Power BI dashboard voor grip op jouw projecten
- Eén actueel overzicht van belangrijke project-KPI's
- Combineer data uit verschillende project- en bedrijfssystemen
- Van handmatig rapporteren naar gericht sturen
Van versnipperde projectdata naar overzicht
Projectorganisaties beschikken over steeds meer data. Toch betekent meer data niet automatisch meer inzicht. De planning staat bijvoorbeeld in Primavera P6 of Microsoft Project, financiële gegevens komen uit een ERP-systeem, documenten worden beheerd in SharePoint of Aconex en uren worden ergens anders geregistreerd.
Om een projectrapportage te maken, moet informatie uit deze verschillende bronnen vervolgens handmatig worden verzameld en gecombineerd. Dat kost tijd en maakt het lastiger om gedurende het project vanuit één actueel en betrouwbaar beeld te werken.
Herkenbaar?
- Projectdata staat verspreid over verschillende systemen
- Rapportages worden handmatig opgebouwd in Excel
- Afwijkingen in planning of kosten worden pas laat zichtbaar
- Projectteam en management werken niet altijd vanuit dezelfde informatie
Met een Power BI projectdashboard breng je relevante informatie bij elkaar en maak je projectdata visueel en interactief inzichtelijk.
Wat is een Power BI projectdashboard?
Een Power BI projectdashboard is een visueel overzicht waarin belangrijke projectinformatie en KPI’s worden samengebracht. In plaats van losse spreadsheets en rapportages krijg je één omgeving waarin je bijvoorbeeld de planning, kosten, voortgang, capaciteit en risico’s kunt volgen.
Welke informatie in het dashboard staat, hangt af van het project en de informatiebehoefte. Een projectmanager wil bijvoorbeeld snel kunnen zien waar de planning afwijkt, terwijl een programmamanager of directie behoefte kan hebben aan een overzicht over meerdere projecten.
Daarom beginnen we bij Ditio niet met het bouwen van grafieken, maar met de vraag: welke informatie heb je nodig om jouw project beter te kunnen sturen?
Van Excel-rapportages naar een Power BI dashboard
Binnen veel projectorganisaties is Excel nog een belangrijk onderdeel van de rapportagecyclus. Daar is op zichzelf niets mis mee. De uitdaging ontstaat wanneer iedere rapportage opnieuw handmatig moet worden samengesteld uit verschillende bestanden en systemen.
Dit kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans dat informatie achterloopt of verschillend wordt geïnterpreteerd.
Met Power BI kunnen relevante databronnen worden samengebracht en gegevens, waar technisch mogelijk, automatisch worden bijgewerkt. Hierdoor ontstaat een centrale rapportage waarin projectteam en management naar dezelfde informatie kijken.
Je bent daardoor minder tijd kwijt aan het verzamelen en verwerken van gegevens en kunt meer aandacht besteden aan de vraag wat de cijfers betekenen voor het project.
Welke projectinformatie kun je inzichtelijk maken?
Een Power BI dashboard wordt ingericht op basis van de KPI's en informatie die voor jouw projectorganisatie relevant zijn. Zo voorkomen we een dashboard vol cijfers waar uiteindelijk niemand op stuurt.
Planning en voortgang
Zo wordt eerder zichtbaar waar vertraging ontstaat en waar actie nodig is.
Kosten en rendement
Capaciteit en productiviteit
Risico's en projectsturing
Zo wordt rapporteren een middel om te sturen in plaats van een terugblik op de afgelopen periode.
Data uit verschillende project- en bedrijfssystemen combineren
Een belangrijk voordeel van Power BI is dat informatie uit verschillende databronnen kan worden samengebracht. Dat betekent dat je niet eerst jouw volledige projectomgeving hoeft te vervangen om meer overzicht te creëren.
Binnen projectorganisaties kan relevante data bijvoorbeeld afkomstig zijn uit:
- Primavera P6 of Microsoft Project voor planning
- SAP of andere ERP-systemen voor financiële informatie
- SharePoint of Aconex voor document- en projectinformatie
- Exact of andere systemen voor urenregistratie
Welke gegevens we kunnen ontsluiten en op welke manier deze kunnen worden bijgewerkt, is afhankelijk van de gebruikte systemen, de beschikbare data en de technische inrichting.
