Optimale Turnaround: hoe, wat en waarom?
Tijdens een turnaround (TA), ook wel bekend als onderhoudsstop of shutdown, wordt een fabriek, plant of unit volledig stilgelegd om onderhouds- of reparatie- of inspectiewerkzaamheden uit te voeren. Zij is hier wettelijk toe verplicht om haar productie licenties te behouden. Een turnaround wordt als een zeer impactvol en complex project beschouwd en daarom al lang van te voren en minutieus gepland, opdat de werkzaamheden in een zo kort mogelijk tijdsbestek, beheerst en vlekkeloos kunnen worden uitgevoerd.
Optimaal beheersen TA proces
Het gehele Turnaround proces bestaat uit verschillende fases. We onderkennen de scoping-, de voorbereidings-, de executie- en de nazorgfase. Iedere fase op zich is even belangrijk, waarbij de kwaliteit van de opgeleverde milestones gezamenlijk het succes bepalen van de gehele Turnaround.
Ondanks de fasering gaat het toch vaak mis. In veel gevallen omdat er voorafgaand aan de Turnaround onvoldoende of geen aandacht is voor het uitvoeren van een ‘goede’ scope en risicoanalyse of -matrix. Wanneer je hier te makkelijk over denkt of niet weet waar een goede scope of risicomatrix aan voldoet, komt tijdens de uitvoering van de shutdown veelal van de koude kermis thuis. In de praktijk blijken onvoorziene zaken zonder goede voorbereiding, het onmogelijk te maken om onder grote druk, de vereiste kwaliteit binnen de gestelde tijd te realiseren. En dan schuift de volledige planning door en lopen de kosten op. Het is daarom in mijn beleving cruciaal om een goede scope en risicomatrix op te stellen. Alleen dan beschik je over de goede input voor een detailplanning en kostenraming, waardoor je aan het einde van deze milestone daadwerkelijk in staat bent het Turnaround schedule samen te stellen, contracten af te sluiten en afspraken te maken met de verschillende partijen die deelnemen in het complexe speelveld van een Turnaround.
De Turnaround executiefase
Ja en dan gaan we de daadwerkelijke executiefase in, welke beschreven kan worden als een continue voortdurende cyclus waarin executie rapportages de input vormen voor progress meetings, op basis waarvan scope changes worden gewijzigd, zodat permits kunnen worden aangevraagd, welke de input vormt om de progress aan te passen, welke weer input is voor het aangepaste schedule waarin de actuele situatie of progress is weergegeven. Hierdoor creëer je inzicht in het kritieke pad en wordt een nieuwe progress status gegenereerd. En dan begint het spel weer van voren af aan.
Complexe materie, waarin een grote hoeveelheid stakeholders volledig van elkaar afhankelijk zijn in de opvolging van hun activiteiten die bijdragen aan het succes van de Turnaround. De minste afwijking, veroorzaakt al snel een enorme vertraging in de gehele keten.
Uitdagingen in het TA proces
Het is niet alleen de veelheid van technische uitdagingen, aantal stakeholders, processtappen en tijdsdruk die een Turnaround zo moeilijk beheersbaar maken. Vaak hebben we te maken met opdrachtgevers die iets te veel ervaring hebben, die zeer conventioneel zijn en belangrijke technologische veranderingen uit de weg gaan. Of die eigenlijk te lang wachten met het uitvoeren van een stop, in fabrieken waar de technische kennis verouderd is, evenals de installaties waarop deze van toepassing is. Het proces wordt extra uitdagend doordat juridische eisen, HSE en omgevingsreguleringen met de dag wijzigen en het aantal reparaties tijdens de stop toch vele male groter wordt doordat de opdrachtgever de tijd tussen stops tot het maximum toelaatbare heeft gerekt. Dat laatste veroorzaakt door neergaande olieprijzen, een steeds grotere concurrentiedruk, afnemende marges en de noodzaak voor een 24/7 regiem. Daar komt nog bij het gebrek aan goed technisch personeel. Momenteel maken veel fabriekseigenaren gebruik van mensen uit het voormalige Oostblok, wat weer problemen oplevert met de taal en de samenwerking in een project, met alle risico’s van dien.
Dus al heb je de Turnaround nog zo goed voorbereid, de vele onvoorspelbare en complexe factoren, naast de noodzaak om het schedule te beheersen pleiten voor een dynamische planning. In een dynamische planning worden continue alle facetten die invloed hebben op de planning dagelijks bijgesteld om optimaal sturing te geven aan het Turnaround proces en inzicht te creëren in het kritieke pad. Het maakt inzichtelijk wat iedere stakeholder op detailniveau dient uit te voeren, binnen de gestelde kwaliteit en tijd en wat de onderlinge afhankelijkheden zijn. Iedere kleine wijziging hierin, vergt een update van dit gehele beeld.
War room
Omdat je met zo veel partijen samenwerkt in een TA, is communicatie uitermate belangrijk. Zeker wanneer je werkt in multiculturele projectteams, kan dit een uitdaging vormen. Om die reden richten wij tijdens een TA altijd een Warroom in, een soort centrale regiekamer, van waaruit het hele proces geregisseerd wordt en een vaste plek vormt om informatie uit te wisselen. Maar het belangrijkste is dat je in staat bent actuele informatie te allen tijde visueel beschikbaar te hebben voor zowel de regievoerders, als de uitvoerders van een stop.
TACS
Vanuit deze behoefte heeft Advando de TACS ontwikkeld. De TACS is een TA Dashboard weergegeven op een groot digitaal interactief scherm. Dit reuze touchscreen met daarop verschillende functionaliteiten en kritieke informatie, waaronder: de diverse scope onderdelen, de overal projectstatus, een digitale visualisatie van de actuele situatie in het veld, een progress editor, een vergunningsaanvraag- en een communicatietool voor het projectteam en een tool die met het schedule communiceert. De TACS biedt hiermee alle informatie en functionaliteit ter ondersteuning van een dynamische planning en daarmee voor een optimale beheersing van het TA proces!