Een van de belangrijkste vereisten van goed document control is het gebruik van Metadata. Metadata kan gezien worden als de informatie over je informatie. Het zijn stukjes informatie die je koppelt aan bestaande data om deze makkelijker te vinden, interpreteren en beheren. Denk bijvoorbeeld aan projectnaam, laatste wijziging of de documentstatus. Hierdoor hoeft een werknemer niet de exacte titel van een document te kennen om deze terug te vinden!
Tijdens het generiek zoeken naar documentatie kun je bijvoorbeeld zoeken op basis van klantnaam waarbij je een groot aantal documenten te zien krijgt. Maar als je zoekt op basis van specifieke of unieke eigenschappen zoals apparaat nummer of ontvangstdatum, dan krijg je er maar een paar te zien, of in het beste geval slechts één. Een goed gebruik van metadata is essentieel voor gericht zoeken.
Enkele voorbeelden van Metadata zijn onder meer:
Bij Ditio leiden we junior document controllers op middels onze eigen Document Control training! Binnen deze training komen alle facetten van gedegen Document Control aan bod. Denk hierbij aan review processen, de lifecycle van documenten en het gebruik van Metadata. Interesse? Neem contact met ons op!
Aan de slag gaan binnen je organisatie met Metadata? Onze Business Consultants helpen graag bij het implementeren van een gebalanceerde, professionele document managementwijze die wordt gekenmerkt door pasbaarheid en draagvlak binnen de organisatie. Interesse? Neem contact met ons op.