We bekijken daarom vooraf welke informatie nodig is, waar deze informatie zich bevindt en welke relaties tussen de verschillende databronnen gelegd moeten worden.
Niet méér data, maar eerder weten waar actie nodig is
Een dashboard is pas waardevol wanneer het helpt om betere beslissingen te nemen. Het doel is daarom niet om zoveel mogelijk data op één scherm te zetten.
Een goed ingericht projectdashboard helpt juist om sneller antwoord te krijgen op vragen zoals:
- Lopen we nog volgens planning?
- Waar ontstaan afwijkingen?
- Hoe ontwikkelen kosten en budget zich?
- Is de beschikbare capaciteit voldoende?
- Welke risico’s vragen op dit moment aandacht?
- Op welke onderdelen moeten we bijsturen?
Daarom bepalen we vooraf niet alleen welke KPI’s zichtbaar moeten zijn, maar ook welke signalen belangrijk zijn voor jouw projectorganisatie.
Zo ontstaat een overzicht dat niet alleen rapporteert, maar daadwerkelijk ondersteunt bij projectsturing.
Power BI voor één project én meerdere projecten
Power BI kan worden ingezet voor het beheersen van één project, maar ook voor programma’s en projectportfolio’s.
Binnen één project kun je gedetailleerd kijken naar bijvoorbeeld planning, kosten, capaciteit en risico’s. Wanneer meerdere projecten worden samengebracht, ontstaat juist inzicht op een hoger niveau.
Een programmamanager of directie kan bijvoorbeeld projecten vergelijken, trends herkennen en sneller zien waar afwijkingen of risico’s ontstaan.
Dat helpt om een eenduidige manier van rapporteren en sturen over verschillende projecten heen te ontwikkelen.
In 5 stappen jouw eigen project dashboard
Kennismaking en inventarisatie
We starten met de informatiebehoefte. Welke vragen wil je met het dashboard beantwoorden? Op welke KPI's wil je sturen? Wie gaat het dashboard gebruiken en welke informatie hebben deze gebruikers nodig?Databronnen en mogelijkheden bepalen
Vervolgens brengen we in kaart waar de benodigde data staat en hoe deze kan worden ontsloten. We bekijken welke systemen en bestanden nodig zijn en welke relaties tussen de gegevens gelegd moeten worden.Op basis hiervan ontvang je een voorstel en kostenindicatie.
Data ophalen en gereedmaken
We structureren de benodigde data en maken deze geschikt voor gebruik in Power BI. Waar mogelijk richten we dataflows en automatische verversing in, zodat het dashboard met actuele gegevens kan werken.Power Bi dashboard bouwen
Met de beschikbare datasets bouwen we het dashboard. Daarbij kijken we niet alleen naar de visualisatie, maar vooral naar de leesbaarheid en bruikbaarheid. Belangrijke afwijkingen en aandachtspunten moeten snel herkenbaar zijn.Tijdens feedbacksessies toetsen we het dashboard bij de toekomstige gebruikers en scherpen we het waar nodig aan.
Ingebruikname en doorontwikkeling
Na oplevering kan het dashboard binnen de projectorganisatie in gebruik worden genomen. Verandert de informatiebehoefte of komen er nieuwe databronnen beschikbaar? Dan kan het dashboard verder worden ontwikkeld.Wanneer bepaalde databronnen niet automatisch kunnen worden ontsloten, kijken we samen naar een passende werkwijze om de informatie actueel te houden.
Waarom een Power BI projectdashboard van Ditio?
Een technisch goed dashboard is niet automatisch een goed projectdashboard. Daarvoor moet je begrijpen welke informatie binnen een project relevant is, hoe KPI’s met elkaar samenhangen en waarop projectteams daadwerkelijk moeten kunnen sturen.
Ditio combineert kennis van Power BI en Microsoft 365 met jarenlange ervaring binnen complexe projecten. We werken dagelijks op het gebied van project controls en document- en informatiemanagement. Daardoor begrijpen we de samenhang tussen onder andere planning, kosten, risico’s, voortgang en projectinformatie.
