Waarom september hét moment is om je planning opnieuw te valideren

Je planning is gebaseerd op wat je toen wist 

Iedere planning wordt gemaakt met de informatie die op dat moment beschikbaar is. Je bepaalt activiteiten, doorlooptijden, afhankelijkheden en mijlpalen en maakt aannames over wat er de komende maanden gaat gebeuren. Maar hoeveel van die uitgangspunten kloppen nog? Misschien duurde een activiteit langer dan verwacht, werd een besluit uitgesteld of had een leverancier meer tijd nodig. Ook kan capaciteit die je voor het najaar had voorzien inmiddels niet meer beschikbaar zijn. 

Op zich geen reden om direct een nieuwe planning te maken. Wel een reden om jezelf één belangrijke vraag te stellen: stuur ik nog op een realistisch beeld van wat er voor ons ligt? 

Bijwerken of echt opnieuw kijken? 

Een activiteit is afgerond. Je voert de werkelijke datum in en past de voortgang aan. Daarmee is je planning weer actueel. Maar is hij daarmee ook nog realistisch? Dat is waar valideren begint. Je kijkt niet alleen naar wat er is gebeurd, maar vooral naar de gevolgen voor het vervolg. Schuift een volgende activiteit mee? Komt een afhankelijkheid onder druk te staan? Is er nog voldoende tijd om een mijlpaal te halen? 

Zo kijk je opnieuw naar de planning met de kennis die je nú hebt. Niet alleen om vast te leggen waar je staat, maar om te bepalen of het vervolg nog haalbaar is. 

Staat 100 procent ook echt voor gereed? 

Om te kunnen beoordelen of het vervolg nog haalbaar is, moet je eerst zeker weten dat de actuele voortgang klopt. Want wat betekent ‘gereed’ eigenlijk binnen jouw project? Een activiteit kan in de planning op 100 procent staan, terwijl een benodigde goedkeuring nog ontbreekt. Op papier is het werk klaar. In de praktijk kan de volgende activiteit nog steeds niet beginnen. Kijk daarom verder dan percentages en statussen. Is de benodigde informatie beschikbaar? Zijn besluiten genomen? Zijn overdrachten afgerond? Kan het vervolg daadwerkelijk starten? 

Want alleen dan geeft de voortgang in je planning een betrouwbaar beeld van waar je project werkelijk staat. 

Wat heeft de zomer ongemerkt verschoven? 

Als je weet waar het project nu werkelijk staat, is de volgende vraag: wat is er sinds de laatste goede check veranderd? Na de zomer is dat extra relevant. Juist in een periode met wisselende bezetting, vakanties bij leveranciers en soms tragere besluitvorming kunnen kleine verschuivingen zich opstapelen. Een review duurde een paar dagen langer, een besluit werd over de vakantie heen getild of een leverancier leverde een week later. Los van elkaar misschien geen reden tot zorg. Maar wat gebeurt er als je die verschuivingen bij elkaar optelt? 

Kijk daarom naar het gezamenlijke effect. Welke activiteiten zijn doorgeschoven? Welke afhankelijkheden zijn daardoor geraakt? En waar is de ruimte in de planning kleiner geworden zonder dat dit direct opvalt? 

Welke aannames neem je nog steeds voor waar aan? 

Of een mijlpaal haalbaar is, hangt niet alleen af van de voortgang tot nu toe. Minstens zo belangrijk zijn de aannames waarop je planning voor de komende maanden is gebaseerd. Een leverancier levert binnen zes weken. Een review duurt vijf werkdagen. Engineering is op tijd gereed. Een specialist is in oktober beschikbaar. Iedere planning bevat dit soort aannames. Maar hoeveel daarvan kloppen nog met wat je inmiddels weet? 

Weet je ondertussen dat een leverancier eerder acht dan zes weken nodig heeft? Dan moet die kennis iets doen met de planning van het werk dat nog moet komen. Anders reken je verder met een uitgangspunt waarvan je al weet dat het niet klopt. 

Kijk ook naar de oorzaak achter de afwijking 

Blijkt uit je validatie dat een mijlpaal onder druk staat? Dan wil je niet alleen weten dát de planning afwijkt, maar vooral waardoor. Stel dat engineering uitloopt omdat een belangrijk besluit nog niet is genomen. Daardoor schuift ook de inkoop op en komt uiteindelijk de uitvoering onder druk te staan. Extra capaciteit inzetten bij engineering heeft dan weinig zin. De echte blokkade zit bij het openstaande besluit. 

Door de oorzaak achter een afwijking te achterhalen, krijg je beter zicht op wat er nodig is om het project weer op koers te krijgen. 

Waar moet je echt bijsturen? 

Als je weet waar een afwijking vandaan komt, kun je bepalen of actie nodig is. Want niet iedere afwijking vraagt om bijsturing. Misschien is er voldoende ruimte in de planning om een vertraging op te vangen. Misschien kun je werkzaamheden anders organiseren. Maar dreigt een mijlpaal niet meer haalbaar te zijn, dan moet je keuzes maken. Welke actie nodig is, hangt af van de oorzaak. Moet een besluit worden versneld, capaciteit anders worden ingezet of moet de planning zelf worden aangepast? De kunst is om dat onderscheid vroeg genoeg te maken. 

Hoe zeker ben je van je planning voor Q4?  

Een planning kan na validatie nog steeds prima overeind staan. Maar misschien blijkt een mijlpaal minder zeker dan gedacht of vraagt een afwijking sneller om actie dan je vooraf dacht. Dat is precies waarom september zo’n logisch moment is om te valideren. Wat je nu signaleert, geeft je nog de mogelijkheid om gericht bij te sturen voordat de laatste maanden van het jaar echt gaan tellen. 

Onze Project Controls Professionals helpen organisaties om grip te krijgen en te houden op planning, voortgang, risico’s en wijzigingen. Zodat je niet pas ziet dat een project afwijkt wanneer de ruimte om bij te sturen verdwenen is. 

Nieuwsgierig? Lees dan meer over Planning & Scheduling bij Ditio.