Toegankelijk intranet en kwaliteitshandboek voor een woonzorgcentrum
De uitdaging
Binnen de organisatie was behoefte aan één centrale plek waar medewerkers eenvoudig bedrijfsinformatie konden vinden en documenten veilig en gestructureerd konden beheren. Daarnaast moest de omgeving toegankelijk, visueel en gebruiksvriendelijk zijn. Bijna de helft van de medewerkers is doof en daarom is Nederlandse Gebarentaal de voertaal
De oplossing
Het Ditio Solutions Team ontwierp en bouwde een intranet in Microsoft 365, volledig afgestemd op de gebruikers.
We kozen voor een visuele, toegankelijke opzet met grote lettertypes, duidelijke iconen en minimale tekst, zodat informatie voor iedereen makkelijk te begrijpen en te vinden is.
Het intranet bevat bedrijfsnieuws, een smoelenboek en afdelingspagina’s met relevante informatie per team. Ook creëerden we een prikbord via Viva Engage waar alle collega’s uit de gehele organisatie zélf berichten in tekst óf in Nederlandse Gebarentaal op kunnen plaatsen.
Daarnaast ontwikkelden we een kwaliteitshandboek in twee gescheiden omgevingen:
- Één voor het opstellen, bewerken en goedkeuren van documenten;
- Één voor het publiceren van definitieve, goedgekeurde versies.
De publicatieomgeving is geïntegreerd in het intranet, zodat medewerkers snel de juiste protocollen kunnen vinden.
Om dit proces te ondersteunen, hebben we met Power Automate twee automatische werkstromen ingericht:
- Één voor het goedkeuringsproces van documenten;
- Één die automatisch herinneringen verstuurt enkele dagen voordat een document opnieuw moet worden beoordeeld of gereviseerd.
Het resultaat
De zorginstelling beschikt nu over een toegankelijke, overzichtelijke digitale omgeving waar medewerkers eenvoudig nieuws, collega’s en protocollen vinden. Dankzij de automatisering in Power Automate verloopt het beheer van kwaliteitsdocumenten soepel, gestructureerd en foutloos.
Met de hulp van Ditio heeft De Gelderhorst een intranet gekregen dat echt voor iedereen werkt, overzichtelijk, veilig en toegankelijk!
Wat hebben wij geleerd bij dit project?
Bij Ditio geloven we dat elk project ons iets nieuws leert. In dit project leerden we hoe belangrijk visuele communicatie is in een omgeving waar taalontwikkeling niet vanzelfsprekend is.
Door te ontwerpen voor dove medewerkers, werden we uitgedaagd om informatie écht visueel en intuïtief te maken, met minder tekst, meer beeld en een heldere structuur.