Traineeship Document Information Management binnenkort van start

Eind november gaat voor de eerste keer het traineeship Document Information Management (DIM) van start. We vroegen Kaz Baay, Manager DIM, ons wat meer te vertellen over de aanleiding voor dit programma en wat het precies inhoudt.

Waarom organiseert Ditio een traineeship Document Information Management?

Kaz: ‘Door de veranderende arbeidsmarkt merkten we dat de werving van document controllers steeds lastiger is geworden. Er zijn met name seniors op de markt die al aan het werk zijn én waar al veel vraag naar is. Daarbij bestaat er eigenlijk geen opleiding voor dit vak; er komt dus niet automatisch ieder jaar een nieuwe lichting starters op de markt. Vandaar dat we hebben besloten het heft in eigen handen te nemen en een traineeship hebben ontwikkeld. Het mooie aan ons traineeship is dat we niet alleen starters maar ook zij-instromers een mogelijkheid geven het vak te leren.’

Hoeveel deelnemers heeft het programma en hoe is het opgebouwd?

‘Er gaan 5 trainees starten: 3 nieuwe mensen en 2 Ditiosi. Het programma is een echt traineeship en bestaat uit een opleiding en stageperiode. Na een jaar zijn ze klaar voor hun eerste ‘echte’ opdracht.’

Hoe ziet de interne opleiding eruit?

‘De interne opleiding duurt drie weken waarbij de deelnemers 4 dagen per week in de ‘schoolbanken’ zitten. Onze eigen Ditiosi staan te trappelen om hun kennis te delen en de deelnemers klaar te stomen voor ons mooie vak. Zo laten we ze kennis maken met de projectwereld in het algemeen en in het bijzonder natuurlijk het vakgebied DIM. Hierbij gaan we direct praktijkgericht te werk. Waar mogelijk wordt de theorie verwerkt in opdrachten, rollenspellen en simulaties. Ook leren ze de ins en outs van tools zoals Teams en Excel.’

Wat kunnen de deelnemers verwachten van de stageperiode?

‘Na de interne opleiding volgt de stage die ongeveer een jaar duurt. Tijdens deze periode gaan ze alvast vlieguren maken. Ze draaien dan mee in een DIM team bij een van onze opdrachtgevers en worden begeleid door een Senior Document Controller vanuit Ditio. Alle ruimte dus nog om mee te kijken en vragen te stellen. Ook bouwen ze op deze manier al een CV op.’

Hoe ziet de laatste fase, de opdracht, eruit?

‘In deze fase gaan de deelnemers aan het werk bij een van onze opdrachtgevers. Wat ze geleerd hebben, brengen ze vanaf dan ook echt in de praktijk. Op de achtergrond worden ze natuurlijk nog begeleid door Ditio. Maar dit is wel het moment dat ze als junior DIM professional worden ingezet bij een bedrijf. Uiteraard houden we hierbij ook rekening met iemands achtergrond en wat voor type opdracht en opdrachtgever passend is.’  

Wat maakt het Ditio DIM traineeship uniek?

‘Een DMS (Document Management Systeem) is de belangrijkste tool voor een Document Controller. Wij hebben de luxe over een eigen DMS te beschikken. Dit DMS kunnen we zo inrichten dat er voor de deelnemers een test omgeving is waar we een project in al zijn . Denk aan het registreren en distribueren van documenten. Maar we laten ze ook zien hoe de werkzaamheden verderop in het proces eruitzien, denk aan het reviewen/nakijken van documenten. Zo kijken ze verder dan hun eigen rol en krijgen ze inzicht in het complete proces.’

Wat kunnen de deelnemers na het programma verwachten?

‘Na het programma worden de deelnemers bij onze opdrachtgevers ingezet als volwaardig Junior Document Controllers. Uiteraard blijven we nauw in contact met ze voor het delen van kennis en het monitoren van hun ontwikkeling. We voeren diverse gesprekken in het veld en hebben ook zogenaamde Groei & Geluk gesprekken op kantoor. Zo kunnen we ze tussentijds ondersteuning bieden mocht dat nodig zijn of juist meer uitdagen. Het is voor ons enorm belangrijk dat iemand lekker in zijn vel zit, want dat straalt ook af op onze klanten!’

Het eerste traineeship Document Information Management start vanaf maandag 28 november. Namens het hele Ditio team wensen we alle deelnemers enorm veel succes de komende tijd!