Voorkom in Q1 capaciteitsrisico’s voor het hele projectjaar

Waarom capaciteitsrisico’s in projecten vaak te laat worden herkend 

Capaciteit wordt in veel projecten behandeld als een gegeven. Het team is bekend, rollen zijn verdeeld en iedereen gaat aan de slag. Maar projecten zijn geen statische omgevingen. Scope wijzigt, tempo versnelt en afhankelijkheden nemen toe. Wat vandaag haalbaar lijkt, kan over enkele maanden een knelpunt zijn. 

Capaciteitsrisico’s ontstaan zelden plotseling. Ze worden vooral niet zichtbaar gemaakt: 

• niet in de planning 
• niet in de risicoanalyse 
• niet in de projectsturing 

Het gevolg is voorspelbaar: ad-hoc inzet, overbelasting van sleutelrollen en vertraging in besluitvorming. 

Capaciteit is geen HR-vraagstuk, maar projectbeheersing 

Een veelgemaakte misvatting is dat capaciteit primair een HR- of recruitmentvraagstuk is. In werkelijkheid raakt capaciteit direct aan projectbeheersing. 

In de praktijk zien we drie structurele oorzaken: 

1. Capaciteit staat los van de projectplanning

Planningen laten zien wat er moet gebeuren, maar niet of het team die pieken daadwerkelijk kan dragen. 

Voorbeeld:
Een projectteam ziet dat meerdere opleveringen in dezelfde maand vallen. In de planning lijkt dit logisch. In de praktijk blijkt dat dezelfde twee mensen bij alle opleveringen nodig zijn. Het project schuift, niet omdat het werk te groot is, maar omdat de capaciteit verkeerd is ingeschat. 

2. Bezet is niet hetzelfde als beschikbaar

Mensen staan ingepland, maar zijn ondertussen ook betrokken bij andere projecten, interne trajecten of escalaties. Iedereen is “bezet”, maar niemand heeft ruimte. 

Voorbeeld: Een senior specialist staat op papier voor één project ingepland. In werkelijkheid wordt hij steeds tussendoor gevraagd voor vragen uit andere teams. Elke keer klein, maar samen genoeg om deadlines te missen. 

3. HR-processen en projecttempo lopen niet gelijk

Projecten hebben vaak nú expertise nodig, terwijl structurele instroom tijd kost. Projectteams voelen de druk oplopen, terwijl HR bezig is met wervingstrajecten die maanden duren. Er is geen slechte wil, maar een verschil in tempo en prioriteit. 

Voorbeeld:
Een projectmanager signaleert begin Q1 dat extra ondersteuning nodig is. De vacature wordt uitgezet, maar in de tussentijd wordt het werk verdeeld over het bestaande team. Tegen de tijd dat de nieuwe collega start, is de achterstand al ontstaan. 

Waarom Q1 bepalend is voor het hele projectjaar 

In Q1 kun je nog vooruitkijken. Later in het jaar ben je vooral aan het bijsturen. Wie capaciteitsrisico’s pas adresseert wanneer deadlines onder druk staan, is aan het herstellen. Wie ze in Q1 expliciet maakt, bouwt rust en voorspelbaarheid in voor de rest van het projectjaar. 

Wat je in Q1 concreet kunt doen om capaciteitsrisico’s te voorkomen 

En dan hebben we het niet over beleid, maar over direct toepasbare acties. 

1. Maak capaciteit een vast onderdeel van projectsturing

Behandel capaciteit net zo expliciet als planning, kosten en risico’s. 

Concreet: 

• Voeg in elk projectoverleg één vaste vraag toe: “Welke rollen komen de komende 4–8 weken onder druk te staan?”
• Benoem per rol wanneer de druk ontstaat en waardoor (bijv. faseovergang, rapportage, besluitvorming) 
• Spreek af wie dit signaleert en agendeert (bijv. projectmanager, controller of planner) 

Eén korte notitie in de actielijst of het voortgangsrapport is voldoende.  

