Onze Solutions consultants Gerben en Iris hebben de afgelopen tijd gewerkt aan een mooie opdracht voor het bedrijf Pro6com. De huidige Dropbox oplossing van het bedrijf voldeed niet meer aan de wensen en eisen voor het organiseren en beheren van projectinformatie. Zoals bij veel bedrijven signaleerde men een wildgroei aan mappen en documenten en was het tijd voor actie. Ditio Solutions hielp met het bedenken en realiseren van een nieuwe oplossing in het veelzijdige Microsoft Teams.
Consultants voor de chemische industrie
Voor veel bedrijven in de chemische industrie is het een hele uitdaging te blijven voldoen aan de laatste veiligheidsnormen en met minder energie en grondstoffen een beter resultaat te halen. Pro6com helpt deze bedrijven om innovaties te realiseren en voor een veiligere en groenere wereld te gaan. Met een team aan consultants werkt Pro6com vanuit Vlaardingen aan hun missie plants in de chemische industrie veiliger en efficiënter te maken.
Wildgroei in mappen en documenten
Bij het leiden van projecten als de verbetering van veiligheid of het optimaliseren van processen, komen als vanzelf veel documenten kijken. Van risicomatrixen tot volledig uitgeschreven processen en documentatie van externen; alles moet goed worden gedocumenteerd.
In het geval van Pro6com werd hiervoor gebruik gemaakt van de cloudoplossing Dropbox. Een eenvoudig en toegankelijke storage oplossing. In de praktijk liep het team echter steeds meer tegen bepaalde zaken aan: zo kon iedereen bijvoorbeeld zelf mappen en documenten aanmaken. Hierdoor ontstonden er veel verschillende mappen met daaronder weer diverse sub mappen etc. Op een gegeven moment niet erg overzichtelijk meer. Ook ontstonden er regelmatig duplicaten van documenten doordat de synchronisatie van Dropbox niet altijd even soepel liep. Kortom geen ideale situatie voor een bedrijf zoals Pro6com waar project documentatie zo’n belangrijke rol speelt.
Van Dropbox naar Microsoft Teams
Omdat het bedrijf Ditio al een keer bij een partner aan het werk had gezien, werden wij ingeschakeld om eens mee te kijken en een voorstel te doen voor een oplossing. De licentie van Dropbox liep af dus een perfect moment om de project documentatie én algemene/afdelingsspecifieke documentatie binnen het bedrijf voor nu en de toekomst goed te organiseren.
Tijdens het oriënterende gesprek bleek dat er al een Microsoft 365 licentie aanwezig was maar dat deze nog niet werd gebruikt. Hét moment dus om deze in te gaan zetten en voor de project documentatie de MS Teams oplossing te gaan inrichten.
Apart kanaal per project
Het doel was de Teams omgeving van Pro6com zo op te zetten dat de consultants eenvoudig een actueel overzicht hebben van de documenten per klant en project. En dit ook voor de toekomst te borgen.
Hiervoor hebben Solutions Consultants Gerben en Iris binnen de Teams omgeving per klant van Pro6com een team aangemaakt en binnen het team voor ieder project bij die klant een kanaal. Aan deze kanalen ofwel projecten zijn vervolgens alleen de daadwerkelijk betrokken personen gekoppeld. Op deze manier blijft het geheel overzichtelijk en hebben personen alleen toegang tot de voor hen relevante informatie.
Ook voor de verschillende afdelingen binnen Pro6com zijn afzonderlijke Teams en kanalen ingesteld zodat ook intern de juiste documentatie beschikbaar is voor de juiste personen.
Vlnr: Gerben (Ditio), Enrico & Remco (beide Pro6com) en Iris (Ditio)
Beheer en standaardisatie
Om nieuwe wildgroei te voorkomen zijn zogenaamde admins aangesteld. Nieuwe teams en kanalen kunnen alleen aangemaakt worden door één van de beheerders. Ook is de beveiliging van bepaalde informatie aangescherpt met behulp van een rechtenstructuur voor leden en eventueel gasten. Tenslotte wordt er momenteel gewerkt aan diverse templates om processen die vaak voorkomen te standaardiseren.
Digitale werkplek
Maar het werken met MS Teams gaat verder dan alleen (project) documentatie. Het biedt als het ware een complete digitale werkplek. Binnen de kanalen kunnen collega’s met elkaar en/of met externen chatten, videobellen en online vergaderen. Maar ook notities bijhouden, taken inplannen en nog veel meer. Alle informatie over een project of afdeling op 1 plek dus en een verdere professionalisering van de processen en communicatie binnen Pro6com.
Data migratie
Met het aflopen van de Dropbox licentie was het natuurlijk wel van belang alle bestaande documentatie goed te borgen en over te zetten naar MS Teams. Aangezien de wens bestond dit zelf te doen, heeft Ditio het bedrijf voorzien van een gebruiksvriendelijk migratietool. Hiermee heeft Pro6com de juiste, door hen zelf opgeschoonde, data succesvol weten te migreren naar MS Teams.
Training voor beheerders
Ter afronding van het project hebben Gerben en Iris nog een laatste training gegeven aan de beheerders ofwel admins. Hierin is vooral ingegaan op de ins en outs van het opstellen van een project omgeving binnen Teams en was er alle ruimte om de punten/vragen te bespreken waar in de praktijk nog tegenaan gelopen werd.
Wij bedanken Pro6com voor de fijne samenwerking tijdens dit project en wensen hen veel succes met het realiseren van hun projecten met behulp van MS Teams!
Ook overstappen naar Teams?
Is jouw organisatie ook toe aan een nieuwe storage of project documentatie oplossing? En wil je meer weten over de mogelijkheden via Teams of andere Microsoft oplossingen, neem dan gerust vrijblijvend contact op! Mail me via bob.de.ligt@ditio.nl of klik op de button.
