Waarom een planning meer nodig heeft dan MS Project

“We lopen achter op planning.”

Voor veel projectmanagers is dit een herkenbaar signaal. De planning staat keurig in MS Project, de balkjes lopen netjes door, en toch voelt iedereen dat het project uit de pas begint te lopen. De vraag is dan niet of er een planning is, maar waarom deze geen grip geeft.

Vaak volgt dezelfde reflex: de planning moet scherper. Meer detail, extra afhankelijkheden, strakkere updates. Maar in de praktijk blijkt het probleem zelden technisch van aard. MS Project doet wat het moet doen. Het is de manier waarop de planning wordt gebruikt die tekortschiet.

De misvatting: als het in MS Project staat, is het onder controle

In veel projecten wordt de planning benaderd als een technisch product. Zolang alle activiteiten zijn ingevoerd en de logica klopt, lijkt de beheersing op orde. Toch ontstaan juist in deze projecten vertragingen die pas laat zichtbaar worden.

Dat komt omdat de planning vaak losstaat van de dagelijkse sturing. Ze wordt bijgewerkt, maar niet actief gebruikt. Typische signalen hiervan zijn:

• de planning wordt vooral onderhouden door één persoon
• wijzigingen in scope of tempo worden laat verwerkt
• besluiten worden genomen zonder de planning te raadplegen

Het resultaat is geen slechte planning, maar een planning die geen rol speelt in besluitvorming.

Een planning is geen bestand, maar een afspraak

Een effectieve planning is in essentie een gezamenlijke afspraak over hoe het project zich in de tijd ontwikkelt. Niet alleen over wat wanneer gebeurt, maar ook over wat kritisch is en waar ruimte zit. Die afspraken werken alleen als ze gedeeld worden door het hele projectteam.

Zodra een planning vooral leeft bij één rol, verliest zij haar waarde. Teams werken dan op basis van eigen interpretaties, terwijl de planning achteraf registreert wat er al is gebeurd. Op dat moment loopt het project niet zozeer achter op planning, maar ontbreekt voorspelbaarheid.

Visualisatie: van detail naar overzicht

Een veelgehoorde klacht is het gebrek aan overzicht. Dat komt zelden doordat er te weinig informatie is, maar juist doordat alles in één detailniveau wordt gepresenteerd. Een complexe planning vertelt veel, maar communiceert weinig.

Een werkende planning kent daarom meerdere niveaus van visualisatie, zoals:

• een hoofdlijnenplanning voor besluitvorming
• detailplanningen voor de uitvoering
• visuele weergaven van afhankelijkheden en kritieke paden

Door deze vertaling ontstaat een gedeeld beeld en wordt de planning een hulpmiddel voor gesprek en sturing.

Eigenaarschap maakt de planning levend

In projecten die achterlopen, ontbreekt vaak duidelijk eigenaarschap. Activiteiten staan ingepland, maar niemand voelt zich verantwoordelijk voor de samenhang. Afwijkingen worden pas zichtbaar wanneer deadlines al onder druk staan.

Een robuuste planning maakt expliciet wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer bijsturing nodig is. Dat vraagt om heldere rolafspraken en om ruimte in de organisatie om afwijkingen ook daadwerkelijk bespreekbaar te maken.

Kennis en context: waarom dingen zo gepland zijn

Een planning laat zien wat er moet gebeuren en wanneer, maar zelden waarom keuzes zo zijn gemaakt. Juist die context is cruciaal wanneer het project verandert. Bij wisseling van teamleden, versnelling van het tempo of nieuwe risico’s verdwijnt die kennis vaak ongemerkt.

Wanneer deze context niet goed is vastgelegd, ontstaan bekende problemen:

• discussies over aannames in plaats van besluiten
• verlies van kennis bij wisseling van mensen
• herplanning op basis van gevoel in plaats van feiten

Hier raakt planning direct aan document- en informatiemanagement. Goed ingerichte document control zorgt ervoor dat de planning kan meebewegen zonder grip te verliezen.

Tools en templates zijn ondersteunend, geen oplossing

Of een organisatie nu werkt met MS Project, een andere projectplanning tool of een projectplanning Excel template: het middel is zelden doorslaggevend. Wat telt, is hoe de planning wordt ingebed in de manier van werken.

Een planning die stuurt is gekoppeld aan besluitvorming, risico’s en capaciteit. Ze wordt actief gebruikt in overleg en aangepast wanneer de werkelijkheid daarom vraagt. Zonder die samenhang blijft elke tool slechts een registratie achteraf.

Van achterstand naar voorspelbaarheid

Projecten lopen niet achter omdat de software tekortschiet. Ze lopen achter omdat planning te vaak losstaat van de werkelijkheid. Zonder gedeelde afspraken, eigenaarschap en geborgde kennis wordt sturing reactief in plaats van voorspellend.

Grip op planning vraagt daarom om meer dan MS Project alleen. Het vraagt om een werkwijze waarin planning een integraal onderdeel is van projectbeheersing. Pas dan wordt een planning geen verplicht document, maar een instrument dat helpt om vooruit te kijken en tijdig bij te sturen.

Wil je sparren over hoe jullie planning weer een stuurinstrument wordt in plaats van een bijlage? Dan is het vaak effectiever om eerst naar de werkwijze te kijken, voordat er opnieuw aan knoppen in een tool wordt gedraaid. Wij helpen je daar graag mee.