Microsoft Teams als intranet? Viva Connections maakt het mogelijk!
Het gebruik van Microsoft Teams als moderne werkplek is de afgelopen jaren enorm gegroeid. De toepassing is inmiddels bij veel organisaties de centrale plek geworden voor het digitaal samenwerken en uitwisselen van informatie. Naast Teams is er vaak ook nog een los bedrijfsintranet. Hierdoor bestaan er dus eigenlijk twee belangrijke interne communicatiekanalen naast elkaar. Dit brengt diverse nadelen met zich mee. Gelukkig biedt het Microsoft platform nu mogelijkheden om één digitale community te creëren binnen de vertrouwde Teams omgeving. Een feature die we natuurlijk ook direct zelf hebben uitgeprobeerd!
Teams versus intranet
Voordat we in de technische details treden, zetten we eerst nog eens de verschillen tussen Teams en een bedrijfsintranet op een rij:
Microsoft Teams
De Microsoft app Teams is een communicatie- en samenwerkingsplatform voor je medewerkers. Denk aan videogesprekken- en vergaderingen, chatten, bestandsopslag, samenwerken aan documenten, integratie van applicaties en meer. Een moderne digitale werkplek in Microsoft 365 dus. Ideaal voor organisaties die hybride willen werken.
Bedrijfsintranet
Een intranet is een digitaal communicatiekanaal voor bedrijfsnieuws- en informatie in de vorm van artikelen en blogs. Maar ook een plek voor het delen van de missie, visie en waarden van het bedrijf om de betrokkenheid van medewerkers en de bedrijfscultuur te versterken. Vaak een op zichzelf staande portal of één centrale of meerdere (teamgerichte) SharePoint sites.
Waarom integreren?
Teams is voor veel medewerkers de centrale digitale plek van waaruit ze werken. Naast email (Outlook) en eventuele bedrijfssoftware is het bedrijfsintranet nog een extra los kanaal dat apart benaderd moet worden. Uiteraard kun je dit oplossen door vanuit Teams een link op te nemen naar de externe portal of de eigen SharePoint site(s). Maar zou het niet beter zijn wanneer medewerkers de Teams omgeving niet hoeven te verlaten om naar het bedrijfsintranet te gaan? Gewoon in hun Teams omgeving het bedrijfsintranet kunnen bekijken en dus niet uit hun workflow gehaald worden? Ook Microsoft ziet hiervan de voordelen. Met Viva Connections maakt het bedrijf het mogelijk om de Teams omgeving ook in te zetten als bedrijfsintranet. Een mooie stap wat ons betreft!
Wat is Viva Connections en hoe werkt het?
Allereerst is het goed om te weten dat Viva Connections standaard is inbegrepen bij een Microsoft 365 abonnement voor ondernemingen. Het maakt onderdeel uit van het nieuwe Microsoft Viva Platform en werkt nauw samen met SharePoint. De basis van het ‘nieuwe’ intranet in Teams is dus nog steeds SharePoint. Er is nu alleen een bruikbare interface gecreëerd om het bedrijfsintranet ook daadwerkelijk in Teams te kunnen gebruiken. Met de juiste inrichting en goed onderhoud ontstaat hierdoor een dynamische plek voor het delen van zowel statische als interactieve informatie.
Volgens Microsoft is Viva Connections ‘your gateway for a modern employee experience to keep everyone engaged and informed’ en zorgt de toepassing ervoor dat je met Microsoft ook steeds meer team- en kanaal overschrijdend kunt werken. Ook zorgt de ‘branded App experience’ voor een optimale bedrijfsbeleving voor je medewerkers. Daarnaast zijn er aanwijzingen dat Outlook wellicht ook geïntegreerd gaat worden in Teams. Deze ontwikkeling past in het plaatje dat Microsoft schetst van de ‘modern employee experience’, dus het zal ons niet verbazen!
Ditio intranet in Teams
Uiteraard stonden wij te springen om deze nieuwe tool uit te gaan proberen. Met de bestaande en vertrouwde Microsoft apps hebben wij een centrale branded Ditio hub gecreëerd waar onze Ditiosi terecht kunnen voor alle belangrijke informatie. Omdat je veel verschillende Microsoft web parts toe kunt voegen aan een pagina, kun je als organisatie helemaal zelf bepalen hoe het intranet eruit komt te zien.
Indeling
Na overleg met verschillende afdelingen hebben wij uiteindelijk besloten om ons intranet in te richten met o.a. de volgende onderdelen:
- Menubalk; links naar belangrijke pagina’s
- Smoelenboek; overzicht van alle medewerkers inclusief contactinformatie
- Afdelingen; pagina’s met afdelingsspecifieke informatie
- Nieuws; overzicht van het laatste bedrijfsnieuws
- Links; naar belangrijke documenten zoals de personeelsgids en templates en naar bijvoorbeeld tools als de urenregistratie
- Groepskalenders; met aankomende evenementen en met verjaardagen en jubilea
- Fotoalbums; van bedrijfsuitjes, informatiebijeenkomsten etc.
- Apps; bijvoorbeeld het boeken van een kantoorplek en het aanmelden voor events
- Chats; per team of afdeling
In de praktijk
Nadat Viva Connections eenmaal was opgezet in de SharePoint omgeving, is de app beschikbaar gemaakt in Teams. Vervolgens is het intranet vastgezet als eerste app in de linker menu balk. Alle Ditiosi hebben zo bij het opstarten van Teams direct toegang tot het intranet en krijgen gelijk het laatste nieuws te zien. Zo beginnen ze de dag meteen up-to-date en hoeven ze niet te zoeken naar informatie.
Mobiele versie
Omdat niet iedereen altijd op zijn werkplek of achter een laptop zit, hebben wij ook een mobiele versie beschikbaar gesteld. Een compactere versie dan de desktopversie, maar met grotendeels dezelfde functionaliteiten. Zo kunnen onze collega’s waar ze ook zijn altijd bij alle belangrijke informatie.
Beheer als succesfactor
Uiteraard valt en staat ook het succes van een intranet in Teams met een goed beheer. Wanneer de omgeving niet up-to-date is, zal het project gedoemd zijn om te mislukken. Het is dus belangrijk om al tijdens de ontwikkeling goede afspraken te maken hoe en door wie het Teams intranet bijgehouden wordt, wat voor content er geplaatst gaat worden etc. Vaak zal dit een marketing en/of communicatieafdeling zijn.
Ons oordeel over Viva Connections
Bij Ditio zijn we enthousiast over deze nieuwe applicatie van Microsoft. Een Teams intranet met Viva Connections bevelen wij dus zeker aan bij onze klanten. Sterker nog, we zijn de eerste intranet Teams omgevingen al aan het opleveren. Uiteraard helemaal volgens de behoeften en wensen van de betreffende organisaties.