Waarom document- en informatiemanagement cruciaal is voor een betrouwbare planning
In het artikel “Waarom een planning meer nodig heeft dan MS Project” lieten we zien waarom tooling alleen onvoldoende is om grip te houden op de voortgang van projecten. Visualisatie, eigenaarschap en kennis maken het verschil tussen een planning die klopt en een planning die stuurt.
Maar er ontbreekt nog één cruciale schakel.
Zonder goed ingericht document- en informatiemanagement verliest zelfs de beste planning zijn fundament. Want plannen zonder geborgde informatie is sturen op een geheugen dat voortdurend verandert.
Een planning is zo betrouwbaar als de informatie eronder
Elke projectplanning is gebaseerd op aannames. Over scope, volgorde, afhankelijkheden, oplevermomenten en verantwoordelijkheden. Zolang die aannames actueel zijn, werkt de planning. Maar projecten bewegen. Besluiten worden aangepast, documenten wijzigen en risico’s verschuiven.
Wanneer deze veranderingen niet eenduidig worden vastgelegd, raakt de planning los van de werkelijkheid. Niet omdat de planning verkeerd is opgesteld, maar omdat de informatie waarop zij is gebaseerd niet meer klopt.
Waar het in de praktijk misgaat
In veel projectorganisaties wordt documentatie nog gezien als een noodzakelijke administratie. Documenten worden opgeslagen, maar nauwelijks actief gebruikt in de sturing van het project. Dat leidt tot onduidelijkheid en vertraging.
Herkenbare signalen zijn:
- Meerdere versies van documenten in omloop
- Besluiten die niet eenduidig zijn vastgelegd
- Onduidelijkheid over welke informatie leidend is
Op dat moment wordt herplannen geen beheersmaatregel, maar een discussie.
DIM als schakel tussen planning en realiteit
Goed document- en informatiemanagement zorgt ervoor dat de planning altijd te herleiden is naar actuele en gevalideerde informatie. Het maakt inzichtelijk waarom iets zo is gepland en wat de impact is wanneer omstandigheden veranderen.
Daarmee ondersteunt DIM direct de werking van de planning:
- Wijzigingen in scope of ontwerp zijn traceerbaar
- Afhankelijkheden zijn onderbouwd met actuele documenten
- Besluitvorming wordt transparant en herhaalbaar
De planning wordt daarmee geen losstaand schema, maar een afspiegeling van de projectrealiteit.
Kennis borgen voorkomt planningsverlies
Projecten veranderen niet alleen inhoudelijk, maar ook organisatorisch. Mensen wisselen van rol, tijdelijke krachten worden ingezet en expertise stroomt uit. Zonder goede informatieborging verdwijnt cruciale kennis vaak ongemerkt.
Dit zie je terug in:
- Planningen die opnieuw moeten worden toegelicht
- Aannames die ter discussie komen te staan
- Vertraging door ontbrekende context
DIM zorgt ervoor dat kennis niet in hoofden blijft zitten, maar beschikbaar blijft voor het hele projectteam.
Van documentopslag naar sturingsinformatie
Document- en informatiemanagement is meer dan archiveren. Het is een stuurinstrument. Mits goed ingericht, geeft DIM inzicht in wat vastligt, wat wijzigt en wat risico’s oplevert voor de planning.
Wanneer documenten, besluiten en uitgangspunten logisch zijn gestructureerd en gekoppeld aan de planning, ontstaat rust in de projectsturing. Bijsturen gebeurt eerder, onderbouwd en met minder discussie.
Planning en DIM versterken elkaar
Zoals beschreven in “Waarom een planning meer nodig heeft dan MS Project” , vraagt grip op planning om meer dan een tool. Dit artikel laat zien dat grip op planning óók vraagt om grip op informatie.
Een planning zonder goed informatiemanagement verliest voorspelbaarheid.
Goed informatiemanagement zonder actieve planning mist richting.
Pas wanneer beide disciplines samenkomen, ontstaat een projectorganisatie die vooruitkijkt in plaats van achteraf corrigeert.
Herken je dat planningen steeds opnieuw ter discussie staan zodra informatie wijzigt?
Dan is het vaak niet de planning die tekortschiet, maar de manier waarop informatie wordt vastgelegd en gebruikt.
Bekijk hoe document- en informatiemanagement kan bijdragen aan meer voorspelbare projecten. Of neem vandaag nog contact met ons op en we helpen je graag om grip te krijgen op jouw projecten.