Een DMS aanschaffen? Misschien heb je 'm al in huis

Veel organisaties zijn op dit moment op zoek naar een Document Management Systeem ofwel DMS. Vaak wordt een DMS geopperd als dé oplossing voor meerdere problemen rondom document- en informatiemanagement. Maar is het wel de heilige graal die men denkt dat het is? In dit blog neem ik je mee in onze ervaring, hoe een DMS écht voor je gaat werken en dat je ‘m eigenlijk al in huis hebt wanneer je met Microsoft 365 werkt.

Waarom gaan zoveel organisaties op zoek naar een DMS?

Veel organisaties willen graag hun processen verbeteren en meer grip en inzicht krijgen in en rondom hun informatie. Denk hierbij aan het digitaal samenwerken en delen van informatie, maar ook de vindbaarheid en beveiliging ervan. Het is meer regel dan uitzondering dat bedrijven in de praktijk veel en vaak worden geconfronteerd met een grote chaos aan mappen, bestanden, emailarchieven, volle netwerkschrijven en beperkte cloudoplossingen. Een DMS lijkt dan de perfecte oplossing.

Goed idee maar gedrag komt eerst

Als wij met partijen spreken over een DMS, is een van onze eerste vragen hoe de beschreven processen er uit zien. Het antwoord is vaak dat deze er niet of nauwelijks zijn. Vaak is dit ook de redenen waarom het ‘gaat zoals het gaat’ in de waan van de dag.

Gelukkig zijn de problemen vaak wel duidelijk te benoemen. Problemen die 9 van de 10 keer ontstaan door een bepaald gedrag van de mensen binnen de organisatie. Wij vertellen dan ook vaak dat document management in de basis een werkwoord is. Het is iets dat je actief en bewust moet doen. Het is een taak voor iedereen die met documenten werkt binnen een organisatie. Hier ligt dus ook bijna altijd al direct een stuk winst voor de organisatie. Bewustwording over je documentatie en informatieproces is de helft van het werk en kost je een stuk minder dan een DMS-systeem.

Toch een DMS? Wees realistisch.

Alsnog wil men vaak een stuk nieuwe software implementeren om het werken met documentatie en informatie voor de organisatie makkelijker te maken. De wensenlijst is vaak enorm: alles moet automatisch gaan, het systeem moet slim zijn, gekoppeld zijn met andere systemen en minimale aandacht nodig hebben.

Tegelijkertijd is er een lijst met eisen die veelal niet samengaan met automatisch, slim en gekoppeld. Veel organisaties willen bijvoorbeeld offline kunnen blijven werken. Maar offline werken betekent dat je niet kunt samenwerken aan documenten. Zo lopen medewerkers de kans met verkeerde versies van documenten te werken. Een andere veelgehoorde eis is dat er wel toegangsrechten per document ingesteld moeten kunnen worden. Maar toegangsrechten instellen betekent ook gigantisch veel beheerwerk. Ook wil men liever geen metadata gebruiken want te veel werk. Maar geen metadata betekent ook niet kunnen sturen op datums, statussen, revisies en approvals. En zo kan ik nog veel meer zaken noemen.

Begin klein en maak een groeiplan

Kortom, zodra wij uiteenzetten wat er allemaal moet gebeuren en neergezet moet worden om het gewenste DMS voor elkaar te krijgen, zakt het draagvlak voor elk DMS direct onder tafel. Dit is vaak het moment waarop wij de vraag stellen of ze niet gewoon eens klein moeten beginnen. Met een product wat ze vaak al in huis hebben, namelijk Microsoft 365. De Microsoft Apps Teams en SharePoint hebben namelijk alles in huis voor een goed DMS en kunnen vaak meegroeien naar de complete wensenslijst.

Je nieuwe DMS gewoon in Microsoft 365

Uiteraard is het verstandig om goed te kijken naar het type organisatie en wat er nodig is aan functies en automatisering. Voor grote complexe organisaties kan het in sommige gevallen zeker interessant zijn om een nieuw systeem te ontwikkelen/implementeren. Echter voor organisaties die document management nog moeten leren, bieden Teams en SharePoint naar onze ervaring de ideale DMS-oplossing. Door het gebruik van Microsoft 365 zijn de Apps in veel gevallen al beschikbaar en is het dus niet nodig om weer een nieuw systeem te implementeren. Je hoeft de boel alleen goed te configureren en neer te zetten.

Een goede configuratie is key

Een juiste configuratie is in onze ogen dus essentieel. Uiteraard kun je Teams en SharePoint ook zonder configuratie inzetten, alleen is de kans dan groot dat het op zichzelf staande Apps blijven. In dat geval leveren ze niet of nauwelijks een bijdrage aan de gestelde doelstellingen.  Deze Apps zullen pas echt voor je werken als je ze in lijn brengt met organisatie, processen en de mensen die ermee werken. Zo stimuleer je het gewenste gedrag als het gaat om document en informatiemanagement, samenwerken, informatieveiligheid en meer.

Snelle adoptie van het nieuwe systeem en proces

Op een goede manier geconfigureerd biedt Microsoft 365 zoals gezegd een scala aan mogelijkheden. Het is de ideale omgeving om samen te werken, te communiceren en als je er klaar voor bent de oplossingen en automatiseringen toe te voegen die jouw organisatie nodig heeft. Wij zien dat door het werken vanuit bestaande en vooral ook bekende omgevingen zoals Teams de adoptie van het nieuwe systeem en proces snel gaat. Een groot voordeel ten opzichte van het implementeren van nieuwe nog onbekende systemen.

Laat je begeleiden door een expert

Wanneer je Microsoft 365 wilt gaan gebruiken als DMS is het aan te raden je te laten bijstaan door een expert. Ditio Business Solutions begeleidt organisaties bij de (her)inrichting van het systeem. Vanaf het samen dromen over de nieuwe omgeving tot de ondersteuning bij het gebruik daarvan.  Hierbij houden wij rekening met zowel de wensen als de beperkingen van de organisatie. Ook besteden we veel aandacht aan communicatie, uitleg en training om gebruikers een complete onboarding te bieden binnen het systeem. Door stapsgewijs, open en eerlijk samen te werken met elkaar, ontstaat er draagvlak voor de stap naar een DMS en beheersproces.