Document Control

Kaz Baay

Senior Business Consultant

Vraagstukken

Ongestructureerde en onvolledige informatie die leidt tot verlies aan tijd, efficiëntie en kwaliteit.

In organisaties met veel ongestructureerde informatie is de kwaliteit van deze informatie juist van levensbelang. Vaak ontbreekt echter de kennis hoe deze informatie en dus documenten adequaat op te slaan, te ontsluiten beheren en archiveren. Zo ontstaat een situatie waarin informatie meestal onvolledig of onvindbaar is, of juist bestaat uit dubbele of verouderde versies. Personeel is hierdoor veel tijd kwijt aan het bepalen of informatie betrouwbaar is. Dit leidt tot verlies aan tijd, efficiëntie, kwaliteit en een toename in veiligheidsrisico’s.

Document control of document management is door de jaren heen een steeds belangrijker onderwerp geworden voor organisaties. Compliance, ISO-certificering en (fabrieks)onderhoud of het beheersen van de documenten tijdens de uitvoering van een project zijn belangrijke redenen om aan de slag te gaan met Document Control.

On-site en remote Document Control oplossingen.

Of het nu gaat om een zaak-, project-, of inkooporder gedreven Document Control oplossing (of welke andere variant dan ook) door de juiste classificaties (Metadata) aan te brengen is het mogelijk documentatie in elke dwarsdoorsnede te groeperen. Werkproces-management en versie/status control maakt het mogelijk te garanderen dat iedereen binnen uw organisatie over de juiste, laatste, documentatie en informatie beschikt op het juiste moment. Acces control zorgt ervoor dar slechts geautoriseerde personen toegang hebben tot (bepaalde) documentatie en/of veranderingen kunnen aanbrengen. Voor documentbeheeroplossingen, het naar een hoger niveau tillen of grip krijgen op documentatie en informatie heeft Ditio het Document Management Architecture (DMA) concept ontwikkeld.

Ditio traint haar professionals DIM (Document Controllers) in haar eigen Document Management Systeem (DMS) dat speciaal is ingericht om de Ditiosi snel op het gewenste niveau te brengen en zo waarde te creëren voor u. Het on-site (of remote) inzetten van onze DIM Professionals ontzorgt u en garandeert het leveren van kwaliteit.

Het DITIO DMS kan ook voor klanten geconfigureerd worden vanuit het principe “standaardisatie door maatwerk".

Aanpak

Resultaat

Een structurele verbetering van vindbaarheid, bruikbaarheid en beheersbaarheid van alle informatie en documentatie.

Een gebalanceerde, professionele document managementwijze die wordt gekenmerkt door pasbaarheid en draagvlak binnen de organisatie en haar stakeholders. Door op een slimme manier naar de processen en de automatisering te kijken draagt Ditio bij aan het structureel verbeteren van de vindbaarheid, bruikbaarheid en beheersbaarheid van informatie en documentatie binnen projecten en organisaties. Het inzetten van Ditio gekwalificeerde Document Controllers stelt een klant in staat professionals in te huren die Document Control kwalitatief naar een hoger niveau brengen of capaciteitsproblemen te lijf gaan.

Actueel

Een greep uit onze klanten