Document Management Architecture (DMA)
Hedendaagse businessmodellen vereisen een intelligent gebruik van informatie en data. In veel organisaties wordt document- en informatiemanagement echter als een noodzakelijk kwaad gezien en zeker niet als onderdeel van de core business. Vaak weten medewerkers onvoldoende hoe zij informatie adequaat kunnen ontsluiten, opslaan en beheren en ontstaat de situatie waarin data onvolledig of onvindbaar is, of juist bestaat uit dubbelle of verouderde versies.
Dit leidt tot verlies aan tijd (gemiddelde zoektijd naar informatie wordt geschat op 20% van de werktijd – Gartner), efficiëntie en kwaliteit en dan hebben we het nog niet over de toename van ontoelaatbare veiligheidsrisico’s en verliezen. Ook als met de beste intenties een professioneel Document Management Systeem (DMS) wordt geïmplementeerd, is dit nog geen garantie dat bovengenoemde niet voorkomt.
Ditio streeft met haar Document Management Architecture (DMA) naar een ideale situatie van document- en datamanagement die zich kenmerkt door efficiëntie, optimaal gebruiksgemak, single data entry en een ‘single source of truth’ principe: een geïntegreerde informatievoorziening.
Onze consultants zijn DMA-specialisten en opgeleid om iedere projectrol te bekleden. Vanuit de organisatie, haar doelstellingen en de status quo vormen zij de basis van waaruit DMA volgens haar standaard methodiek kijkt naar optimalisatie, probleemoplossingen en verandertrajecten. Hierbij wordt gewerkt met drie, niet losstaande, facetten: Processen, Systems en People.
Op basis van een Quick-scan of Cold-eye review wordt de huidige situatie in kaart gebracht. Na het vaststellen van het einddoel wordt een Plan van Aanpak (PVA) opgesteld. In dit PVA worden zaken als gewenste Metadata, (industrie)standaarden, werkprocessen, document- status & nummering meegenomen. Na goedkeuring door de klant wordt het project gebaseerd op dit PVA uitgevoerd volgens het stage-gate principe onder leiding van een business consultant. Dit PVA kan ook een voorstel tot systeem (DMS) analyse of selectie bevatten. De bijgeleverde planning laat de verschillende gates of stadia zien. De impact analyse toont – naast de effort van Ditio – ook de ingeschatte impact op de klant-organisatie. Ditio rond elk project af met een gedegen implementatie- en usertraining programma (inclusief walk-the-floor support tijdens de uitrol) en een Lessons Learned sessie met de klant.
Onze Business Consultants, gespecialiseerd in document- en informatie Management gaan samen met u de gewenste uitdaging aan met als resultaat een succesvolle implementatie van de gewenste ‘change’, namelijk een professioneel en werkend Document Management Systeem dat daadwerkelijk wordt omarmd door de organisatie.
