Document Management in SharePoint bij GMB

Doel van het project 

Ditio is gevraagd het document management-proces van GMB te optimaliseren en beter beheersbaarder te maken. Om dit te realiseren hebben we het project opgedeeld in 3 fases:

1. Onderzoek huidige proces en ophalen wensen/eisen gebruikers
2. Systeem vergelijking en advies
3. Implementatie

Ditio’s Expertise 

In ieder fase van het project hebben wij een ander facet van onze document management expertise kunnen inzetten:

Fase 1: onderzoek huidige proces en ophalen wensen/eisen gebruikers

Om het huidige proces in kaart te brengen organiseerden we verschillende sessies met de gebruikers. De resultaten van deze sessies verwerkten we in een processtroomdiagram en hebben we geanalyseerd. Op basis hiervan hebben we de eerste aanbevelingen gedaan voor verbetering.

Daarnaast inventariseerden we bij de gebruikers wat hun wensen waren voor een document-management-systeem. Deze wensen hebben we een weging gegeven met de MoSCoW methode (Must, Should, Could, Won’t Have). Op basis van de scores hebben we de belangrijkste requirements opgesteld voor fase 2.

Fase 2: systeem vergelijking en advies

Met de input uit het onderzoek en de wensen en eisen van de gebruikers zijn we systemen uit de markt gaan vergelijken. Systemen waar we vanuit Ditio in veel gevallen zelf ook mee in aanraking zijn geweest. Voor GMB maakten we een selectie van 3 oplossingen die we tegen elkaar uit hebben gezet op basis van functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en kosten.

Op basis van ons advies is uiteindelijk gekozen voor het verbeteren en automatiseren van de huidige SharePoint omgeving van GMB.

Fase 3: implementatie

Voor het implementeren van de verbeteringen en automatiseringen maakten we gebruik van verschillende producten binnen het Microsoft 365 platform plus een aantal externe tools. Allereerst hebben we de projectsites van GMB gestandaardiseerd om een eenduidige manier van werken te realiseren. Dit heeft de basis gelegd voor de volgende stap: het automatiseren van bepaalde taken en processen met Power Automate. Met behulp van Encodian producten hebben we de automatiseringen over heel SharePoint beschikbaar kunnen maken.

Dit alles heeft ervoor gezorgd dat er een betere structuur in het beheer van documenten is gekomen en er beter overzicht is in waar documenten zijn, wat de status is en met wie ze zijn gedeeld.

Uitdagingen en oplossingen 

De grootste uitdaging in dit project zat hem in de implementatie. Om tot de standaard te komen die we nu hebben neergezet, hebben we veel overwegingen moeten maken. Elke gebruiker wil namelijk net weer andere dingen zien en kunnen doen. En hoewel dit deels nog steeds mogelijk is, hebben we met de standaardinrichting een goede basis gelegd.

Een andere uitdaging tijdens de implementatie was het opzetten van de automatiseringen. Dit was erg complex, vanwege de verschillende vertakkingen die in het proces zitten en de mogelijkheid om externe gebruikers hier ook gebruik van moeten maken, een goede uitwerking aan de voorkant was daarom van groot belang.

Resultaten 

Met de door Ditio aangepaste SharePoint omgeving en automatiseringen kan GMB haar documenten nu op een betere manier organiseren en beheren. Waar eerst veel via de mail en handmatig gedaan werd, gaat dat nu centraal via SharePoint. Zo wordt automatisch bijgehouden naar wie een document is verstuurd of wie een document heeft goedgekeurd.

We hebben nog meer verbeteringen op de planning staan, maar met deze basis hebben we de grootste en belangrijkste slag al kunnen slaan.

Wat hebben wij geleerd bij dit project?

We hebben vooral weer geleerd dat haastige spoed zelden goed is. Hoe simpel een automatisering in het begin ook lijkt, de uitwerking hiervan leidt in sommige gevallen tot complexere oplossingen. Deze hebben tijd nodig om goed uit te werken. Het is belangrijk alle mogelijke scenario’s goed door te lopen en geen zaken over het hoofd zien waardoor later problemen kunnen ontstaan. Kwaliteit boven snelheid dus!