Wat is een DMS?

Vaak is in organisaties met veel ongestructureerde informatie de kwaliteit van deze informatie juist van levensbelang. Ongestructureerde informatie leidt tot een situatie waarin informatie onvolledig of onvindbaar is, of bestaat uit dubbele of verouderde versies. Personeel is hierdoor veel tijd kwijt aan het bepalen of informatie betrouwbaar is. Dit leidt tot verlies aan tijd, efficiëntie, kwaliteit en een toename in veiligheidsrisico’s.  

Document management (of Document Control) is door de jaren heen een steeds belangrijker onderwerp geworden voor organisaties en draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van informatie door verdere digitalisering en automatisering van de bedrijfsvoering. Een Document Management System of DMS is software dat personeel helpt informatie adequaat op te slaan, te ontsluiten, beheren en archiveren. In dit artikel gaat Thomas in op wat een DMS is en hoe het kan worden ingezet.  

Wat is een Document Management System? 

Een DMS is een stuk software of een online platform dat ervoor zorgt dat documentatie ordelijk opgeslagen kan worden. Hierdoor kan snel de juiste informatie teruggevonden worden waardoor zoeken naar de laatste versies van documenten in je mailbox of (fysieke) archieven verleden tijd is. In de basis zorgt een DMS ervoor dat de juiste persoon, op het juiste tijdstip over de juiste informatie beschikt.  

Key features van een DMS  

Een DMS gaat veel verder dan slechts het digitaliseren en archiveren van informatie zoals men vaak denkt. Een DMS bevat aanvullende functionaliteiten als: 

• Dankzij real-time samenwerken en delen altijd de laatste versie van documentatie. 

• Het classificeren van documenten op basis van door de gebruiker gedefinieerde zoektermen. 
• Uitgebreid zoeken op verschillende manieren die verder gaan dan naam en datum.  
• Automatisch de juiste informatie/documentatie bij de juiste persoon door middel van workflows.  
• Beveiligingsopties, toegangsbeheer op persoon-of functie  om te voldoen aan kwaliteitskeurmerken zoals ISO-certificering maar ook aan AVG.  

Hoe selecteer ik een DMS wat het beste aansluit bij mijn organisatie? 

Het uitzoeken van een geschikt DMS kan een overweldigende taak zijn en is zeer afhankelijk van de eigenschappen/functionaliteiten die de organisatie nodig denkt te hebben. Desalniettemin is er voor elke organisatie een geschikte oplossing te vinden. De Ditio Business Consultants, gespecialiseerd in document- en informatiemanagement, gaan graag samen met u deze uitdaging aan om het voor u best geschikte DMS te selecteren (en implementeren) en zorgen zo, samen met u, voor een succesvolle beheersing van informatie en documentatie.   

Naast onafhankelijk DMS-advies bieden wij middels het Ditio DMS ook een systeem aan dat aansluit op bestaande SharePoint- en Office365 omgevingen. Het Ditio DMS is hiermee een uitstekende oplossing voor MKB’s die de volgende stap richting automatisering willen zetten door processen gecontroleerd, zichtbaar en veiliger te maken.