Goed voorbereid de zomer in? 5 tips voor projectcontrollers
Een goede planning alleen is daarom niet voldoende. Als projectcontroller stuur je niet alleen op activiteiten en mijlpalen, maar ook op de factoren die bepalen of een planning uitvoerbaar blijft. Zijn de juiste mensen beschikbaar? Kunnen besluiten doorgaan? En beschikken projectteams tijdig over de informatie die zij nodig hebben?
Loop vóór de zomer onderstaande vijf punten langs. Zo beperk je de impact van de vakantieperiode en houd je grip op je project.
Tip 1 – Bepaal wat vóór de zomer écht moet gebeuren
Vlak voor de vakantie ontstaat vaak de neiging om nog zoveel mogelijk af te ronden. Nieuwe wijzigingen komen binnen, reviews moeten nog worden verwerkt en openstaande acties krijgen ineens extra prioriteit. Het risico? Dat alles belangrijk wordt en de focus verdwijnt.
Breng daarom eerst duidelijk in kaart wat vóór de zomer écht afgerond moet zijn. Welke mijlpalen zijn kritisch? Welke werkzaamheden lopen tijdens de zomer gewoon door? En welke wijzigingen of acties kunnen bewust wachten tot na de vakantie? Door vooraf duidelijke keuzes te maken, houd je grip op de werkzaamheden die de grootste impact hebben op de voortgang van het project.
Tip 2 – Controleer of de planning ook uitvoerbaar blijft
Een planning kan op papier uitstekend kloppen, terwijl de uitvoering tijdens de zomer toch vertraging oploopt. Niet omdat de planning verkeerd is, maar omdat de omstandigheden veranderen.
Controleer daarom niet alleen de planning, maar ook of deze de komende weken uitvoerbaar blijft. Zijn reviewers beschikbaar? Kunnen opdrachtgevers tijdig besluiten nemen? Zijn leveranciers en onderaannemers bereikbaar? En ontstaan er knelpunten doordat de bezetting tijdelijk lager is?
Door deze randvoorwaarden vooraf te controleren, voorkom je dat de uitvoering alsnog vertraging oploopt.
Tip 3 – Gebruik de zomer als reality check voor je project
De vakantieperiode is vaak een goede reality check voor de robuustheid van een project. Juist dan wordt zichtbaar waar een project nog afhankelijk is van één persoon, één leverancier of één besluitvormer.
Let tijdens de voorbereiding daarom eens op vragen als:
- Welke werkzaamheden kunnen alleen door één collega worden uitgevoerd?
- Welke besluiten blijven liggen als iemand afwezig is?
- Voor welke informatie moet je steeds dezelfde persoon benaderen?
- Welke rapportages of projectinformatie zijn persoonsafhankelijk?
Juist dit soort situaties laten zien waar een project kwetsbaar is. Door deze afhankelijkheden tijdig te herkennen, kun je maatregelen nemen om ze structureel te verkleinen.
Tip 4 – Zorg dat besluitvorming kan doorgaan
Veel projecten lopen tijdens de zomer niet vast omdat er niet gewerkt wordt, maar omdat besluiten blijven liggen. De uitvoering gaat door, terwijl goedkeuringen, wijzigingen of prioriteitskeuzes vertraging oplopen.
Controleer daarom vooraf welke besluiten tijdens de zomerperiode verwacht worden. Wie neemt een besluit als de vaste contactpersoon afwezig is? Is alle benodigde informatie beschikbaar om dat besluit goed te onderbouwen? En zijn verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk? Door dit vooraf te organiseren voorkom je dat werkzaamheden onnodig stil komen te liggen.
Tip 5 – Werk je stuurinformatie bij en zorg voor een goede overdracht
Ook tijdens de zomer wil je kunnen blijven sturen op actuele informatie. Zorg er daarom voor dat je stuurinformatie vóór de vakantieperiode volledig is bijgewerkt. Denk aan de voortgang, forecast, risico-overzichten, openstaande acties en de change log.
Besteed daarnaast aandacht aan een goede overdracht. Welke risico’s vragen de komende weken extra aandacht? Welke acties lopen nog? Welke deadlines of besluiten komen eraan? En wie bewaakt de voortgang tijdens jouw afwezigheid? Een korte, heldere overdracht voorkomt onnodige vragen én zorgt ervoor dat de projectbeheersing ook tijdens de zomer op orde blijft.
Tot slot
Goede projectbeheersing draait niet om het voorkomen van vakantie, maar om het beperken van de impact ervan. De zomer laat vaak zien waar een project afhankelijk is van mensen, informatie of besluitvorming.
Door vooraf kritisch te kijken naar prioriteiten, planning, afhankelijkheden, besluitvorming en stuurinformatie beperk je de impact van de vakantieperiode én houd je grip op je project.