Wat is Metadata en hoe pas je het toe?

Waar komt de term metadata vandaan?

Om een goed begrip te krijgen van metadata blikken we kort terug in de tijd. De term metadata is namelijk ontstaan in de wereld van informatiebeheer en informatica, waarschijnlijk rond de jaren ’60 of ’70, toen computersystemen steeds meer gegevens gingen verwerken. Er was in die tijd steeds meer behoefte aan het beter ordenen, beschrijven en beheren van data. In bibliotheken werd metadata bijvoorbeeld gebruikt om boeken te categoriseren (titel, auteur, publicatiejaar).

Metadata is overal om ons heen

Met de komst van digitale technologieën is metadata steeds belangrijker geworden, met name in databases en besturingssystemen. In moderne technologie is metadata overal om ons heen, van zoekmachines tot cloudopslag en documentmanagement-systemen. Het idee achter de naam is nog steeds hetzelfde: het biedt een extra laag aan context en betekenis om informatie bruikbaar en vooral vindbaar te maken.

Wat is metadata

Letterlijk betekent het woord “data over data.” Het is informatie die beschrijft wat een bestand, document of gegevensset inhoudt, zonder dat je de inhoud zelf hoeft te bekijken. Het biedt context en maakt het makkelijker om informatie te vinden, begrijpen en beheren. Denk aan metadata als een digitaal etiket of label dat vertelt wat erin zit en waar het voor dient.

Een voorbeeld van metadata

Stel je voor dat je werkt aan een project en een Excel-bestand hebt opgeslagen. Het bestand heet “budget.xlsx”. Op zichzelf zegt die bestandsnaam weinig over wat er in het document staat. Maar met metadata kun je dit bestand verrijken met extra informatie, zoals:

• Projectnaam: “Windpark Noordzee”
• Documenttype: “Financiële rapportage”
• Versie: “V1.3”
• Datum van laatste wijziging: “10 januari 2025”
• Auteur: “Bob de Ligt”
• Status: “Review”

Met deze metadata weet je in één oogopslag waar het bestand over gaat, voor welk project het is, en of je de laatste versie te pakken hebt. Andere voorbeelden zijn bijvoorbeeld discipline (projectmanagement, mechanisch, elektrisch etc.) en documentnummer.

De kracht van metadata in (project)organisaties

Metadata vertelt je dus wat een document is, voor wie het bedoeld is, waar het thuishoort in het project, en wat de status is. Met de juiste metadata zorg je voor:

• Sneller vinden van informatie: Nooit meer eindeloos bladeren of collega’s lastigvallen.
• Betere toegankelijkheid: Iedereen in het projectteam weet wat waar staat, zonder dubbel werk.
• Grip op versies en status: Zeker weten dat je met de juiste versie werkt.
• Efficiëntie en kwaliteit: Tijd besparen én fouten voorkomen.

Kortom, metadata is dus een hulpmiddel om te kunnen navigeren in grote hoeveelheden digitale informatie. Het voorkomt chaos én verspilling van tijd en geld. Zeker in projecten waarin honderden of zelfs duizenden documenten en bestanden worden gedeeld.

Metadata in systemen zoals SharePoint

SharePoint is ontworpen om teams te helpen samenwerken en grote hoeveelheden data overzichtelijk te houden. Metadata is daarbij een onmisbare schakel. Zo kun je met metadata krachtiger zoeken en informatie vanuit verschillende perspectieven benaderen zonder dat dit in verschillende mapjes hoeft te staan. Ook kun je de status van documenten eenvoudig bijhouden, workflows automatiseren en dynamische weergaves creëren. Denk aan automatische goedkeuringsprocessen en het filteren op alle documenten die nog in review zijn. Met metadata maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden van SharePoint en je organisatie naar een hoger niveau tillen.

Metadata en besluitvorming

Als het gaat om het verbeteren van de besluitvorming binnen projecten, speelt metadata een cruciale rol. Niet alleen maakt het informatie kwalitatiever en sneller toegankelijk, door metadata te combineren in overzichtelijke rapportages en visuele dashboards (bijvoorbeeld met Power BI) kun je risico’s en trends in projecten beter analyseren. In complexe projecten waar tijd, budget en resources vaak onder druk staan, maakt metadata vaak het verschil tussen een onderbouwde beslissing of een gok. De basis dus voor data gedreven werken.

Wie begeleidt het gebruik van metadata in een organisatie?

