Aanpassing van het TAQA-eigendom

Doel van het project

Het einddoel van dit project is het bijdragen aan de Nederlandse klimaatdoelstellingen als onderdeel van de wereldwijde energietransitie.

Ditio’s Expertise

Als Ditio Document Controller spelen wij een essentiële rol in het beheer van ingenieurs- en leveranciersdocumentatie. Ons werk begint met het registreren van alle documenten in het Document Management Systeem (DMS) en het Master Document Register (MDR), om zo te zorgen voor een gestructureerde en toegankelijke documentatiebasis.

Vervolgens zorgen wij ervoor dat deze documenten worden gedistribueerd naar de relevante partijen, zodat iedereen de benodigde informatie krijgt voor hun werkzaamheden. Daarnaast beheren wij continu de documentatie, waarbij wij ervoor zorgen dat documenten up-to-date blijven en de status ervan wordt gevolgd en getraceerd in het MDR.

Daarnaast creëren wij statusdashboards om een duidelijk overzicht te bieden van de documentatiestatus en ondersteunen wij bij het opstellen van rapportages over leveranciersdocumentatie. Als centraal aanspreekpunt voor documentatievragen bieden wij ondersteuning en zorgen wij voor duidelijke communicatie tussen alle betrokkenen.

Tevens evalueren wij bestaande documentbeheerprocessen en zoeken wij naar mogelijkheden voor verbetering. Dit omvat ook de samenwerking met Ditio Solution om een nieuw Document Management Systeem te evalueren en te implementeren. Ons doel is om documentbeheerprocessen te stroomlijnen en de kosten te reduceren.

Kortom, als document controller spelen wij een cruciale rol in het efficiënt beheren van documentatie binnen het project, waarbij wij bijdragen aan een soepele en effectieve afhandeling van alle documentatieprocessen.

Uitdaging en oplossing

Een van de uitdagingen in dit project is het beheren van documentatie die afkomstig is van drie verschillende bronnen, elk met hun eigen nummeringssysteem en revisiebeheer. Hierdoor ontstaan er verwarringen en inconsistenties wanneer de documenten moeten samenkomen in het project, wat de voortgang van het project belemmert en het risico op fouten vergroot.

Wij hebben besloten om deze uitdaging frontaal aan te pakken. Er zijn vergaderingen georganiseerd met alle betrokken partijen, waaronder de klant, de opdrachtgever en het ingenieursbureau. Na veel overleg en discussie hebben wij een uniforme aanpak gevonden. We hebben gezamenlijke richtlijnen opgesteld om ervoor te zorgen dat revisies consistent worden beheerd en geregistreerd, ongeacht de partij die het document heeft opgesteld.

Met de nieuwe richtlijnen hebben wij een Master Document Register (MDR) ontwikkeld. Dit register dient als de centrale hub voor alle documentinformatie. Het MDR is opgezet met een structuur die ruimte biedt voor de documentnummers van alle drie de betrokken partijen, evenals hun revisie-informatie. Hierdoor kunnen wij duidelijk aangeven welk document bij welk systeem hoort en hoe revisies moeten worden gevolgd.

De Ditio document controller speelt een cruciale rol in dit proces. Deze persoon wordt verantwoordelijk voor het onderhouden van het MDR, het controleren van de document statussen en het garanderen van de consistentie in nummering en revisies. De Ditio document controller zorgt ervoor dat elke wijziging in de documentstatus correct wordt geregistreerd en dat alle betrokken partijen op de hoogte blijven van de laatste informatie.

Resultaten

Het resultaat van deze aanpak is dat het documentbeheerproces soepel verloopt. Documentnummers en revisies worden nu systematisch beheerd en gecontroleerd, waardoor verwarring en fouten tot een minimum worden beperkt.

Wat hebben wij geleerd van dit project?

Een belangrijke les die we hebben geleerd in dit project is dat het essentieel is om vanaf het begin duidelijkheid te krijgen over de documentbeheervereisten van alle betrokken partijen. Door vroegtijdige afstemming te hebben, kunnen verwarring en conflicten later in het proces worden voorkomen.