Voorbeeld:
In het maandelijkse projectoverleg wordt vastgesteld dat dezelfde senior engineer in maart nodig is voor drie besluitmomenten. Dit wordt expliciet vastgelegd en besproken. Het team besluit om één besluitmoment te verschuiven en tijdelijke inhoudelijke ondersteuning te regelen voor de voorbereiding.Het knelpunt wordt opgelost vóórdat het tot vertraging leidt. 

2. Breng kritieke rollen en piekbelasting expliciet in kaart

Niet elke rol is even kritisch en niet elke fase vraagt dezelfde inzet. 

Concreet: 

• Benoem per projectfase welke rollen cruciaal zijn voor voortgang 
• Identificeer waar besluitvorming, rapportage of oplevering samenkomen 
• Koppel deze pieken expliciet aan de planning 

Voorbeeld:
Een projectteam ziet dat in Q2 zowel een faseovergang als een externe audit gepland staat. Beide vragen intensieve inzet van dezelfde projectcontroller. Door dit vooraf inzichtelijk te maken, wordt tijdelijk extra ondersteuning ingepland en blijven deadlines haalbaar. 

3. Maak onderscheid tussen structureel werk en tijdelijke druk

Veel teams lopen vast omdat tijdelijke werkzaamheden structureel worden belegd. 

Concreet: 

• Scheid structurele taken van fase gebonden of tijdelijke werkzaamheden 
• Stel expliciet de vraag: “Willen we dit blijvend in het team beleggen?” 
• Organiseer tijdelijke inzet waar structurele belasting niet logisch is 

Voorbeeld:
Tijdens een drukke rapportageperiode kiest een projectteam ervoor om tijdelijke ondersteuning in te zetten voor datavoorbereiding. Het vaste team blijft zich richten op inhoud, analyse en besluitvorming, waardoor kwaliteit behouden blijft en de werkdruk beheersbaar blijft. 

4. Organiseer flexibiliteit vóórdat het nodig is

Flexibiliteit werkt alleen als het vooraf wordt ingericht, niet als noodgreep. 

Concreet: 

• Bepaal vooraf wanneer extra expertise wordt ingezet 
• Leg vast voor welke taken en voor welke periode 
• Maak afspraken over overdracht en borging 

Voorbeeld:
In Q1 wordt afgesproken dat bij het bereiken van een bepaalde projectfase tijdelijk extra project control-capaciteit wordt ingezet voor drie maanden. De inzet heeft een duidelijke scope en eindigt met een overdracht naar het vaste team. Hierdoor ontstaat geen ad-hoc paniek, maar gecontroleerde ondersteuning met behoud van kennis. Samen zorgen deze 4 stappen ervoor dat capaciteitsdruk zichtbaar, bespreekbaar en stuurbaar wordt. 

Hoe Ditio projectorganisaties ondersteunt in capaciteitsbeheersing 

In de praktijk kiezen veel projectorganisaties ervoor om hierbij ondersteuning te organiseren. Ditio is zo’n partner en ondersteunt projectorganisaties al jaren op het snijvlak van capaciteit, kennis en projectbeheersing. 

Concreet helpen wij door: 

• Capaciteitsrisico’s inzichtelijk te maken en te koppelen aan planning en risico’s 
• Kritieke rollen en piekmomenten samen met het projectteam te analyseren 
• Tijdelijke expertise gericht in te zetten waar het project dat nodig heeft 

Je kunt bij ons terecht voor ondersteuning op het gebied van: 

• Project Controls Management 
• Planning & Scheduling 
• Cost Control 
• Document- en Informatiemanagement 

Altijd met focus op: snelle inzet, duidelijke afbakening, overdracht en continuïteit. We nemen geen eigenaarschap over, maar versterken teams waar dat nodig is. 

Q1 bepaalt hoe voorspelbaar je projectjaar wordt.  

Capaciteitsrisico’s zijn geen verrassing. Ze zijn vaak alleen onbesproken. Wie ze in Q1 expliciet maakt, werkt de rest van het projectjaar met meer rust, voorspelbaarheid en tempo. Niet door harder te werken, maar door slimmer te organiseren.  

Wil je sparren over hoe dit er in jouw projecten uitziet? Dan gaan we graag het gesprek aan.