Deze dagen lijkt het aannemen van nieuw personeel onwaarschijnlijk. Mede doordat menig bedrijf kampt met de vraag of zij inwerken op afstand kunnen faciliteren en of dit niet te veel risico’s met zich meebrengt? Nieuw personeel moet zich vanuit huis de functie eigen kunnen maken met minder inbreng van collega’s. Desalniettemin starten ook nu verschillende Ditiosi bij nieuwe klanten of opdrachten. Zo ook Junior Planning Engineer Jelte Smits (gestart bij een nieuwe opdracht). Business Consultant Rozemarijn de Jong ondersteund collega’s met het inwerken bij haar opdrachtgever. Zij vertellen in dit artikel over hun ervaringen rondom het inwerken op afstand: Probleem, uitdaging of toch onverwacht volledig?
Vertel eens over je start bij je nieuwe opdracht/bedrijf?
Jelte is op 1 april gestart als junior planning engineer bij een nieuwe opdrachtgever, terwijl heel Nederland al zoveel mogelijk thuiswerkte. En dus moest Jelte op een iets andere manier dan normaal beginnen binnen zijn nieuwe functie.
“Ondanks dat ik niet op kantoor kon werken, was het wel mogelijk om een laptop op te halen waardoor ik vrij soepel aan de slag kon gaan. E-learnings en virtuele kennismakingsgesprekken vervingen het normale contact. In het begin is het even wennen, maar collega’s zijn alsnog altijd beschikbaar via Teams of Skype om even te overleggen; “deel je scherm even”, zo kunnen ze meekijken en je tips of uitleg geven, waardoor je toch de werkzaamheden kunt uitvoeren.”
Wat zijn de grootste uitdagingen ten opzichte van normaal inwerken?
Jelte geeft aan dat binnen zijn functie samenwerking belangrijk is en daardoor het ‘even binnen lopen bij je collega’s’ normaal gesproken essentieel is om zaken goed af te stemmen.
“Voor de planningen heb je met veel mensen te maken waarmee je moet overleggen. Dit gebeurt nu dagelijks via Skype en het werkt top, alhoewel, meestal dan. De grootste uitdaging is voor mij het snappen van alle afkortingen en bedrijfsjargon waar ik in ben gevallen, dat zou makkelijker zijn als je op locatie bent en het ook ziet.”
Daarnaast was het de vraag hoe snel Jelte thuis kon zijn in de nieuwe ICT-systemen van zijn nieuwe bedrijf. Gelukkig heeft hij daarvoor een buddy aangewezen gekregen die hem hier fantastisch in helpt.
“Mijn buddy Peter is onwijs behulpzaam! Hij probeert mij, met behulp van het delen van zijn scherm en daarop presentaties te laten zien, toch de benodigde informatie te verstrekken. Waar je eerst voor naar iemands bureau liep, daar schiet ik nu een Skype meeting voor in, al is het maar voor 5 minuten.”
Welke acties worden ondernomen om het inwerken op afstand zo goed mogelijk te laten verlopen?
Jelte: “Iedere dag hebben we verschillende online contactmomenten om te kijken of ik ergens tegen aan loop. En ik denk dat dat zeker nu erg belangrijk is. Zo maak je stapje voor stapje toch kennis met iemand en voorkom je dat je je gedistantieerd voelt van de organisatie. Daarnaast ben ik toch direct betrokken bij allerlei meetings die voor mij nuttig kunnen zijn.”
Rozemarijn, een Ditiosi die voor haar klant juist belast is met het inwerken van nieuwe collega’s geeft aan: “Hier is niet bewust aan gedacht of op voorbereid, van de ene dag op kantoor werken gingen we naar de andere dag vanuit huis. Gelukkig voorziet mijn opdrachtgever collega’s van goede pc-apparatuur voor thuis en een stabiele VPN-verbinding om geen onnodige vertraging op te lopen. Daarbij hebben we tegenwoordig goede online tools en, zoals Jelte ook schets, het is een andere mindset om die middelen vaak en veel in te zetten. Een teams call hoeft geen vergadering te zijn maar kan ook gebruikt worden alsof je even aan iemand vraagt hoe het ook alweer moet. Net als op kantoor, in een paar minuten. En ja dan is de optie schermdelen een zegen! Dat maakt het zoveel effectiever.”
Welke tips zou jij anderen meegeven op basis van je eigen ervaring?
Jelte: “Probeer proactief mee te doen in vergaderingen en jezelf hier ook gewoon voor te stellen, zo leer je toch al flink wat collega’s kennen. Maar heb ook geduld. Soms zit men met kinderen thuis en werk je door de drukte soms op andere tijden dan je gewend bent.”
Rozemarijn stelt dat je leert om een portie geduld te kweken: “Het is echt intensief om collega’s deze dagen in te werken. Gelukkig merk je dat nieuwe collega’s ook nu enthousiast en welwillend zijn waardoor ik er graag energie in steek. Het is key om te allen tijde goed bereikbaar te zijn en te zorgen voor een goede werkinstructie op papier die misschien nog wel duidelijker moet zijn dan normaal. Maar het allerbelangrijkste: heb wederzijds begrip voor elkaars situatie en dat dingen soms even wat langer op zich laten wachten!”
Brengt het inwerken op afstand ook unieke mogelijkheden of situaties?
Jelte zegt “In plaats van de standaardgesprekken over werk, familie en woonsituatie merk ik dat men veel ‘socialer’ met elkaar is. Je leert elkaar eigenlijk buiten een traditionele werksfeer kennen doordat je bijvoorbeeld via teams direct bij elkaar de werk of woonkamer inkijkt.”
Daarnaast spreekt Rozemarijn over een situatie waarinje door de afstand genoodzaakt bent om zelf op ontdekkingstocht te gaan. Dit kan positief uitpakken! Immers, als je zelf uitvindt hoe iets werkt blijft het veel langer hangen.
Conclusie
Ja online inwerken is een uitdaging omdat er een andere mindset wordt verwacht van alle betrokkenen. Maar, door nieuwsgierig te zijn, de elektronische middelen volop te benutten, open te communiceren en door bijvoorbeeld een buddy systeem op te zetten is het heel goed mogelijk. Het vraagt geduld, dat wel maar als je het samen wilt laten slagen lukt het! Bedankt Jelte en Rozemarijn!