Microsoft Teams maakt samenwerken makkelijk, maar geeft weinig structuur mee. Daardoor ontstaat al snel een situatie waarin iedereen zijn eigen manier van werken ontwikkelt. Bestanden worden gedeeld via chat of mail, documenten worden op verschillende plekken opgeslagen en er ontstaan meerdere versies naast elkaar.
Wat veel teams niet beseffen: achter Teams draait Microsoft SharePoint. Dat is de plek waar documenten daadwerkelijk worden opgeslagen en beheerd. Zonder duidelijke inrichting en afspraken benut je die kracht niet en blijft Teams vooral een verzamelplek.
Zonder structuur groeit die versnippering ongemerkt mee met je projecten. Het is dus belangrijk Teams goed in te richten en duidelijke afspraken te maken. Ben je benieuwd hoe je dat doet? Volg dan onderstaande stappen.
De basis begint bij structuur. Maak voor elk project één team in Microsoft Teams, bijvoorbeeld “Project Klant X”. Zo voorkom je dat informatie verspreid raakt over meerdere plekken en weet iedereen waar hij moet zijn. In de praktijk zie je vaak dat projecten door elkaar lopen of dat er juist te veel teams ontstaan. Beide maken het lastiger om overzicht te houden.
Binnen een project zorgen kanalen voor overzicht. Hier bepaal je waar informatie thuishoort en hoe je samenwerkt. Het is belangrijk dat elk kanaal een duidelijke functie heeft en logisch aansluit op je project.
Voorbeeld van een sterke kanaalstructuur:
- Algemeen – vaste info, links en templates
- Planning – voortgang en planningen
- Uitvoering – inhoudelijke documenten
- Besluiten – definitieve stukken
- Financiën – begrotingen en kosten
- Communicatie (optioneel) – externe afstemming
Sommige teams werken per discipline, zoals engineering of uitvoering. Dan kun je je kanalen daarop aanpassen. Belangrijker dan de keuze zelf is dat je één duidelijke structuur kiest en die consequent gebruikt.
Let op! Een kanaal “Documenten” lijkt misschien logisch, maar werkt vaak averechts. Alles komt daar terecht, waardoor je alsnog moet zoeken. Door documenten te koppelen aan inhoud of processtappen, wordt het vanzelf duidelijk waar iets hoort.
Binnen elk kanaal sla je bijbehorende bestanden op onder het tabblad ‘bestanden’ (soms ook wel ‘gedeeld’ genoemd, afhankelijk van je inrichting). Mappen kunnen helpen, maar houd het simpel. Gebruik ze alleen om documenten te groeperen op onderwerp of type. Beperk het tot één of twee lagen, zodat je niet hoeft te zoeken.
Daarnaast is de naamgeving van bestanden minstens zo belangrijk als structuur. Gebruik een vaste opbouw:
[projectnaam] – [onderwerp] – [type] – [jaar of datum]
Voorbeelden:
• Project X – Begroting – 2026
• Project X – Planning – Fase 1 – 2026
• Project X – Rapportage – Maart 2026
Door dit consequent te doen, kun je documenten sneller herkennen en terugvinden.
Veel versieproblemen ontstaan doordat documenten worden gedownload, aangepast en opnieuw geüpload. In Teams werk je direct in hetzelfde document. Meerdere mensen kunnen tegelijk werken, opmerkingen toevoegen en elkaar taggen. Via versiegeschiedenis zie je wat er is aangepast en door wie. Daarnaast heb je altijd en overal toegang tot je documenten, ook via je telefoon. Dat maakt samenwerken sneller en overzichtelijker.
Let op! Er is altijd maar één versie van een document. Maak geen kopieën en sla documenten niet op meerdere plekken op. Eventueel kun je werken met een map ‘werkdocumenten’ en ‘definitief’. In dat geval verplaats je het document zodra dit gereed is. Vermijd bestandsnamen als “versie 2” of “definitief nieuw”.
Het lijkt handig om snel een document via chat te delen, maar in de praktijk zorgt dit voor problemen. Bestanden verdwijnen uit beeld en zijn later lastig terug te vinden. Werk daarom altijd vanuit het juiste kanaal. Upload het document op de plek waar het inhoudelijk thuishoort en deel vervolgens de link in de chat. Zo blijft alles op één plek en voorkom je versnippering.
Mail is een andere bron van verwarring. Documenten worden als bijlage rondgestuurd, aangepast en opnieuw gedeeld. Voor je het weet bestaan er meerdere versies en weet niemand meer welke de juiste is. Deel daarom geen documenten als bijlage, maar werk met links naar documenten in Teams. Mail gebruik je vooral voor communicatie met externen en formele momenten. Voor samenwerken en documenten gebruik je Teams.
Je kunt Teams goed inrichten, maar als iedereen het anders gebruikt, ontstaat er alsnog chaos. Zorg daarom voor duidelijke afspraken en concrete voorbeelden. Laat zien waar documenten horen en hoe je samenwerkt. Blijf de werkwijze herhalen.
Bonus tip: Beperk wie teams en kanalen aanmaakt en wijs één of twee mensen aan die het overzicht bewaken.
Beantwoord deze vragen en je ziet direct waar het beter kan:
Herken je één of meerdere punten? Dan zit de winst vaak in aanpassingen in structuur en werkwijze.
Voor kleine projectteams zijn deze stappen vaak voldoende om overzicht te houden. Maar naarmate projecten complexer worden, verandert de behoefte.
Je merkt dit bijvoorbeeld wanneer:
Op dat moment wordt documentmanagement meer dan samenwerken alleen.
Teams blijft de centrale plek van waaruit je werkt, maar daaronder heb je meer structuur nodig. In de praktijk betekent dit dat je opschaalt naar een ingerichte documentmanagementoplossing in Microsoft SharePoint.
Op het moment dat je meer grip wilt op documentstatus, versiebeheer en verantwoordelijkheid, heb je meer nodig dan alleen de standaard werkwijze in Teams. Een inrichting in Microsoft SharePoint is dan de volgende logische stap.
Daar leg je bijvoorbeeld vast:
Zo groeit je werkwijze mee met de complexiteit van je project, zonder dat je Teams hoeft te vervangen.
Loop je vast of wil je dit graag goed neerzetten vanaf het begin? De juiste hulp kan het verschil maken. Een partner als Ditio helpt projectteams met het opzetten van een logische Teams-structuur, het opschalen naar een goed ingericht documentmanagementsysteem in Microsoft SharePoint en het begeleiden van gebruikers in een uniforme werkwijze. Meer weten? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op.