Projectbeheersing: waarom de laatste 20% vaak 80% van de energie kost
Waarom wordt de eindfase van een project zo intensief?
De eindstreep is in zicht, maar van achteroverleunen is nog geen sprake. Juist richting de oplevering komt er steeds meer samen. Resultaten moeten op elkaar aansluiten, openstaande acties moeten worden afgerond en verschillende partijen hebben elkaar steeds vaker nodig om verder te kunnen.
Wat eerder nog losse aandachtspunten waren, begint elkaar nu steeds meer te raken. Afhankelijkheden worden kritischer, wijzigingen hebben op meer onderdelen impact, de ruimte om op risico’s te reageren wordt kleiner en ook de projectdocumentatie moet klaar zijn voor overdracht. Dat de laatste 20% letterlijk 80% van de energie kost, geldt natuurlijk niet voor ieder project. Maar het beeld is herkenbaar: juist in deze fase kan relatief weinig resterend werk nog behoorlijk wat aandacht vragen.
Meer afhankelijkheden maken kleine vertragingen groter
Juist doordat werkzaamheden en disciplines richting de oplevering steeds meer van elkaar afhankelijk worden, kan een kleine vertraging ineens grotere gevolgen hebben. Een paar dagen uitloop bij de ene activiteit kan betekenen dat een andere discipline niet verder kan, informatie te laat beschikbaar is of een volgende mijlpaal onder druk komt te staan. De ruimte om dat later nog op te vangen, wordt bovendien steeds kleiner.
Een betrouwbare planning laat daarom niet alleen zien wanneer activiteiten moeten worden uitgevoerd, maar vooral hoe ze met elkaar samenhangen. Welke activiteiten bepalen de einddatum? Waar zit nog ruimte? En welke openstaande acties kunnen ander werk vertragen? Alleen rapporteren dat een project voor 82, 85 of 90% gereed is, vertelt dan niet het hele verhaal. Juist in die laatste fase wil je weten wat er nog moet gebeuren én wat daarvan bepalend is voor de eindstreep.
Wijzigingen hebben steeds meer impact
Niet alleen vertragingen kunnen richting de eindfase harder doorwerken. Ook een wijziging raakt vaak meer onderdelen van het project dan eerder in het proces. Planning, kosten, werkzaamheden van andere disciplines, risico’s en projectdocumentatie zijn inmiddels verder uitgewerkt en sterker met elkaar verweven. Een aanpassing die eerder nog relatief eenvoudig kon worden verwerkt, kan daardoor vlak voor de oplevering op meerdere plekken gevolgen hebben.
Een technische wijziging kan bijvoorbeeld al zijn goedgekeurd, terwijl de gevolgen nog niet in de planning of kostenprognose zijn verwerkt. Of de planning is aangepast, maar tekeningen en andere projectdocumentatie lopen nog achter. Juist dan is het belangrijk dat een wijziging niet binnen één discipline blijft hangen, maar dat de gevolgen ervan door het hele project heen worden gevolgd.
Risico’s worden concreter richting de deadline
Hoe dichter de einddatum nadert, hoe minder tijd er overblijft om op risico’s te reageren. Het risico dat een leverancier niet op tijd levert, een belangrijk besluit later valt dan gepland of benodigde informatie niet tijdig beschikbaar is, kan dan directe gevolgen hebben voor een belangrijke mijlpaal. Waar eerder nog ruimte was om alternatieven te onderzoeken of werkzaamheden anders te plannen, worden de mogelijkheden vlak voor de oplevering steeds beperkter.
Juist dan wil je weten welke risico’s gevolgen kunnen hebben voor de komende activiteiten en mijlpalen. Wanneer moet een levering uiterlijk binnen zijn? Wanneer moet een besluit vallen om vervolgwerk niet te vertragen? Welke maatregelen kunnen nog worden genomen en wie is daarvoor verantwoordelijk? Door risico’s concreet te koppelen aan activiteiten en mijlpalen in de planning, wordt duidelijk waar en wanneer ingrijpen nodig kan zijn.
En dan moet de projectdocumentatie óók nog af
Technisch gereed betekent nog niet dat een project klaar is voor overdracht. Richting de oplevering moet ook de projectdocumentatie compleet en op orde zijn. Zijn de juiste documenten aanwezig en goedgekeurd? Zijn wijzigingen verwerkt in de laatste revisies? En is duidelijk welke informatie definitief is en moet worden overgedragen?
Juist in deze fase wordt zichtbaar wat er gedurende het project met documentatie is gebeurd. Openstaande reviews, ontbrekende documenten, achterlopende revisies of onvolledige metadata kunnen vlak voor de overdracht ineens veel extra werk opleveren. Goed Document Control en Informatie Management voorkomen dat de documentatie aan het einde een inhaalslag wordt. Door informatie gedurende het hele project actueel, vindbaar en beheersbaar te houden, groeit de documentatie als het ware mee naar de uiteindelijke overdracht.
Die laatste 20% begint eigenlijk veel eerder
Veel van wat in de eindfase voor extra druk zorgt, ontstaat al eerder in het project. Daarom heeft het weinig zin om pas richting de oplevering extra scherp te gaan sturen. Hoe eerder duidelijk is hoe planning, kosten, risico’s, wijzigingen en projectinformatie elkaar beïnvloeden, hoe groter de kans dat knelpunten zichtbaar worden op een moment dat er nog ruimte is om bij te sturen.
Een beheersbare eindfase begint dus niet bij 80%, maar veel eerder. Dat betekent niet dat de laatste fase ineens eenvoudig wordt. Opleveren blijft een moment waarop veel samenkomt. Het verschil is dat je dan niet óók nog achterstanden, ontbrekende informatie of verrassingen uit eerdere fases hoeft op te lossen.
Grip houden tot aan de eindstreep
Juist omdat in de eindfase zoveel samenkomt, helpt het als die samenhang gedurende het hele project wordt bewaakt. Dat is ook hoe we bij Ditio naar projectbeheersing kijken. We verbinden Project Controls Management (PCM) en Document & Informatie Management (DIM), zodat planning, kosten en risico’s niet losstaan van de informatie waarop je stuurt. Want grip op cijfers heeft weinig waarde als de onderliggende projectinformatie niet betrouwbaar is.
Ditio ondersteunt projectorganisaties met professionals en expertise binnen Planning & Scheduling, Cost Control, Estimating, Risicomanagement, Document Control en Informatie Management. Zo ondersteunen we projecten niet alleen tijdens een intensieve eindfase, maar juist ook eerder in het project om de basis voor projectbeheersing goed neer te zetten.
Hulp nodig om grip te houden op je project? Neem contact op met Ditio.