Document Control voor de Delta Rhine Corridor
Doel van het project
Ditio ondersteunt Gasunie op het gebied van Document Control binnen verschillende Capital Projects, waaronder de Delta Rhine Corridor (DRC). De Delta Rhine Corridor is een initiatief dat onderdeel uitmaakt van de ontwikkeling van een transportnetwerk voor waterstof en CO₂. De DRC draagt bij aan het behalen van de klimaatdoelstellingen van zowel Nederland als Europa.
Het project omvat de realisatie van een waterstoftransportsysteem van de Maasvlakte naar Boxtel en een CO₂-transportsysteem tussen de Maasvlakte en Venlo.
Ditio’s Expertise
Ditio ondersteunt Gasunie binnen het projectteam op het gebied van Document Control. We dragen bij aan het beheersbaar en transparant houden van de documentstromen gedurende de volledige looptijd van het project. Onze werkzaamheden variëren van het opstellen en onderhouden van het Document Control Plan, procedures en werkinstructies tot de dagelijkse ondersteuning van het projectteam.
Daarnaast ondersteunt het Ditio-team bij de inrichting en het beheer van het huidige Document Management Systeem (DMS), dat is gebaseerd op SharePoint. Vanuit deze inrichting ontstaan continu nieuwe inzichten en verbetermogelijkheden. Deze worden beoordeeld op haalbaarheid en meerwaarde voor het project en waar passend verwerkt in de werkwijze.
Uitdagingen en oplossingen
Een belangrijke uitdaging ligt in de omvang van het project in combinatie met de relatief korte doorlooptijd. De Delta Rhine Corridor is een omvangrijk en complex project, waarbij veel stakeholders betrokken zijn en verschillende activiteiten parallel plaatsvinden. Dit vraagt om een duidelijke en gestructureerde aanpak van de documentstromen.
Daarnaast brengt de omvang van het project met zich mee dat de huidige tooling, gebaseerd op SharePoint, op termijn tegen grenzen aanloopt. Om de bestaande omgeving zo goed mogelijk te laten aansluiten op de behoeften van het project, wordt veel aandacht besteed aan een heldere structuur in processen, metadata en werkwijzen. Hierdoor blijft de documentbeheersing ook binnen de huidige omgeving goed beheersbaar.
Resultaten
Naast de dagelijkse ondersteuning op het gebied van Document Control draagt het Ditio-team ook bij aan het continu verbeteren van de documentbeheerprocessen binnen Gasunie. Daarbij brengen we zowel kennis van Document Control en documentmanagement als praktijkervaring vanuit andere grote projecten mee.
Door deze combinatie van kennis en ervaring kunnen we Gasunie ondersteunen bij het efficiënt en beheerst inrichten van de documentstromen. Dit draagt bij aan een transparante informatievoorziening en ondersteunt het DRC projectteam, maar ook andere Gasunie projecten bij het effectief uitvoeren van de verschillende projectactiviteiten.
Wat hebben wij geleerd bij dit project?
Een waardevolle nieuwe ervaring is het werken binnen een project dat zich over een groot geografisch gebied uitstrekt. Veel Ditio-projecten spelen zich af binnen een duidelijk afgebakende omgeving, zoals een werf, constructielocatie of fabrieksterrein. Binnen de Delta Rhine Corridor is dat anders. Het project doorkruist een groot deel van Nederland, waardoor we te maken hebben met een breed geografisch werkgebied en een diverse groep belanghebbenden.
Naast de gebruikelijke projectstakeholders zijn ook woningeigenaren, bedrijven, waterschappen, gemeenten, provincies en andere overheidsinstanties betrokken bij het project. Een goede informatievoorziening en een zorgvuldige vastlegging van relevante documentatie ondersteunen het project bij het onderhouden van overzicht en het beheersen van de verschillende informatiestromen.
Deze ervaring laat zien dat Document Control binnen een omvangrijk en geografisch verspreid project niet alleen draait om het beheren van documenten, maar ook om het creëren van structuur, overzicht en transparantie binnen de projectorganisatie.