneffect dat de hele voortgang saboteert. Tijd dus om deze acht verspillingen te leren herkennen.

De 8 verspillingen volgens Lean en Project Controls expert Wilco

1. Wachten

Stilstand door wachten op input, goedkeuring of materialen

Wachten sluipt in processen: wachten op beslissingen, materialen, gereedschappen of informatie. Het gevolg is dat medewerkers tijdelijk afhaken of andere taken oppakken, wat zorgt voor versnippering en inefficiëntie. Dit leidt tot verlies van tijd, verstoring van de samenhang tussen projectonderdelen, opbouw van onnodige voorraden en uiteindelijk hogere projectkosten.

Elke verspilde minuut of euro heeft een negatieve invloed op de rest van de keten.

2. Defecten (fouten)

Fouten die hersteld moeten worden

Fouten ontstaan door verkeerde of ontbrekende informatie, miscommunicatie of onduidelijke instructies. Denk bijvoorbeeld aan foutieve materiaalspecificaties in het inkoopproces, waardoor onderdelen opnieuw besteld moeten worden.

Wilco: “Als de verkeerde revisie van een tekening op de bouw ligt, kan dat betekenen dat beton al gestort is op de verkeerde plek. Dan heb je niet alleen tijdverlies, maar ook herstelkosten en faalkosten die je met goede documentcontrole had kunnen voorkomen.”

3. Overproductie

Meer maken dan nodig of eerder dan gevraagd

Overproductie komt vaak voort uit slechte afstemming of veronderstellingen over wat ‘handig’ is. Rapportages die niemand leest, gedetailleerde planningen voor fases die nog niet zijn goedgekeurd, revisies van documenten die nog niet eens in gebruik zijn genomen; dit soort acties kosten tijd en middelen, maar leveren geen directe projectwaarde op.

4. Onbenut talent

Mensen niet inzetten op hun kracht

Wanneer teamleden onvoldoende betrokken worden, niet op niveau werken of hun ideeën geen ruimte krijgen, blijft potentieel onbenut. Dit frustreert én vertraagt. Denk aan een ervaren planner die alleen uitvoerend werk doet of een engineer die geen invloed heeft op de besluitvorming terwijl zijn inzichten veel tijd en geld hadden kunnen besparen.

Wilco: “Het grootste verlies in projecten zit niet in materiaal of tijd, maar in mensen die meer kunnen dan ze mogen laten zien. Als je hun kennis en ideeën niet benut, mis je niet alleen efficiëntie, maar ook innovatie en eigenaarschap.”

5. Transport

Onnodige verplaatsing van spullen of informatie

Bestanden die door meerdere handen gaan, materialen die meerdere keren worden verplaatst. Dit verhoogt het risico op fouten en schade. Denk aan papieren of digitale documenten die van afdeling naar afdeling gaan of materialen die via onnodige tussenstappen naar de bouwplaats worden gebracht. Elk transportmoment vergroot de kans op verlies of schade.

6. Voorraad

Te veel ongebruikte materialen, documenten of data

Voorraad kost geld en veroorzaakt vertraging. Denk aan materialen die te vroeg worden geleverd of informatie die pas later nodig is. Dit belemmert de flow van het project.

Wilco: “We zien vaak dat er voor de zekerheid extra materiaal wordt besteld en opgeslagen, maar aan het einde van het project ligt er dan een hele pallet ongebruikte spullen. Dat is verspilling die je makkelijk kunt voorkomen met een betere afstemming.”

7. Beweging

Onnodige bewegingen van mensen of systemen

Loopafstanden, schakelen tussen systemen of het ophalen van data uit verschillende bronnen zorgen voor tijdverlies en verminderde focus.

Wilco: “Beweging lijkt misschien onschuldig, maar het is een van de meest onderschatte verspillingen. Al die kleine loopjes en systeemwissels tellen op. Je verliest focus, tijd en uiteindelijk ook geld.”

