Het gebruik van een Master Planning

De master planning (MP) – ook wel Level 1 planning genaamd –  is een planning op hoog niveau waarbij alleen de belangrijkste niet-onderhandelbare fasen, activiteiten en mijlpalen op een procesgerichte manier worden weergegeven. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om fysieke locaties en/of partijen te onderscheiden die relevant zijn voor de opgenomen processen.

In de eerste plaats kan een MP worden gebruikt om snel een mogelijke opleverdatum van een project te bepalen; het toont het kritieke pad met de verschillende fasen van het project, inclusief de bijbehorende doorlooptijden. Bovendien kan het een projectteam of organisatie helpen bij het efficiënt analyseren van de vereisten om het (potentiële) project tot een succes te maken. Zo wordt het mogelijk om op een efficiënte manier de tijd, middelen en kosten inzichtelijk te krijgen, zonder onnodig in detail te treden. In dit artikel legt Diederik Liek, Senior Planning Planner bij Ditio, uit hoe een MP zou kunnen worden opgezet en hoe het eindresultaat er uit zou kunnen zien.

Opzet en resultaat

Het is heel gebruikelijk om planning gerelateerde contractuele verplichtingen op te nemen in de MP, waardoor het voor veel organisaties een contractueel document is. Voorbeelden zijn milestones bij aanvang van belangrijke processen, levering van kritische apparatuur of beslismomenten van de opdrachtgever. De exacte inhoud is sterk afhankelijk van het product of de dienst van het bedrijf. Het moet ‘high-level’ zijn en op een eenvoudige en duidelijke manier gepresenteerd worden, zodat eenieder het correct en uniform interpreteert. De MP zal namelijk op veel bureaus terechtkomen. Van opdrachtgevers tot onderaannemers en van leveranciers tot interne medewerkers die mogelijk niet nauw betrokken zijn bij het specifieke project. Eenieder moet dit document op de juiste manier kunnen lezen en interpreteren.

Een MP zou dus als basis moeten dienen voor alle gedetailleerde processen binnen een project. Het kan worden gezien als een separate planning, waarbij de contractuele verplichtingen in de tijd worden gepresenteerd. De term ‘separaat’ wordt met opzet gebruikt: het moet voor elk lid binnen een projectteam altijd duidelijk zijn dat de Operationele Planning (OP) wordt gebruikt om de real-live status te bewaken (‘as is’). De werkelijke planning (en kosten) prestaties van het project, worden vergeleken met de MP (‘should be’). Op deze manier kan de laatstgenoemde continu als referentie gebruikt worden (baseline). Idealiter volgt de OP de MP op de voet, maar in de praktijk kan het voorkomen dat de high-level processen binnen het MP worden beïnvloed door de operationele activiteiten. Het is aan de planner om dit tijdig en juist inzichtelijk te maken, zodat het project team of manager vervolgens de nodige actie(s) kan ondernemen.