We kijken daarom niet alleen naar hoe we jouw data visualiseren, maar vooral naar welke informatie nodig is om jouw projecten beter te beheersen.
Daarbij werken we op het snijvlak van business en ICT. We vertalen de informatiebehoefte vanuit de projectorganisatie naar een technische oplossing die in de praktijk bruikbaar is.
Van projectdata naar informatie waarop je kunt sturen
Wil je minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van projectinformatie en sneller inzicht krijgen in de voortgang, kosten en risico’s van jouw projecten?
We bekijken graag samen welke informatie je al beschikbaar hebt, welke KPI’s voor jouw organisatie relevant zijn en hoe deze in een Power BI dashboard kunnen worden samengebracht.
Veelgestelde vragen over Power BI projectdashboards
Wat kost een Power BI projectdashboard?
De kosten zijn afhankelijk van de informatiebehoefte, het aantal databronnen, de benodigde koppelingen en de complexiteit van het dashboard. Daarom brengen we tijdens de inventarisatie eerst de gewenste KPI's, gebruikers en beschikbare data in kaart. Op basis daarvan kan een passende kostenindicatie worden gemaakt.Hoe actueel is de informatie in een Power BI dashboard?
Dat hangt af van de databron en de gekozen inrichting. Wanneer een bron automatisch kan worden ontsloten, kan data op afgesproken intervallen worden vernieuwd. Is automatische ontsluiting niet mogelijk, dan kan een andere werkwijze worden ingericht om de informatie periodiek bij te werken.Hoe wordt bepaald wat er in het dashboard komt?
We beginnen met de informatiebehoefte van de gebruikers. Welke beslissingen moeten zij kunnen nemen, welke KPI's zijn daarvoor relevant en welke projectdata is beschikbaar? Op basis daarvan bepalen we welke gegevens en visualisaties in het dashboard nodig zijn.Welke systemen kunnen worden gekoppeld aan een Power BI projectdashboard?
Dat is afhankelijk van de technische omgeving. Projectdata kan bijvoorbeeld afkomstig zijn uit Primavera P6, Microsoft Project, SAP, SharePoint, Aconex, Exact en andere project- of bedrijfssystemen. Vooraf wordt bepaald welke gegevens nodig zijn en hoe deze technisch kunnen worden ontsloten.Is een Power BI dashboard geschikt voor meerdere projecten?
Ja. Een Power BI dashboard kan worden ingericht voor één project, maar ook voor meerdere projecten op programma- of portfolioniveau. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld voortgang, kosten, capaciteit en risico's tussen projecten worden vergeleken.Kan een Power BI dashboard Excel-rapportages vervangen?
Power BI kan een groot deel van handmatige Excel-rapportages vervangen wanneer de benodigde data goed kan worden ontsloten en gestructureerd. Hierdoor hoeft projectinformatie minder vaak handmatig te worden verzameld en kunnen rapportages consistenter en, waar mogelijk, automatisch worden bijgewerkt.Kan Power BI data uit verschillende systemen combineren?
Ja. Power BI kan gegevens uit verschillende databronnen samenbrengen. Binnen projectorganisaties kan het bijvoorbeeld gaan om informatie uit planningssystemen, ERP-systemen, documentmanagementsystemen en urenregistratie. Welke koppelingen mogelijk zijn, hangt af van de gebruikte systemen en technische inrichting.Welke KPI's kun je opnemen in een Power BI projectdashboard?
Welke KPI's relevant zijn, hangt af van het project en de informatiebehoefte. Voorbeelden zijn budget versus werkelijke kosten, omzet, projectmarge, geplande versus gerealiseerde voortgang, mijlpalen, capaciteit, productiviteit en projectrisico's. Het uitgangspunt is dat een KPI moet bijdragen aan de sturing van het project.Wat is een Power BI projectdashboard?
Een Power BI projectdashboard brengt relevante projectdata visueel samen in één overzicht. Denk aan informatie over planning, voortgang, kosten, capaciteit en risico's. Zo kunnen projectteams en management sneller zien waar een project volgens plan verloopt en waar bijsturing nodig is.Samen ook jouw project weerbaar maken?
Liever direct contact?
Een afspraak is zo gemaakt en geheel vrijblijvend.