8. Overbewerking

Onnodige stappen in processen

Rapportages of controles die dubbel worden uitgevoerd of niet nodig zijn, en werkwijzen die uit gewoonte blijven bestaan. “Zo doen we het altijd” is een veelvoorkomende veroorzaker.

Wilco: “houd je processtappen eens tegen het licht en vraag je per stap af: draagt dit bij aan projectwaarde?”

Verandering begint waar ‘zo doen we dat altijd’ eindigt

Waarom verspilling herkennen en oplossen cruciaal is

Versnellen in projecten is essentieel – zowel op de korte als lange termijn.

• Korte termijn: het leidt tot efficiëntere uitvoering, minder stilstand en lagere kosten.
• Lange termijn: betere samenwerking, hogere kwaliteit en meer wendbaarheid in een steeds veranderende markt.

En juist die wendbaarheid is cruciaal omdat projectomgevingen steeds dynamischer worden: planningen veranderen, stakeholders stellen nieuwe/andere eisen en technologische ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Wie snel kan schakelen, behoudt grip, voorkomt stress en benut kansen zodra ze zich voordoen. Wendbare projectorganisaties kunnen beter omgaan met onzekerheid, herstellen sneller van verstoringen en anticiperen slimmer op risico’s.

Van herkennen naar versnellen – wat kun je doen?

Als verspilling eenmaal zichtbaar is, ontstaat er ruimte om daadwerkelijk stappen te zetten richting verbetering. Dat begint met overzicht, een scherpe analyse en de juiste aanpak. Geen organisatie is hetzelfde, maar in veel projecten zijn terugkerende oorzaken van vertraging en verlies goed aan te pakken met praktische maatregelen en een andere manier van kijken naar processen.

De rol van Project Controls in het voorkomen en oplossen van verspilling

In veel gevallen is het waardevol om een externe partner in dit proces te betrekken – iemand die met afstand naar jullie processen kijkt, frisse inzichten biedt en helpt bij het doorbreken van ingesleten patronen. Een Project Controls expert, bijvoorbeeld van Ditio, is bij uitstek geschikt om die rol te vervullen.

Wat externe Project Controls experts zo waardevol maakt:

• Overzicht en structuur: zij brengen het hele projectproces in kaart, inclusief afhankelijkheden, tijdlijnen en informatiestromen.
• Data-analyse: ze herkennen patronen van verspilling in planningen, kosten en documentflows op basis van feiten en cijfers.
• Verbinden van disciplines: ze slaan bruggen tussen afdelingen zoals engineering, inkoop, uitvoering en management.
• Objectieve blik: als externe expert kunnen ze gewoontes en blinde vlekken benoemen die intern vaak niet meer worden opgemerkt.
• Actiegericht advies: ze koppelen verspilling aan concrete verbetermaatregelen, ondersteund door passende tools en processen.

Wilco: “Een externe Project Controls expert helpt niet alleen bij het signaleren van verspilling, maar zorgt er ook voor dat processen slimmer en toekomstbestendig worden ingericht. Vanuit overzicht én inzicht.”

Maak jouw projecten weerbaar voor de toekomst

Wie verspilling herkent, creëert ruimte voor verbetering. In een tijd waarin projecten complexer, sneller en veranderlijker worden, is het elimineren van verspilling geen luxe, maar noodzaak. Het geeft grip op tijd, geld, informatie én samenwerking. Het maakt je projecten weerbaar tegen de uitdagingen van morgen.

En precies daar ligt de kracht van Project Controls: het verbinden van inzicht en actie. Met de juiste aanpak, ondersteund door experts die patronen doorbreken en processen optimaliseren, wordt versnellen haalbaar én duurzaam. Zet vandaag de eerste stap naar minder verspilling en meer wendbaarheid – voor jouw project, jouw team en jouw toekomst.

Wil jij verspilling in jouw project zichtbaar maken en aanpakken?

Plan een gratis consult met een van onze Project Controls-experts. Neem hiervoor vrijblijvend contact met ons op.