Wanneer je met metadata wilt gaan werken is het belangrijk dit goed te begeleiden. Wie hiervoor de aangewezen persoon is, hangt natuurlijk af van de structuur binnen een organisatie en/of team. Maar meestal is de Document Controller de ideale persoon om het werken met metadata te begeleiden. Deze is namelijk al verantwoordelijk voor het documentbeheer, heeft inzicht in processen en kan consistentie bewaken. Maar ook een Information Manager of Project Controller kan een sleutelrol spelen in het werken met metadata. Als het gaat om de technische kant schakel je vaak een IT-afdeling of -partner in. Maar er zijn ook bedrijven, zoals Ditio, die zowel inhoudelijke, procesmatige als IT-kennis in huis hebben. Hiermee bereik je dus een ‘holistische’ benadering.

Hoe begin je?

Wil je beginnen met het werken met metadata? Neem dan vooral de tijd voor het opzetten van een solide metadatastructuur. Doe het in stappen, zorg voor draagvlak en wees consistent. Alleen zo ga je grip krijgen en echt tijd besparen. Schakel eventueel een partner in die je hierbij helpt. Zo hoef je het wiel zelf niet uit te vinden en profiteer je van ervaringen die op zijn gedaan in andere organisaties.

Valkuilen uit de praktijk

Bij Ditio helpen wij veel organisaties bij het professionaliseren van hun document management en het invoeren en automatiseren van metadata. Vaak hebben zij eerst zelf geprobeerd metadata in te voeren, maar bleek dit toch lastiger te zijn dan ze dachten. Deze 7 valkuilen komen wij in de praktijk veel tegen en wil jij voorkomen:

1.     Geen duidelijke strategie of structuur

Veel organisaties beginnen met het toepassen van metadata zonder een plan. Dit leidt tot inconsistente velden en structuren, waardoor het systeem al snel onoverzichtelijk wordt.

Tip:
Bepaal vooraf welke metadata echt nodig is. Hou het simpel en schaal later op.

2. Te veel (of te weinig) metadata

Sommige organisaties gaan overboord door elk detail als metadata op te nemen. Dit maakt het systeem traag en ingewikkeld. Aan de andere kant kan te weinig metadata de bruikbaarheid beperken.

Tip:
Vind de balans. Begin met 4-6 velden die echt waarde toevoegen en breid uit naarmate het gebruik groeit.

3. Geen betrokkenheid van gebruikers

Als teams niet begrijpen waarom metadata belangrijk is, zullen ze het niet correct of consistent toepassen.

Tip:
Betrek de eindgebruikers vanaf het begin, leg de voordelen uit, en zorg voor training. Maak duidelijk hoe het hen tijd en frustratie bespaart.

4. Gebrek aan standaardisatie

Wanneer er geen standaard afspraken zijn over metadata-waarden (bijvoorbeeld inconsistent gebruik van termen zoals “Concept” vs. “Draft”), ontstaan er fouten en chaos.

Tip:
Stel een duidelijke lijst op met vooraf gedefinieerde waarden en velden (bijvoorbeeld met een drop down menu). Automatiseer waar mogelijk om fouten te minimaliseren.

5. Metadata niet onderhouden

Metadata werkt alleen als het consistent en up-to-date blijft. Als niemand verantwoordelijk is voor beheer, vervalt het systeem snel in onbruik.

Tip:
Wijs een verantwoordelijke aan (bijvoorbeeld de document controller) en voer regelmatig controles uit om de kwaliteit van metadata te waarborgen.

6. Geen aansluiting op de systemen en processen

Metadata wordt soms los van bestaande workflows en systemen ingevoerd, waardoor het niet wordt geïntegreerd in het dagelijkse werk.

Tip:
Zorg dat metadata naadloos aansluit op tools zoals SharePoint, Aconex of andere platforms die je al gebruikt. Automatiseer processen zoals versiebeheer en goedkeuringen. Laat een partner zoals Ditio je hierbij helpen.

7. Onvoldoende aandacht voor gebruiksvriendelijkheid

Als het invoeren van metadata te omslachtig is, zullen gebruikers het vermijden of er onzorgvuldig mee omgaan.

Tip:
Maak het invoeren van metadata zo intuïtief mogelijk. Automatiseer waar het kan, zoals het automatisch invullen van projectnamen of datums.

Profiteer van de voordelen van metadata

Kortom, door aandacht te besteden aan strategie, standaardisatie, gebruikersbetrokkenheid en beheer kun je veelvoorkomende fouten vermijden en optimaal profiteren van de voordelen van metadata. Natuurlijk is het ook een goed plan om eens met een partner zoals Ditio te praten en te zien wat wij voor je kunnen betekenen. Of je nu net start met metadata of de volgende stap wilt nemen in het verder automatiseren van je processen en/of het werken met data; wij staan voor je klaar!